¿Te has preguntado alguna vez cómo los hoteles pueden gestionar todas sus operaciones? La respuesta está en los ERP para hoteles.
En esta guía, te explicaremos qué es un ERP para hoteles y cómo puede beneficiar a tu negocio, además de presentarte los 5 mejores sistemas disponibles en el mercado.
¡Sigue leyendo y descubre cómo elegir el mejor ERP para tu hotel!
¿Qué es un ERP para hoteles?
Un ERP para hoteles es un sistema de planificación de recursos empresariales diseñado específicamente para la industria hotelera. Se trata de un software que organiza, programa y administra las operaciones diarias de un hotel desde una única base de datos.
El sistema es capaz de gestionar tareas propias del Front Desk, como el check-in/check-out, la asignación de habitaciones, la carga de gastos a los huéspedes y la gestión de reservas directas. También administra tareas del Back Office, así como funciones fiscales y de facturación.
ERP para hoteles y sistema para hotel: ¿Cuál es la diferencia?
Tanto los software hotelero y los ERP para hoteles son herramientas que te ayudan a gestionar diferentes aspectos de tu hotel, pero con enfoques y alcances muy distintos.
El software hotelero está pensado para cubrir las necesidades operativas diarias, como gestionar reservas, asignar habitaciones, check-in y check-out, y realizar la facturación. Es ideal para manejar las actividades más específicas y directas que involucran a los huéspedes.
Por otro lado, un ERP para hoteles es mucho más completo. Veamos:
| Característica | Software hotelero | ERP para hoteles |
| Alcance | Se enfoca en tareas operativas como reservas, check-in/check-out y facturación. | Gestiona todas las áreas del hotel, desde operaciones hasta contabilidad, inventarios y finanzas. |
| Integración con contabilidad | No | Sí |
Gestión de inventarios | No | Sí |
| Automatización de tareas | Limitada a áreas operativas (reservas, check-in). | Sí, en todas las áreas del hotel. |
| Integración con otras plataformas (PMS, CRM, etc.) | Limitada | Sí, integración fluida con varios sistemas. |
| Reportes avanzados | No, solo ofrece reportes básicos de ocupación y facturación. | Sí, incluye reportes detallados y análisis de rendimiento. |
Capacidad de análisis financiero | No | Sí |
| Gestión de nómina | No | Sí |
| Cumplimiento normativo (por ejemplo, SAT en México) | No | Sí |
| Seguridad de la información | Básica, limitada a operaciones diarias. | Alta, con protección avanzada de datos financieros y operativos. |
| Costos | Generalmente más económico. | Mayor inversión por la amplitud de funciones. |
| Manejo de clientes y huéspedes | Sí | Sí |
| Gestión de reservas | Sí | Sí |
| Gestión de compras | No | Sí |
| Ideal para hoteles en expansión | No, puede quedarse corto si el hotel crece. | Sí, ideal para hoteles en crecimiento o múltiples sucursales. |
¿Cómo funcionan los ERP para hoteles?
Los ERP funcionan a través de módulos, que son secciones especializadas del software diseñadas para gestionar diferentes áreas del negocio.
Por ejemplo, dentro del ERP para hoteles tenemos:
- Módulo de reservas que gestiona las reservas de habitaciones, calendarios y disponibilidad.
- Módulo de facturación que automatiza la creación de facturas por estancias y servicios adicionales.
- Módulo de inventarios que controla el stock de productos, como suministros de limpieza o alimentos.
- Módulo de Check-in/Check-out que facilita la entrada y salida de los huéspedes de manera automática.
Cada módulo trabaja de manera independiente, pero todos se conectan entre sí dentro del ERP, lo que permite que la información fluya de forma integrada. Así, puedes tener un control total de todas las operaciones desde una misma plataforma.
Te ayudamos a elegir un ERP a tu medida (GRATIS)
Somos expertos asesorando empresas en la elección de su ERP, llena el formulario y recibe una asesoría gratuita
Te responderemos a la mayor brevedad posible.
10 pasos para comenzar a elegir un ERP para hoteles: Consejos y qué debes mirar
Si ya has decidido que quieres contratar un ERP para hoteles, te invito a seguir esta guía paso a paso para asegurarte de elegir la mejor opción para tu negocio. ¡Sigue leyendo y comienza a tomar las decisiones correctas desde el principio!
Paso 1: Define las necesidades de tu hotel
El primer paso es fundamental y te ayudará a evitar inversiones en funcionalidades que no necesitas. Haz un análisis profundo de cada área de tu hotel, identificando los puntos donde se producen cuellos de botella o procesos ineficientes.
Para ello, determina qué procesos son críticos para tu hotel. ¿Necesitas mejorar la gestión de inventarios para evitar faltantes? ¿Tu personal pierde demasiado tiempo en la facturación manual? Establece un ranking de las áreas donde el ERP debe aportar más valor.
Paso 2: Investiga soluciones especializadas en hotelería
No todos los ERP son adecuados para hoteles. Busca aquellos que ofrezcan funcionalidades específicas para la industria, como la gestión de habitaciones, reservas, tarifas y check-in/check-out.
Esto te asegurará que el sistema se ajuste a las necesidades únicas de tu negocio.
Paso 3: Evalúa la integración con otros sistemas
Para que tu ERP para hoteles funcione de manera óptima, debe integrarse sin problemas con otras herramientas que ya usas, como tu PMS (Property Management System), motor de reservas, software de facturación, CRM, o sistemas de gestión de alimentos y bebidas.
Aquí tienes algunos consejos para asegurarte de que la integración sea perfecta:
- Enumera todas las plataformas con las que tu hotel ya opera (PMS, sistemas de reservas online, etc.) y asegúrate de que el ERP pueda conectarse con ellas sin inconvenientes.
- Pregunta a los proveedores del ERP si ofrecen integraciones nativas con los sistemas que ya utilizas. A veces, es necesario desarrollar integraciones a medida, lo cual puede aumentar los costos y tiempos de implementación.
- Si estás evaluando sistemas más técnicos, verifica si el ERP cuenta con una API abierta que permita conectarse con otros programas. Esto te dará flexibilidad para futuras integraciones y te permitirá adaptar el sistema según crezca tu hotel.
Paso 4: Verifica la facilidad de uso
Pide una demostración del sistema para ver si es intuitivo y fácil de manejar para todo tu equipo.
Paso 5: Asegúrate de que sea escalable
Si tienes planes de expansión o abrir nuevas sucursales, necesitas un ERP para hoteles que pueda crecer contigo. Revisa que el sistema pueda agregar más funcionalidades o manejar un volumen mayor de información sin problemas. Puedes hacerle estas preguntas a tu proveedor:
- ¿El ERP funciona bajo un modelo de licencia única o suscripción?
- ¿Qué incluye el costo de mantenimiento y actualizaciones?
- ¿Cuánto costará integrar el ERP con otros sistemas de terceros?
- ¿El sistema permite agregar módulos a medida que el hotel crece? ¿Cuáles son los costos?
Paso 6: Considera las opciones de soporte y mantenimiento
Un buen ERP para hoteles debe venir con soporte técnico confiable y actualizaciones regulares. Asegúrate de que el proveedor ofrezca asistencia en caso de problemas y que mantenga el sistema actualizado con las últimas normativas y tecnologías.
Tal vez pueda servirte: Guía completa de implementación de ERP: Etapas, casos de éxito y errores comunes.
Paso 7: Analiza los costos a largo plazo
Cuando evalúes un ERP, no te centres solo en el precio inicial. Es importante tener una visión global de todos los costos a largo plazo, como las licencias, el mantenimiento, las actualizaciones y cualquier integración adicional que necesites.
Puedes preguntar al proveedor si el sistema ofrece una licencia única o si implica una suscripción recurrente, y asegúrate de conocer todos los cargos adicionales. Compara estos costos con los beneficios que el ERP puede aportar en términos de eficiencia operativa, ahorro de tiempo y reducción de errores.
Al final, lo que realmente importa es que la inversión te devuelva más valor del que pagaste.
Paso 8: Revisa las capacidades de seguridad
Con la creciente digitalización, la seguridad de la información es más importante que nunca. Asegúrate de que el ERP para hoteles que elijas tenga medidas sólidas de protección de datos.
Pregunta al proveedor sobre sus políticas de seguridad, cómo manejan los datos de los clientes y del hotel, y si el sistema incluye encriptación, copias de seguridad automáticas y gestión de acceso.
Paso 9: Prueba el sistema antes de decidir
Antes de comprometerte, solicita una demo o una prueba gratuita del sistema. De esta forma, podrás ver cómo funciona en la práctica y si realmente cumple con tus expectativas.
Es importante que el ERP no solo cubra todas las funcionalidades que necesitas, sino que también sea intuitivo y fácil de usar para tu equipo. Durante la prueba, simula las tareas diarias de tu hotel para ver si el sistema se adapta bien a tus flujos de trabajo.
ERP: Ventajas y desventajas | Análisis de los principales software del mercado
Paso 10: Involucra a tu equipo en la decisión
Finalmente, consulta con los miembros de tu equipo que trabajarán directamente con el ERP. Sus opiniones te ayudarán a asegurar que la solución elegida sea fácil de usar y realmente mejore su trabajo diario.
Si tienes más preguntas o necesitas asesoría personalizada sobre cómo elegir el mejor ERP para tu hotel, ¡no dudes en escribirnos por el chat! Estamos aquí para ayudarte a tomar la mejor decisión para tu negocio.
5 de los mejores ERP para empresas hoteleras
Aqui te recomiendo cuáles para nuestro equipo son las mejores empresas de ERP para hoteles.
1 | ¿Por qué nos gusta Galdón Software?
Galdón Software cuenta con más de 34 años de experiencia en el desarrollo de software de gestión empresarial y es utilizado por más de 30.000 usuarios en más de 2.500 empresas.
Entre su amplia oferta de soluciones, se encuentra un ERP para hoteles que ha sido específicamente diseñado para cubrir todas las necesidades de la gestión hotelera.
Las principales funciones de Galdon Software son:
- Integración con Channel Manager SiteMinder.
- Reservas con posibilidad de mover clientes entre hoteles.
- Consultas de ocupación a nivel hotel o cadena.
- Entradas y estancias individuales o múltiples, con ajuste automático de habitaciones a rooming-list.
- Gestión de expedientes con régimen de pensión contratada, cargos manuales, TPVs, centralitas, SPA, etc.
- Gestión completa de TPV para restaurantes, tiendas, spa, etc. con servicio de carga directo a las habitaciones (room-service).
- Rack del hotel gráfico por planta, hotel y cadena.
- Módulo de gobernanza.
- Módulo de mantenimiento y averías.
- Contratos con agencias, tarifas y contratos modelo.
- Históricos de producción y situación del hotel.
- Planificación anual de ocupación.
- Cuadro de mando del hotel.
2 | Conocé a Microsoft Business Central
Microsoft Business Central es el ERP para hoteles que te permitirá mejorar los procesos de gestión de tu negocio. La solución se adapta a las necesidades específicas de las empresas hoteleras, lo que permitirá una gestión más eficiente.
Algunas de las funcionalidades del software ERP para hoteles de Microsoft Business Central:
- Gestión contable y financiera.
- Conexión de datos entre las distintas áreas del negocio para obtener una visión 360º.
- Informes detallados a nivel financiero y contable y estadísticas que mejoran la precisión de las decisiones que toman tanto los responsables como los directores.
- Gestión de recursos y reparto de costes operativos.
- Imputación y reparto de costes por departamento operativo en cada hotel o en su conjunto.
- Informe sobre la repercusión de costes de servicios centrales.
- Tesorería avanzada.
- Conciliación de cuentas automáticamente para el cierre de operaciones manteniendo el cumplimiento normativo.
- Mantenimiento y logística.
- Planificación del mantenimiento preventivo o correctivo, control de equipos y monitorización de sistemas.
- Gestión de productos.
- Gestión de pedidos, planificación de necesidades de materiales en función de existencias y volúmenes previstos de consumo.
3 | ¿Por qué nos gusta QuoHotel?
QuoHotel es un software de gestión para hoteles desarrollado sobre la plataforma Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Lo recomendamos porque:
- Permite acceder de manera gráfica a los datos más valiosos, detectando tendencias y encontrando oportunidades de negocio.
- Contiene herramientas para gestionar el motor de reservas, la recepción, los cobros, el control de cajas y los servicios técnicos.
- Se integra con tu Channel Manager y plataformas de Revenue Management, optimizando todo el proceso de reservas.
- Su módulo integrado de gestion financiera permite controlar y anticipar el flujo de caja del hotel.
- Facilita la segmentación de la base de datos para realizar acciones de marketing efectivas y gestiona tanto la satisfacción del cliente como la reputación online.
- A través de QuoHotel for Guest – Webapp, el sistema permite la digitalización de las interacciones del huésped, mejorando la experiencia desde el check-in hasta la gestión de servicios.
- Digital Housekeeping facilita el control de los servicios del departamento de ama de llaves y las incidencias del área de servicios técnicos.
¿Te interesa implementar un ERP para tu hotel? Te ofrecemos una asesoría para encontrar el ERP que mejor se ajuste a tu negocio. ¡Contáctanos por el chat y comencemos!
4 | ¿Has escuchado hablar de Noduu?
Noduu, como socio Gold de Odoo, ofrece un ERP para hoteles que se destaca por su flexibilidad y capacidad de personalización.
Las caracteristicas que me gustaria destacar son que este ERP para hoteles:
- Permite realizar modificaciones a medida en la plataforma Odoo, adaptándose completamente a las necesidades específicas de cada hotel.
- Ofrece una solución integral para la gestión hotelera, incluyendo gestión de reservas, Punto de Venta (POS), limpieza, nómina, y control de inventarios.
- La plataforma es extremadamente intuitiva.
- Conecta con sistemas externos como Channel Manager, Booking, Expedia, y Google Hotel.
- Facilita la contratación, definición de salarios, control de asistencia y vacaciones, y gestión de turnos.
- Permite gestionar de manera eficiente los inventarios de alimentos, productos de limpieza y suministros de hotelería. (Incluye monitoreo de vencimientos, gestión de lotes y ubicaciones de almacenamiento bien definidas)
5| Eclipse ERP – Hotel: Una solución ideal para Pymes
El objetivo principal de Eclipse ERP es facilitar la administración diaria de hoteles y negocios relacionados con la hospitalidad mediante una solución integral que abarca desde la gestión de reservas hasta la facturación y el control de inventarios.
Entre sus funcionalidades, destaco:
- Su diseño práctico y visualmente interactivo, lo que simplifica la gestión de las tareas diarias.
- Incluye modulos para automatizar el check-in/check-out, la facturación de estancias, y el control del servicio de habitaciones desde dispositivos móviles.
- Se sincroniza con sistemas como el Channel Manager y Booking Engine para una gestión completa de reservas online y precios.
- Permite gestionar cobros, pagos y cuentas pendientes, además de integrar remesas bancarias.
- Mantiene control sobre inventarios, trazabilidad, y automatiza pedidos según niveles de stock.
- Facilita la facturación de habitaciones y servicios adicionales en pocos segundos, con diferentes opciones de pago.
- Ofrece la opción de trabajar en la nube con copias de seguridad diarias, cumpliendo con regulaciones como el RGPD.
- Incluye herramientas para análisis de ventas, compras y datos financieros en tiempo real, con opciones para generar informes personalizados.
Conclusión
Tómate el tiempo para probar las opciones y no te apresures. Cualquier ERP para hoteles es una inversión a largo plazo, y elegir el correcto puede transformar la gestión de tu hotel, haciéndolo más eficiente y rentable. ¡Escoge sabiamente!
¿Tienes dudas sobre cuál es el ERP ideal para tu hotel? ¡Escríbenos por el chat y con gusto te ayudaremos a encontrar la mejor opción para tu negocio!
También hemos preparado diversos listados de software ERP por industria que pueden ayudarte a dar con el sistema adecuado para la naturaleza de tu negocio. Puedes encontrarlos aquí: