¿Qué es la planeación de recursos de la empresa (ERP)? Guía completa

El software de Planeación de Recursos de la Empresa (ERP) es una herramienta integral que busca satisfacer las necesidades de gestión empresarial al unificar las áreas productivas del negocio. Permite a las empresas tener una visión general de sus procesos, facilitando la toma de decisiones y mejorando la eficiencia. Con características como la integridad, modularidad y adaptabilidad, los sistemas ERP han evolucionado a lo largo del tiempo y se han convertido en una pieza fundamental para el éxito de muchas organizaciones.

Es por eso que en este artículo conoceremos sus beneficios, como también sus desventajas, aportes y características básicas. ¿Empezamos?

¿Qué es un software de planeación de recursos de la empresa (ERP)?

El software de Planeación de Recursos de la Empresa (ERP), también conocido como Enterprise Resource Planning, es un sistema integral que busca satisfacer los requerimientos de la gestión empresarial al unificar las áreas productivas del negocio. 

Es sabido que cada empresa se organiza en diversas áreas que interrelacionan la información generada en sus procesos. Si una empresa utiliza sistemas variados e incompatibles, terminará por carecer de una visión general de los procesos y se le dificultará la toma de decisiones. Y es aquí que entran en escena la planeación de recursos de la empresa (ERP).

Gran parte de los beneficios del ERP, se deben a su sistema de módulos. Estos se presentan como una solución modular e independiente, pero con la capacidad de interactuar entre ellos según las necesidades del cliente. Estos sistemas son configurables y permiten la integración de información a través de las áreas funcionales de la organización.

¿Qué cambios puede suscitar la implementación de un software de planeación de recursos empresariales (ERP)?

En el actual entorno empresarial altamente competitivo, las empresas están reconociendo la necesidad de mejorar sus procesos y actividades comerciales para obtener ventajas competitivas sobre sus rivales. 

De hecho, las empresas que ya han iniciado su proceso de implementación de sistemas de planeación de recursos de la empresa (ERP), consiguen presenciar cambios notorios. Tales como:

  • Información actualizada y en tiempo real gracias a la administración eficiente de las bases de datos. Esto es crucial para la toma de decisiones, ya que se tiene una visión clara de la situación actual y se pueden prever escenarios futuros.
  • Empresa más competitiva gracias a la elaboración de planes estratégicos. Es que, al contar con un sistema centralizado y completo, se eliminan los problemas derivados de la fragmentación de la información.
  • Cambio de mentalidad que lleva a una necesaria reestructuración de los procesos empresariales. Sin embargo, también es cierto que si la empresa no logra adaptarse y adoptar este nuevo enfoque, puede poner en riesgo la inversión realizada.

Beneficios de la planeación de recursos empresariales (ERP)

La implementación de un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) en una empresa ofrece una serie de beneficios significativos. Ahondemos un poco más en cada uno de los. 

Intercambio de información y estandarización de procesos

Al permitir que los diferentes módulos del ERP compartan datos de manera más fácil y eficiente, se simplifica la gestión de los procesos comerciales entre departamentos. Esto conduce a una mayor eficiencia y ahorro de tiempo al eliminar la necesidad de transferir información manualmente entre sistemas separados.

Aumento de la capacidad de crecimiento

A medida que una empresa evoluciona y sus procesos comerciales se vuelven más complejos, un sistema ERP puede adaptarse y gestionar estas nuevas demandas. La flexibilidad y escalabilidad del ERP permiten a las empresas expandirse sin problemas y agregar funcionalidades adicionales según sea necesario.

Optimización del cumplimiento normativo

Mediante una base de datos centralizada y unificada, se facilita el acceso a la información requerida para cumplir con las regulaciones y normas específicas de la industria. Esto garantiza que la empresa esté en conformidad y minimiza los riesgos legales y financieros asociados.

Mejora de la comunicación entre departamentos

La colaboración y el intercambio de datos fomenta una mayor colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa. Los empleados pueden acceder a la información relevante en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones informadas y mejora la eficiencia en la resolución de problemas.

Servicio al cliente de calidad

Un sistema de planeación de recursos de la empresa (ERP) mejora el servicio al cliente al proporcionar una visión integral de las interacciones de los clientes y las órdenes de compra. Debido a que al centralizar la información de los pedidos de los clientes, se agiliza el proceso de seguimiento y entrega de los productos o servicios solicitados, lo que lleva a relaciones comerciales más sólidas.

Gestión de la cadena de suministro

Cuando se optimizan los procesos comerciales y se cuenta con una mayor visibilidad de los niveles de inventario las empresas pueden minimizar los niveles de inventario. Esto terminará por contribuir a la  reducción de los costos asociados.

Ampliación de la capacidad de ahorro

Al optimizar los procesos comerciales y eliminar la duplicación de tareas, se reducen los costos operativos y se maximiza la eficiencia de los recursos. Además, la capacidad de generar informes y realizar una planificación precisa basada en datos actualizados mejora la toma de decisiones y contribuye a un mejor rendimiento financiero.

En la imagen se ve una infografia sobre los beneficios de la planeación de recursos empresariales ERP
Principales beneficios de los ERP.

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Desventajas de la planeación de los recursos de la empresa (ERP)

Aunque los sistemas de planeación de los recursos de la empresa (ERP) ofrecen numerosas ventajas, también presentan algunas desventajas que deben tenerse en cuenta:

Inversión en educación y capacitación

El éxito de un ERP depende en gran medida de la habilidad y experiencia de la fuerza laboral que lo utiliza. Sin embargo, muchas compañías reducen costos recortando programas de entrenamiento y capacitación. Esto puede resultar en un personal que no está adecuadamente preparado para aprovechar al máximo el sistema.

Cambios de personal

La rotación de personal puede generar problemas en la gestión del sistema de planeación de recursos empresariales (ERP). Especialmente cuando los nuevos empleados no están familiarizados con su funcionamiento. Esto puede conducir a cambios en las prácticas comerciales que no están alineados con el sistema, lo que afecta la eficiencia y efectividad del ERP.

Costos de implementación y licencias

La instalación de un sistema ERP puede ser costosa, ya sea por los servicios de consultoría necesarios, la infraestructura requerida o las licencias del software. Además, algunos proveedores de ERP cobran sumas considerables por las renovaciones anuales de licencias, independientemente del tamaño o las ganancias de la empresa.

Complejidad y rigidez

Estas herramientas a menudo se perciben como rígidas y difíciles de adaptar a los flujos de trabajo y procesos específicos de algunas compañías. Esta falta de flexibilidad puede ser una de las principales causas de fallas en la implementación y adopción del software de planeación de recursos de la empresa (ERP).

Dificultad de uso

Los sistemas ERP pueden presentar una curva de aprendizaje pronunciada debido a su complejidad. Esto puede resultar en resistencia o dificultad por parte de los empleados para utilizar el sistema de manera efectiva.

Problemas de integración y cuellos de botella 

La eficiencia del ERP puede verse comprometida si existen ineficiencias en uno o varios departamentos o empleados. Un problema en un área puede afectar negativamente a otros, generando cuellos de botella en los procesos empresariales.

Calidad de los datos

Los sistemas ERP requieren datos precisos y actualizados para funcionar correctamente. Si los datos ingresados son inexactos o no se verifica su calidad, la confiabilidad de las aplicaciones y los informes generados por el ERP puede verse comprometida.

Costos de cambios y rigidez

Una vez que el sistema de planeación de recursos de la empresa (ERP) está establecido, realizar cambios significativos puede ser costoso y complejo. Esto limita la flexibilidad y las estrategias de control de la empresa, lo que puede ser un obstáculo para adaptarse a nuevas necesidades o requerimientos del negocio.

Características de la planeación de recursos empresariales (ERP)

Un sistema ERP se distingue por sus características clave que lo diferencian de otros software empresariales. Estas características incluyen su integridad, modularidad y adaptabilidad.

Es integral

Esto significa que permite el control y la gestión de todos los procesos de una empresa. Reconoce que los diferentes departamentos de una organización están interconectados y que el resultado de un proceso puede afectar a otros. 

Por ejemplo, cuando un cliente ejecuta un pedido, se desencadenan una serie de procesos relacionados con la producción, inventario, distribución y contabilidad. 

Sin un sistema de planeación de recursos de la empresa (ERP), una empresa necesitaría utilizar varios programas para gestionar estos procesos de manera separada, lo que puede llevar a la duplicación de información, errores de captura y posibles fraudes. En cambio, con un ERP, el sistema se encarga de integrar y gestionar automáticamente la información, garantizando la coherencia y seguridad de los datos.

Es modular

Es decir, su funcionalidad se divide en módulos que se pueden instalar según las necesidades específicas de cada cliente. Estos módulos cubren diferentes áreas de la empresa, como ventas, materiales, finanzas, control de almacén y recursos humanos. 

Debido a esta característica es posible que la implementación sea personalizable y escalable, además de adaptable a las necesidades y requisitos de cada empresa. Esto también facilita la actualización o incorporación de nuevos módulos a medida que la empresa crece o cambia sus procesos internos.

Es adaptable

En definitiva, los sistemas de planeación de recursos de la empresa (ERP) pueden ajustarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra mediante la configuración y parametrización de los procesos para satisfacer las necesidades específicas de cada organización. 

Por ejemplo, una empresa puede requerir características particulares en el control de inventarios, como la gestión de lotes, mientras que otra empresa puede no necesitarlo. Los ERP avanzados suelen contar con herramientas de programación que permiten el desarrollo rápido de nuevos procesos. 

Otras características destacables de los sistemas ERP incluyen:

  • Una base de datos centralizada. 
  • Interacción entre los diferentes componentes del ERP para consolidar todas las operaciones.
  • Entrada de datos única y consistente.
  • Reingeniería de procesos.
  • Aplicaciones especializadas para sectores específicos.

Tipos de planeación de recursos de la empresa (ERP)

Los sistemas de planeación de recursos de la empresa (ERP) se pueden clasificar en diferentes tipos según sus características y aplicaciones. Algunos de los tipos de ERP más comunes son los siguientes:

ERP Generalista

Estas soluciones son versátiles y se adaptan a los procesos de diferentes industrias. Tanto los ERP heredados como los basados en la nube son considerados generalistas. Estos sistemas ofrecen una amplia personalización e integración para satisfacer los diversos requisitos de la industria.

ERP de código abierto

Este tipo de ERP es menos común en el mercado, pero ofrece a las empresas la flexibilidad de desarrollar e integrar sus propias aplicaciones en el sistema. Están orientados a desarrolladores y permiten una mayor personalización de los procesos empresariales.

ERP vertical

Los software de planificación de recursos empresariales (ERP) verticales son diseñados específicamente para industrias particulares. 

Los proveedores de ERP se centran en nichos de mercado, como la construcción, la distribución o el comercio minorista. Estos sistemas ofrecen funcionalidades adaptadas a las necesidades específicas de cada industria.

ERP para pequeñas empresas

Estas soluciones están diseñadas para empresas de menor tamaño y suelen ser sistemas en la nube o locales. Los ERP para pequeñas empresas suelen ser modulares y ofrecen características limitadas en comparación con los sistemas completos. 

De esta manera, en lugar de proporcionar una integración total, se centran en algunos procesos comerciales clave o en áreas específicas. También se les conoce como ERP ligeros.

Módulos de un software de planeación de recursos empresariales (ERP)

Los módulos de un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) abarcan diversas áreas de gestión y cada uno de ellos tiene funciones específicas para ayudar a tu negocio. Algunos de los módulos más destacados son:

  • Finanzas: Este módulo se encarga de automatizar las tareas financieras y contables de la empresa. Permite dar seguimiento a las cuentas por pagar y por cobrar, generar informes financieros relevantes y agilizar los procesos relacionados con las finanzas.
  • Gestión de recursos humanos: La mayoría de los sistemas ERP incluyen un módulo de Recursos Humanos que facilita la administración del personal. Incluyendo la gestión de la nómina, asistencias y otras funciones relacionadas con la gestión del capital humano.
  • Control de inventarios: La función del módulo de inventarios es ayudar a controlar el abastecimiento y las compras de la empresa. Permite automatizar las compras, gestionar el inventario y llevar un registro de los materiales y servicios necesarios para la producción o la venta de productos.
  • Ventas: El módulo de ventas se enfoca en el seguimiento de prospectos y clientes, así como en la gestión de pedidos, remisiones y facturación. 
  • Facturación electrónica: Algunos software de planeación de recursos empresariales (ERP) ofrecen módulos especializados para la generación de facturas electrónicas. Estos módulos permiten capturar datos y generar comprobantes de manera automática, agilizando el proceso de facturación y reduciendo costos asociados a la impresión y envío de documentos físicos.
  • Logística y cadena de suministro: El módulo de cadena de suministro es esencial para gestionar el movimiento de bienes y suministros a lo largo de la cadena de suministro de la empresa. Permite realizar un seguimiento en tiempo real de las operaciones de almacenamiento, transporte y logística, optimizando la gestión de inventarios y mejorando la eficiencia en la cadena de suministro.
En laimagen se ve una infografia sobre los los modulos de la planeacion de los recursos empresariales o erp
Principales módulos de los ERP.

¿Cómo funciona la planeación de recursos de la empresa (ERP)?

Los sistemas ERP funcionan mediante la integración de diversos módulos que comparten información a través de una base de datos centralizada. Esta base de datos registra todas las transacciones comerciales y acciones efectuadas en los diferentes módulos del ERP.

A través de esta integración, los módulos del ERP se comunican entre sí y con la fuente de datos común, lo que permite tener una “versión única de la verdad” para todas las transacciones gestionadas en la empresa.

Tomemos como ejemplo el proceso de pedido para cobrar. El usuario de ERP ingresa la información del cliente y crea una orden de venta en el módulo de gestión de órdenes. Luego, verifican la disponibilidad del producto en el módulo de administración de inventario y regresan al módulo de gestión de órdenes para organizar el envío.

Una vez que el cliente recibe el envío, se genera una factura en el módulo de finanzas y se envía al cliente. Cuando se recibe el pago, se registra en el libro mayor o en el módulo de administración de efectivo, y los ingresos se concilian con la cuenta bancaria de la empresa.

Gran parte de este flujo de trabajo puede ser automatizado por el sistema ERP, lo que reduce la necesidad de ingresar manualmente los datos. Los módulos del sistema de planeación de recursos de la empresa (ERP) intercambian mensajes entre sí y actualizan registros en la base de datos para garantizar la precisión de la información. Por ejemplo, al solicitar el envío de un pedido, los datos en el módulo de gestión de inventario se actualizan para reflejar la reducción del inventario disponible.

Historia de la planeación de recursos de la empresa (ERP)

Pero, ¿Cómo llegamos hasta la planeación de recursos de la empresa (ERP) que conocemos hoy por hoy? Lo cierto es que los ERP tienen una larga data en el mundo empresarial. 

Para ello tenemos que remontarnos a la planificación de requisitos de materiales (MRP) desarrollada por Joseph Orlicky en 1964. En la década de 1970, el software MRP se convirtió en un elemento básico en las operaciones de fabricación.

En paralelo, empresas como SAP y Baan comenzaron a desarrollar software de mainframe para administrar procesos financieros en una sola base de datos. Estos sistemas modulares e integrados crecieron para abarcar otras funciones de back-office, como recursos humanos y contabilidad.

En la década de 1990, la firma de investigación Gartner acuñó el término «Enterprise Resource Planning” (ERP) para describir esta categoría de software de propósito general.

A medida que avanzaba el tiempo, la implementación de los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) evolucionó. 

En los primeros días, se ejecutaban en computadoras mainframe, pero en la década de 1990, se migraron al modelo cliente-servidor, lo que permitió un acceso más amplio y asequible. Las interfaces de usuario también mejoraron con la introducción de GUI al estilo de Windows.

A fines de la década de 1990, la llegada del ERP en la nube marcó otro cambio fundamental en la entrega y consumo de estos sistemas. La computación en la nube permitió la conectividad a Internet, lo que facilitó la conexión de los sistemas ERP con clientes, proveedores y socios. Además, los navegadores web se convirtieron en la interfaz estándar para la mayoría de los sistemas ERP.

En los últimos años, los proveedores de ERP han centrado su investigación y desarrollo en sus soluciones en la nube, aprovechando tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, el blockchain y el análisis predictivo.

Conclusión

En un entorno empresarial altamente competitivo, la implementación de un software de Planeación de los Recursos de la Empresa (ERP) puede generar cambios significativos y beneficios para las empresas. Desde una mejor toma de decisiones basada en información actualizada, hasta una mayor competitividad y un servicio al cliente de calidad, los sistemas ERP ofrecen una amplia gama de ventajas. Sin embargo, también es importante considerar las posibles desventajas, como los costos de implementación y las dificultades de adaptación. 

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