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La adopción de Dynamics 365 como plataforma integral para la gestión empresarial ha generado un amplio espectro de experiencias entre los usuarios. En este análisis, nos sumergimos en una evaluación objetiva, para destacar los aspectos críticos de esta solución.

La reseña abordará aspectos esenciales como la estructura de costos, modelos de licencia, y consideraciones financieras que los posibles usuarios deben tener en cuenta al evaluar la adquisición de Dynamics 365. Al final, ofreceremos una visión integral que permitirá a las empresas tomar decisiones informadas al considerar esta plataforma para su gestión empresarial.

¿Qué es Dynamics 365?

Microsoft Dynamics 365 es una solución integral que combina capacidades de gestión de relaciones con clientes (CRM) y planificación de recursos empresariales (ERP) en un único sistema basado en la nube. 

En lugar de procesos de marketing y ventas separados y segmentados, Dynamics 365 ofrece herramientas automatizadas, integradas e inteligentes para estas áreas. Estas herramientas facilitan la conexión, priorización y conversión de prospectos en clientes reales.

¿A qué empresas puede dar soporte Dynamics 365 Business Central? 

Dynamics 365, se aplica a cualquier industria, incluidos los restauradores, los minoristas, los fabricantes de alimentos y servicios financieros.

¿Qué módulos se incluyen en Microsoft Dynamics 365 Business Central? 

La plataforma Microsoft Dynamics 365 Business Central incluye los siguientes módulos:  

• Administración financiera  
• Gestión de proyectos  
• Gestión de ventas y servicios 
• Gestión de la cadena de suministro 
• Gestión de operaciones 
• Gestión de almacenes/inventario 
• Informes y análisis 
• Gestión de servicios 
• Producción / Fabricación

¿Qué funcionalidades cumple Microsoft Dynamics 365?

Algunas de las funcionalidades clave que ofrece Dynamics 365 incluyen:

1. Finanzas y operaciones
   • Gestión financiera y contabilidad.
   • Planificación y control presupuestario.
   • Gestión de activos fijos.
   • Gestión de inventario y cadena de suministro.
   • Procesos de fabricación y producción.
   • Cumplimiento normativo y reporting financiero.
2. Retail (Minorista)
   • Punto de venta (POS).
   • Gestión de inventario y stock.
   • Programas de fidelización de clientes.
   • Análisis de tendencias de ventas.
   • Integración con herramientas de inteligencia de negocios (Power BI).
3. Gestión de relaciones con el cliente (CRM)
   • Aplicación de Ventas: Estrategias de ventas, flujo de trabajo para nuevos clientes, onboarding de vendedores.
   • Customer Service: Atención al cliente, agente virtual, análisis de feedback.
   • Field Services (Servicio Externo): Gestión eficiente de recursos, planificación de trabajos, asistencia remota.
   • Project Service Automation: Gestión de proyectos, integración con Microsoft Project.
4. Marketing
   • Campañas y eventos para atraer nuevos clientes.
   • Generación de interés de clientes potenciales.
5. Recursos Humanos (Talent)
   • Core de RRHH: Remuneración, ausencias, contratación.
   • Onboarding: Integración de nuevos empleados.
   • Gestión de competencia y rendimiento.
   • Formación y certificación.
6. Power Apps
   • Herramienta de desarrollo para personalizar y expandir Dynamics 365 según las necesidades específicas de la empresa.
   • Permite la creación de aplicaciones personalizadas y flujos de trabajo.
7. Redes sociales
   • Rastreo de mensajes sobre la empresa en redes sociales.
   • Gestión de la comunicación externa y reacción a comentarios y mensajes públicos.

¿Cuánto cuesta Dynamics 365?

El costo de Microsoft Dynamics 365 Business Central varía según el tipo de licencia de suscripción seleccionada, y cada licencia está asignada a un usuario específico. Es importante resaltar que un usuario debe tener su propia licencia, que puede ser utilizada en múltiples dispositivos pero no es compartible entre diferentes usuarios.

Las licencias de Dynamics 365 Business Central se dividen en tres categorías principales:

Licencia para ‘Miembros del Equipo’

Proporciona funcionalidades básicas como la interfaz de usuario, la inteligencia y la personalización.

Precio: $8 por usuario al mes.

Licencia esencial

Incluye la mayoría de las funcionalidades de Business Central, abarcando la gestión financiera, la gestión de relaciones con los clientes, la gestión de recursos humanos, la gestión de proyectos y la gestión de la cadena de suministro.

Precio: $70 por usuario al mes.

Licencia premium

Ofrece todas las capacidades de la licencia esencial, además de acceso a funciones avanzadas como la fabricación y la gestión de órdenes de servicio.

Precio: $100 por usuario al mes.

¿Cómo es su soporte técnico?

Cada nivel de soporte ofrece distintos grados de atención y recursos dependiendo de la complejidad y necesidades de cada empresa: 

Soporte estándar

Incluido con cualquier compra de Dynamics 365: Este nivel de soporte es básico y viene incluido con la compra de cualquier producto Dynamics 365.

Ideal para empresas que operan en un único entorno o utilizan un partner de servicio completo.

Características: Incluye acceso a foros de la comunidad, panel de servicios, envío de incidencias web y telefónicas, acceso a portales de autoayuda, incidencias de interrupción/reparación según sea necesario, soporte siempre disponible para casos de gravedad A, y curso en línea según sea necesario.

Professional direct

Ideal para empresas con un entorno de producción en continuo funcionamiento que requieren tiempos de respuesta más rápidos y acceso a expertos para servicios de asesoramiento y escalación.

Características adicionales sobre el soporte estándar: Tiempo de respuesta más rápido (menos de 1 hora con enrutamiento prioritario), administración de entrega de servicios en grupo, atención prioritaria, administración de escalamiento, seminarios web técnicos, servicios de asesoría, revisiones mensuales de servicios, y servicios proactivos.

Soporte unificado

Costo: Personalizado, se debe contactar al representante de ventas para conocer los precios.

Ideal para empresas que necesitan soporte completo de un extremo a otro para toda la organización, cubriendo todas las tecnologías de Microsoft.

Características adicionales sobre los niveles anteriores: Incluye talleres a petición, informes y diagnósticos remotos, servicios in situ, y soluciones mejoradas.

Es importante tener en cuenta que el soporte Professional Direct no incluye Business Central, para lo cual los clientes deben contactar a su partner distribuidor.

¿Podemos cambiar del producto Dynamics CRM/ERP existente a Dynamics 365? 

La migración desde  Dynamics CRM/ERP a Dynamics 365, es factible. El proceso de migración incluye mapeo de datos, selección de funciones, herramientas de migración, desarrollo de scripts de migración, integración, pruebas, resolución de problemas de datos y finalmente, implementación en el nuevo entorno.

¿Tiene capacidad de integración con otras aplicaciones?

Sí, Dynamics 365 tiene capacidad de integración con otras aplicaciones.

Ventajas y desventajas que encuentran los usuarios del software

Tras analizar las opiniones de los usuarios sobre el software Dynamics 365, se pueden identificar varias tendencias y puntos comunes en sus experiencias y valoraciones:

Puntos a favor

• Facilidad de uso e integración: Muchos usuarios destacan la facilidad de uso y la capacidad de integración de Dynamics 365 con otras herramientas, especialmente con el ecosistema de Microsoft.
• Funcionalidad y personalización: Se aprecia la amplia gama de funcionalidades y las opciones de personalización que ofrece el software.
• Gestión de clientes y procesos empresariales: Los usuarios valoran positivamente cómo Dynamics 365 ayuda en la gestión de clientes y la optimización de procesos empresariales.
• Acceso móvil y flexibilidad: La disponibilidad de una aplicación móvil y la flexibilidad para acceder a la información en cualquier momento son aspectos bien valorados.
• Mejora de la eficiencia y productividad: Varios usuarios mencionan cómo el software ha mejorado la eficiencia y la productividad en sus organizaciones.

Contras

• Costos de personalización y uso: El costo asociado con las personalizaciones extensivas y el uso general del software es una preocupación para algunos usuarios.
• Problemas técnicos y de rendimiento: Se mencionan ocasionalmente problemas técnicos, como bugs y lentitud en el software.
• Interfaz de usuario: Algunos usuarios encuentran la interfaz de usuario compleja o abrumadora, especialmente al principio.

Limitaciones del software

Antes de la transición a Dynamics 365, es importante considerar ciertas limitaciones, que pueden ser relevantes según tu empresa:

• No existe una función de copia de seguridad/restauración de base de datos para usuarios (Microsoft maneja las copias de seguridad según sus políticas y solo restaura bajo solicitud).
• No hay acceso directo a la base de datos.
• No hay disponibilidad de PowerShell, limitando ciertas funciones de importación y exportación de datos.
• Imposibilidad de exportar o importar datos desde ciertas páginas.
• Los cambios en los datos de los usuarios en CRM no se reflejan inmediatamente y requieren actualizaciones manuales y limpieza de caché.

Conclusión

Dynamics 365 es altamente valorado por su integración con otras herramientas de Microsoft, su funcionalidad y personalización, y su impacto positivo en la gestión de clientes y procesos empresariales. 

Sin embargo, la curva de aprendizaje, los costos asociados y algunos problemas técnicos son áreas que algunos usuarios creen que necesitan mejora. En general, la mayoría de los usuarios tienen una experiencia positiva con el software, encontrando que aporta un valor significativo a sus operaciones comerciales.