¿Qué es un ERP Contable? ¿En qué se diferencia de un sistema contable? | +3 mejores software

Miles de empresas aún utilizan un sistema contable, creyendo que una solución específica para sus finanzas puede ser más beneficiosa. Sin embargo, el ERP contable tiene múltiples beneficios gracias a la actualización en tiempo real de sus datos. ¿Averiguamos cómo funciona? 

¿Qué es un ERP Contable?

Un ERP contable es un software de contabilidad que se integra en un sistema de planificación de recursos empresariales o ERP. Este tipo de software ayuda a las empresas a gestionar de manera eficiente y sencilla su gestión contable y financiera, especialmente en el caso de grandes empresas con una gran cantidad de transacciones financieras.

Los sistemas ERP contienen módulos interconectados que trabajan juntos para ofrecer soluciones completas e integradas de gestión empresarial. Por lo tanto, no es posible contratar módulos ERP por separado, sino que el sistema es un todo.

¿Qué diferencias hay entre un ERP contable y un sistema contable?

Cuando se trata de gestionar el dinero y las finanzas de un negocio, puede ser un poco confuso saber qué software usar. Hay dos opciones principales: los sistemas contables y los ERP contables. Pero, ¿cuál es la diferencia?

Bueno, un sistema contable es un programa que solo se encarga de temas relacionados con el dinero, como las nóminas y el balance de saldos. En cambio, un ERP contable hace eso y mucho más. Además de las funciones del sistema contable, tiene otros módulos que ayudan a administrar mejor el negocio.

Por ejemplo, un ERP contable puede automatizar tareas, asegurarse de que la información es confiable, actualizar los datos en tiempo real y ofrecer una visión completa del negocio. ¿Cómo? Pues porque está conectado con otros módulos que permiten interactuar en tiempo real con la gestión comercial, los cuadros de mando, el CRM y la gestión de proyectos.

Entonces, ¿cuál es mejor para llevar la contabilidad? Definitivamente, un ERP contable es más completo y eficiente, ya que ofrece más herramientas y funciones para la gestión financiera y administrativa del negocio. 

¿Cuáles son las funciones principales de un ERP contable?

Un ERP contable tiene varias funciones y características que lo hacen extremadamente útil dentro del sistema de gestión de recursos empresariales. Algunas de las principales son:

  • Gestión de cuentas: Permite la gestión y seguimiento de cuentas de clientes y proveedores de manera organizada y eficiente.
  • Generación y registro de comprobantes: Facilita la generación y registro de comprobantes contables.
  • Conciliación bancaria: Ayuda a reconciliar los movimientos bancarios con los registros contables, asegurando una correcta gestión de los fondos de la empresa.
  • Organización de inventarios: Mejora la eficiencia en la gestión de los recursos mediante la organización y gestión del inventario de la empresa.
  • Contabilidad analítica: Ofrece una visión detallada de los aspectos financieros de la empresa, permitiendo tomar decisiones basadas en datos precisos.
  • Gestión de vencimientos: Permite gestionar y hacer seguimiento de los vencimientos de pagos y cobros, mejorando la planificación financiera de la empresa.

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Ventajas y desventajas de utilizar un ERP contable

Todos los software tienen ventajas y desventajas, y los ERP contables también son parte de la norma. Sin embargo, hay que aclarar lo que para una empresa es un beneficio para otros puede ser un desafío. 

Beneficios de utilizar un ERP contable en la gestión empresarial

  • Plataforma unificada. En ella puedes integrar toda la información contable en un solo lugar. Esto permite registrar y buscar datos de manera automática, sin necesidad de tener que buscar en diferentes programas o archivos.
  • Automatización de la contabilidad y finanzas. Evita el gasto de horas copiando y pegando datos o haciendo cuentas para actualizar la contabilidad. El programa actualizará todo de manera automática con cada operación que registres.
  • Simplificación del trabajo contable de la empresa. Lo que hace que todos los procesos administrativos y financieros sean mucho más sencillos. Esto significa menos dolores de cabeza para ti y tus empleados.
  • Registro y control automático de facturas, presupuestos e informes. Esto te permitirá tener un mejor control de tus finanzas y tomar decisiones más informadas.
  • Ahorro de tiempo y costes. Esto se debe a que no tendrás que duplicar el trabajo ni registrar datos en varios lugares para llevar las cuentas al día. Todo lo podrás hacer en un solo lugar, lo que te permitirá ser más eficiente y ahorrar dinero en el largo plazo.

Desventajas potenciales de utilizar un ERP contable

Aunque los ERP contables tienen muchas ventajas, también es importante considerar algunas de sus posibles desventajas:

  • Costo: Uno de los principales problemas de un ERP contable es que puede ser bastante costoso, especialmente para pequeñas y medianas empresas. También hay que considerar los costos de implementación, mantenimiento y actualización.
  • Complejidad: Los ERP contables son muy completos y pueden tener una gran cantidad de funcionalidades, lo que puede hacerlos complicados de usar. La curva de aprendizaje puede ser empinada, y puede ser necesario proporcionar capacitación adicional a los empleados para que puedan aprovechar todo su potencial.
  • Dependencia: Al usar un ERP contable, una empresa puede volverse dependiente del software y del proveedor. Si el proveedor deja de dar soporte al software o si hay algún problema en el software, la empresa puede tener dificultades para resolver el problema.
  • Seguridad: Al integrar toda la información financiera en un solo lugar, un ERP contable puede ser vulnerable a ataques de seguridad. Si un atacante obtiene acceso a la información financiera de una empresa, podría causar graves daños.
En la imagen se ve a una empresa utilizando un erp contable
La gran ventaja de los ERP contables reside en que se comparte la información en tiempo real.

¿Cómo elegir un ERP contable adecuado? Consejos

Implementar un software ERP contable en una empresa puede ser una tarea compleja pero muy beneficiosa. Para ello, hay que seguir algunos pasos importantes:

Dejar atrás el miedo al cambio:

A veces, las empresas están acostumbradas a trabajar de una determinada manera y pueden resistirse a cambiar sus hábitos. Sin embargo, para mejorar y crecer, hay que estar dispuesto a aprender nuevas habilidades y cambiar la forma de trabajar. Es importante que los directivos impulsen e incentiven un cambio de mentalidad en toda la compañía y hagan partícipes a todos del cambio que va a suponer implantar un ERP contable

Definir los requerimientos empresariales 

Antes de buscar un software ERP contable, es importante tener claro el presupuesto disponible, los objetivos de negocio y las necesidades o expectativas de la empresa. Es recomendable involucrar al equipo en este proceso de definición para encontrar el ERP financiero y la empresa implantadora adecuados.

Buscar un software ERP para contabilidad 

Una vez que se han definido los requerimientos empresariales, se puede empezar a buscar un ERP que se adapte a lo que se necesita. 

Hay una gran cantidad de ERP contables en el mercado. Por lo que se recomienda hacer una selección de aquellos tres que estén mejor valorados y comparar cada una de sus funcionalidades y características. 

Es importante apostar por un fabricante fiable y con recorrido, ya que se trata de una inversión a largo plazo que aportará numerosos beneficios.

Buscar un socio tecnológico 

Finalmente, es importante encontrar un socio tecnológico que se encargue del proceso de implantación. Antes de decidir, es recomendable asegurarse de que su conocimiento del ERP está certificado.

También deberás asegurarte de que han trabajado con empresas que necesiten mejorar su gestión financiera y contable, de conocer la metodología de trabajo que siguen y de saber si están cerca de las oficinas de la empresa. 

Los mejores ERP contables del mercado

1 | Acumatica

Acumatica ERP contable, es un software de gestión en la nube que ofrece una solución accesible y asequible para pequeñas y medianas empresas. Permite la opción de contratar modelos de licencia en formato de suscripción anual o perpetua. Admitiendo cualquier tipo de dispositivo y sistema operativo.

Algunas de sus características más atractivas son:

  • Simplificación del acceso a aplicaciones esenciales para el negocio en cualquier momento y lugar. 
  • Centralización de finanzas básicas mediante General Bussines: Unifica las funciones de contabilidad de proyectos, la presentación de informes y business intelligence.
  • Admisión de un número ilimitado de usuarios. Lo que permite tener una visibilidad total de las interacciones con los clientes, incluyendo los contactos de pre y posventa. 
  • Funcionalidades contables. Permiten el seguimiento de los costes del proyecto, la comparación del presupuesto proyectado con el real y el reconocimiento de los ingresos.

Cuenta, además, con un CRM para la gestión de clientes potenciales, contactos y oportunidades. También tiene herramientas de autoservicio para generar informes y analizar tendencias del mercado en tiempo real.

2 | Compiere

Compiere es una excelente opción para empresas, agencias gubernamentales y organizaciones sin fines de lucro que buscan una solución completa de gestión financiera, distribución, ventas y servicios. 

La gran ventaja para sus clientes reside en que poseen una disponibilidad sin tasas de licencia por adelantado. En otras palabras, esta modalidad reduce los costos de operación anuales hasta en un 80% en el costo total de propiedad. Su proceso de implementación es completamente intuitivo, ya que es compatible con una amplia gama de plataformas y sistemas. 

Una de las características más destacadas de este ERP contable es su capacidad de personalización. La que le permite a los clientes adaptar la solución a los requisitos específicos de su negocio sin necesidad de procesos de programación complejos.

Entre las funciones de Compiere podemos destacar:

  • Cuadros de mandos de gestión basados en funciones: Permiten una supervisión y análisis eficaces de las operaciones.
  • Editor de diccionario visual «drag and drop»: Facilita la realización de cambios y modificaciones en los proyectos de forma sencilla. 
  • Actualización automática: Simplifica la migración a nuevas versiones del software, manteniendo todas las personalizaciones basadas en el diccionario.
  • Funcionalidades de e-commerce para la creación y gestión de tiendas online de forma segura.
  • Soluciones para pequeñas empresas locales y grandes multinacionales, que operan con diferentes monedas, leyes fiscales, normas contables e idiomas. 
En la imagen se ve a una empresa utilizando un erp contable
Los ERP contables también favorecen la comunicación entre los empleados y departamentos.

3 | Microsoft dynamics

Microsoft Dynamics 365 Business Central, también era conocido como Microsoft Dynamics Nav. Se trata de un ERP contable especialmente diseñado para satisfacer las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Puesto que cuenta con diferentes tarifas y paquetes, según los intereses puntuales de cada negocio, lo que lo hace muy accesible para empresas de diferentes tamaños y necesidades.

Una de las características distintivas de esta solución es que cuenta con la Inteligencia Artificial al servicio de la toma de decisiones financieras (business intelligence). Esto colabora con los usuarios en la toma de  decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados. De esta función se desprenden una serie de características distintivas:

  • Servicio al cliente personalizado basado en una plataforma ampliable, que simplifica la experiencia de los agentes y clientes a través de una base de datos unificada. 
  • Módulo de Marketing con características de privacidad integradas que facilitan el cumplimiento de las disposiciones del RGPD y de accesibilidad. 
  • Automatización de servicios de proyectos para asegurar la entrega puntual de proyectos rentables. 
  • Herramienta Dynamics 365 Remote Assist, que permite la colaboración al instante entre equipos que se encuentran en diferentes lugares.
  • Gestión financiera global, que permite cerrar libros rápidamente, hacer análisis en tiempo real y crear informes detallados. 
  • Gestión del cambio de divisas que admite varias entidades jurídicas para acortar los procesos a final de mes.
  • Integración con Office 365 y cuenta con conocimientos inteligentes para la automatización de tareas fiscales, lo que hace que el trabajo sea mucho más eficiente.

Conclusión

Los ERP contables tienen grandes ventajas, de acuerdo a tu tipo de empresa y la solución que necesites. Lo positivo de esta herramienta es que es mucho más flexible a la hora de personalizarlo. En comparación a los sistemas contables tradicionales. 

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