Conexión ERP: conoce cuáles son sus beneficios

La conexión de un ERP es un componente esencial para el funcionamiento eficiente de cualquier organización moderna. Este artículo explora la importancia de la conexión de estas herramientas con otros sistemas, los beneficios que aporta, los desafíos que se presentan sin una adecuada integración y los distintos tipos de integraciones posibles.

Pero, antes, ¿qué es un ERP? Recordemos

Un ERP, o Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), es un tipo de software de gestión empresarial que centraliza y automatiza las funciones comerciales esenciales. Un ERP recopila información de distintos departamentos de una organización, como contabilidad, fabricación, cadena de suministro, ventas y marketing, asegurando que exista una única fuente de verdad para los datos. Este concepto de «única fuente de verdad» es crítico porque facilita una gestión más coherente y eficiente de la información y los procesos de la empresa.

Importancia de la conexión de un ERP

La conexión de un ERP implica la integración y sincronización del software ERP con otras aplicaciones y fuentes de datos. Este proceso es crucial porque ofrece una visión unificada de la información en tiempo real, independientemente de dónde se originen los datos.

Al conectar el ERP con otros sistemas, se mejora la eficiencia operativa, se facilita la colaboración entre equipos y se optimizan los flujos de trabajo. Investigaciones han demostrado que las empresas que implementan una integración completa de ERP reportan hasta un 30% de incremento en la productividad debido a la eliminación de redundancias y la automatización de procesos manuales .

Beneficios de una buena conexión del ERP

1. Mayor eficiencia operativa: Al conectar el ERP con sistemas como CRM, comercio electrónico y gestión de la cadena de suministro, se automatizan procesos que, de otra manera, requerirían intervención manual. Un estudio de la Universidad de Harvard encontró que la automatización de procesos mediante ERP puede reducir los costos operativos hasta en un 20% . Por ejemplo, cuando un cliente realiza un pedido a través de una plataforma de comercio electrónico, este pedido se puede transferir automáticamente al sistema ERP para su procesamiento, reduciendo errores y mejorando la velocidad de respuesta.
2. Datos en tiempo real: La conexión de un ERP asegura que todos los datos estén actualizados y accesibles en tiempo real. Esto es vital para la toma de decisiones informada y rápida. Un informe de Deloitte indicó que las organizaciones que acceden a datos en tiempo real pueden tomar decisiones estratégicas con un 42% más de rapidez que aquellas que no lo hacen. Por ejemplo, el equipo de ventas puede ver el inventario actualizado al instante, lo que les permite dar información precisa a los clientes sobre la disponibilidad de productos.
3. Optimización de procesos de negocio: La integración del ERP permite una visión completa y centralizada de todos los procesos de negocio. Esto facilita la identificación de cuellos de botella y áreas de mejora. Según un análisis de Gartner, se verificó que las empresas con una integración ERP efectiva reducen los tiempos de ciclo de procesos clave en un 25%. Por ejemplo, la gestión de la cadena de suministro puede predecir mejor la demanda y ajustar la producción en consecuencia.

¿Qué pasa si no planifico la conexión de un ERP? Los principales desafíos

Sin una integración adecuada, las empresas enfrentan numerosos desafíos:

• Silos de datos: Los datos dispersos en diferentes sistemas sin conexión generan redundancia, ineficiencia y posibles inexactitudes. Un estudio de Forrester reveló que las empresas con silos de datos experimentan una reducción del 30% en la eficiencia operativa debido a la duplicación y el manejo manual de datos.
• Procesos manuales lentos: La falta de integración obliga a los empleados a transferir datos manualmente entre sistemas, lo que no solo consume tiempo, sino que también aumenta la posibilidad de errores. La investigación de McKinsey sugiere que las organizaciones pueden ahorrar hasta 45 minutos por empleado por día al eliminar procesos manuales innecesarios.
• Falta de datos precisos y en tiempo real: Los sistemas desconectados implican actualizaciones manuales de datos, generando retrasos y posibles desinformaciones. Un informe de PwC destacó que el 72% de las empresas con sistemas desconectados reportan problemas con la precisión de los datos y la falta de información en tiempo real.

¿Qué es la integración ERP?

La integración de ERP es el proceso mediante el cual una empresa conecta su software ERP con otras aplicaciones y procesos especializados en toda su organización. Esta integración es crucial para garantizar que todas las áreas de la empresa trabajen de manera coordinada y eficiente.

En una reciente encuesta de Deloitte a altos ejecutivos de procurement, casi la mitad de los encuestados mencionó la «mala integración entre las aplicaciones» como uno de los «tres problemas principales» que enfrentan actualmente. Los ERP en la nube y las soluciones de integración de aplicaciones basadas en la nube ayudan a resolver este problema con un enfoque poderoso y unificado. Combinan las capacidades operativas de un ERP moderno con software de integración diseñado específicamente para automatizar, optimizar y escalar estas actividades esenciales.

Integración de ERP en la nube y gestión de API

Hace unos años, cuando solo había un puñado de aplicaciones empresariales esenciales, era factible implementar manualmente una interfaz de programación de aplicaciones (API) para conectar aplicaciones con un sistema ERP heredado. Sin embargo, a medida que el número de aplicaciones esenciales fue aumentando, los métodos manuales de gestión de API han llevado a sistemas exponencialmente complicados con muchos códigos difíciles de gestionar y desentrañar.

Para responder a la creciente necesidad de una integración simplificada, ahora los ERP modernos están equipados con una serie de conectores prediseñados, API y herramientas de integración. Las API preconfiguradas en un ERP en la nube suelen ser suficientes para gestionar varias aplicaciones, pero sin un software de integración dedicado, se sigue dependiendo en gran medida de los equipos de TI para gestionar las API personalizadas, la asignación y la programación.

Tipos de integración ERP

Existen varios tipos de conexión de un ERP, cada una diseñada para optimizar diferentes aspectos del negocio:

• Integración CRM: Conectar sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) con el ERP permite una gestión fluida de las ventas y el servicio al cliente. Un estudio de IDC mostró que las empresas con integración CRM-ERP experimentan un aumento del 35% en la satisfacción del cliente.
• Integración de comercio electrónico: Esto asegura que los datos de pedidos y clientes de plataformas de comercio electrónico estén sincronizados con el ERP para una gestión eficiente del cumplimiento de pedidos. La pandemia de COVID-19 aceleró la adopción del comercio electrónico, y las empresas que integraron sus sistemas ERP reportaron un crecimiento de ingresos del 50% en comparación con aquellas que no lo hicieron.
• Integración ERP-ERP: En organizaciones con múltiples sistemas ERP, es crucial conectarlos para mantener datos coherentes y precisos en toda la empresa. Las fusiones y adquisiciones a menudo resultan en múltiples sistemas ERP, y la integración efectiva puede ahorrar millones en costos operativos.
• Integración de atención al cliente: Facilita un servicio al cliente más eficaz al conectar sistemas de gestión de servicios con el ERP. Según un informe de Aberdeen Group, las empresas con una integración efectiva de atención al cliente y ERP ven una mejora del 22% en la resolución de problemas al primer contacto.
• Recursos humanos: La gestión de recursos humanos se ha vuelto más compleja debido a la pandemia y la creciente presión para que los equipos de RR. HH. se conviertan en centros de beneficios impulsados por datos. Según un estudio de Deloitte, la integración de sistemas HCM con ERP permite a las empresas beneficiarse de aplicaciones especializadas en RR. HH. y mejorar estas capacidades con funcionalidades avanzadas de ERP en la nube. Esto automatiza y optimiza procesos desde la contratación hasta la retención y el retiro de empleados, respondiendo eficientemente a las demandas cambiantes del departamento.
• Gestión de proyectos: La gestión de proyectos a veces dificulta la integración de herramientas de planificación. Sin embargo, un estudio de McKinsey indica que integrar estas herramientas con un ERP centralizado permite a los equipos seguir utilizando sus herramientas familiares mientras se mantiene una visión unificada del proyecto. Esto proporciona plantillas de informes consistentes y un intercambio de información eficiente dentro de una única base de datos, mejorando la coordinación y la eficiencia del proyecto.

Conclusión

En el entorno empresarial actual, la conexión ERP se ha convertido en un componente esencial para la eficiencia y el éxito. La integración de un sistema ERP no solo facilita la automatización y optimización de procesos, sino que también proporciona una visión unificada de todas las operaciones, desde la gestión de recursos humanos hasta la gestión de proyectos.

Muchos estudios destacan que una integración efectiva puede resolver problemas críticos como la mala integración entre aplicaciones y la complejidad de las herramientas de planificación. Al adoptar soluciones de ERP en la nube y herramientas de integración avanzadas, las empresas pueden obtener datos en tiempo real, mejorar sus cadenas de suministro y optimizar los procesos de negocio, garantizando así una única fuente de verdad para la toma de decisiones. Una sólida conexión ERP es fundamental para mantener la competitividad y adaptarse rápidamente a las demandas del mercado.