Probamos Atenea ERP: ¿Qué ofrece este software educativo?

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La gestión educativa es una de las tareas que más tiempo demanda a las instituciones y academias, lo que puede resolverse mediante la implementación de un ERP educativo. Entre las opciones destacadas del mercado encontramos el software Atenea ERP, una solución que promete gran cantidad de funcionalidades en línea y sin mayores dificultades técnicas. 

A continuación, vamos a determinar si esto es así y qué otros aspectos podemos evaluar de su desempeño.

¿Qué es Atenea ERP?

Atenea ERP es una solución diseñada por la empresa Ender Aplicaciones, específicamente para academias y centros de formación, con diferentes herramientas para gestionar la administración académica. 

A diferencia de otros sistemas más generalistas, este programa se especializa en las necesidades específicas del sector educativo, brindando un enfoque modular que permite a las academias ajustar el software a sus necesidades particulares.

Módulos y Funcionalidades Clave

Veamos su enfoque modular en más detalle. Atenea ERP ofrece 3 áreas principales dentro de su plataforma para la gestión educativa:

• Gestión Comercial: esto implica la gestión online de los alumnos, como el manejo de datos personales y de cobro, gestión de Supervisores de zona, auditoría de usuarios, gestión de facturación a padres y Entes Públicos en su caso, estadística analítica y control de mensajería y calidad.
• Plataforma de Comunicación: que se divide en un acceso para padres y uno para los centros. La sección de padres permite la edición de datos personales y de cobro del alumno, consulta y pago online de recibos, control de asistencia y servicio de mensajería directa tanto con el coordinador como con la empresa. Mientras que para los centros ofrece la consulta de recibos, relación de avisos y faltas, control de asistencia y mensajería directa.
• Gestión online: está última división es para los responsables de los centros, con funciones como el control de acceso al centro, gestión de datos de acceso a la plataforma, asignación de monitores, control de asistencia tanto de monitores como de alumnos, control de recibos, información personal de alumnos y control de personal autorizado para la recogida, mensajería directa.

Además, uno de sus elementos distintivos es su aula online, integrada dentro de la plataforma, lo que habilita a los profesores a realizar clases virtuales y gestionar el contenido de formación sin necesidad de herramientas externas.

A su vez, esto se complementa con un campus virtual que facilita el acceso a contenidos de e-Learning tanto para profesores como para alumnos, todo dentro de un entorno seguro.

Atenea ERP Aula Matinal

Entre los módulos que más destacan se encuentra el de aula matinal, que facilita la gestión de las asistencias y actividades extraescolares, permitiendo que el cálculo de los cobros sea automatizado en función de las bonificaciones aplicadas. Este módulo, al igual que otros dentro de Atenea ERP, busca optimizar los procesos operativos y reducir la carga administrativa.

Escalabilidad y Flexibilidad

Ahora bien, si hablamos de flexibilidad y escalabilidad. Atenea permite a las academias crecer sin necesidad de cambiar de sistema.

Lo cierto es que la empresa se asegura de implementar las funcionalidades necesarias de los 3 enfoques principales, y a partir de allí se pueden seguir incorporando más funciones de acuerdo a las necesidades de cada institución.

En cuanto a su accesibilidad, al ser desde la nube lo convierte en una opción práctica y económica, por lo que no requiere de grandes inversiones en infraestructura.

Sin embargo, esto puede ser una dificultad para academias que se encuentran en zonas alejadas, y puede añadir costos mayores por el uso de internet y una posterior necesidad de migración de datos. Para este tipo de instituciones, quizás sea una mejor alternativa los ERP para escuelas open source. 

En cuanto a su desempeño técnico, Atenea ERP está optimizado para funcionar con distintas velocidades de conexión a internet, lo que puede resolver el asunto de la dependencia del internet.

Este enfoque garantiza que la experiencia de usuario sea fluida y eficaz independientemente de la infraestructura disponible.

App de Atenea para Academias

El uso diario de Atenea se complementa con una app móvil que permite la interacción entre la administración, los profesores y las familias. Entre las funciones disponibles, las academias pueden gestionar asistencias, comunicar eventos o notificaciones, y coordinar tareas desde cualquier lugar.

Los padres también pueden acceder a información clave, como el rendimiento académico de sus hijos, horarios y pagos pendientes, mejorando la transparencia y la relación con la institución. Además, los docentes pueden registrar fácilmente la asistencia y acceder a horarios y calificaciones en tiempo real.

Esta aplicación complementaria añade valor a nuestra evaluación del ERP, ya que integra las funciones administrativas y académicas en una plataforma móvil accesible para todos.

Parametrización y Trazabilidad

Otro aspecto que observamos de Atenea ERP es su capacidad de generar informes detallados y personalizables, lo que permite tomar decisiones basadas en datos confiables. 

La trazabilidad que ofrece el sistema facilita el seguimiento de la rentabilidad de los cursos, la asistencia de los alumnos, y el rendimiento de los profesores. El poder tomar decisiones informadas es un valor clave para instituciones que buscan mejorar su eficiencia operativa.

Ventajas de Atenea ERP

1. Especialización en el sector educativo: A diferencia de otros ERP más generalistas, Atenea está diseñado específicamente para academias y centros de formación, lo que asegura que sus funcionalidades estén alineadas con las necesidades del sector.
2. Modularidad y flexibilidad: Las academias pueden implementar solo los módulos que realmente necesitan, lo que reduce costos y simplifica la gestión del sistema.
3. Accesibilidad y uso en la nube: Al estar basado en la web, Atenea ERP permite acceder al sistema desde cualquier lugar, facilitando la gestión remota y reduciendo la necesidad de infraestructura.
4. Automatización de procesos: Desde la facturación hasta la gestión de asistencia, Atenea ERP automatiza tareas administrativas clave, mejorando la eficiencia operativa.
5. Trazabilidad y generación de informes: El sistema permite realizar un seguimiento detallado de la rentabilidad de los cursos y el rendimiento de los profesores, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones.

Desventajas de Atenea ERP

1. Curva de aprendizaje: Como cualquier ERP especializado, es posible que se requiera tiempo de adaptación por parte del personal administrativo y docente, especialmente si la institución no ha utilizado previamente un sistema de este tipo.
2. Dependencia de la conectividad: Aunque Atenea ERP está optimizado para funcionar con conexiones más lentas, la experiencia de usuario puede verse afectada en entornos con una infraestructura de internet limitada.

Modelos de Precios de Atenea ERP

Ahora bien, vamos a la cuestión de los precios. En primer lugar, Atenea ERP ofrece diferentes modelos de precios que se complementan entre sí.

Los planes están disponibles en pago mensual o anual, sin límite de usuarios, y todas las versiones incluyen el alojamiento en la nube, soporte técnico ilimitado, actualizaciones automáticas y mantenimiento del sistema.

Las opciones de licencia incluyen cuatro versiones:

• ERP (desde 49,90 €/mes)
• Campus (desde 125 €/mes)
• Aula (desde 195 €/mes)
• eCOMM (desde 235 €/mes)

Sin embargo, elijas el plan que elijas, tu licencia incluye lo siguiente:

• Puesta en marcha y formación: Acompañamiento en la configuración inicial y capacitación del personal.
• Alojamiento en la nube y soporte técnico: Sin necesidad de instalaciones físicas, con soporte ilimitado para dudas operativas.
• Actualizaciones periódicas: Implementación de mejoras o correcciones.
• Mantenimiento continuo: Gestión completa del sistema en la nube.

Como mencionamos antes, Atenea ERP también ofrece la posibilidad de realizar adaptaciones a medida, ajustando informes y documentos para alinearse con la identidad visual de cada institución. Las academias pueden solicitar desarrollos específicos o contratar horas adicionales para personalizar aún más el software según sus requerimientos. Por último, pueden contratar módulos adicionales para configurar mejor el sistema.

En este último aspecto, quizás una oferta tan amplia de precios y licencias termina siendo confusa para las academias. Si bien resulta muy completo para la gestión administrativa y operativa, hace necesarias múltiples integraciones y complementos que para instituciones más pequeñas no tiene mucho sentido. 

Desde nuestra parte, no consideramos que sea una opción viable para academias más pequeñas, ya que además la dependencia de internet puede ser un punto en contra. 

Conclusión

Atenea ERP se nos presenta como una opción completa y especializada para academias que buscan mejorar su gestión administrativa y educativa.

Su enfoque modular y trazabilidad nos ofrece una gran cantidad de funcionalidades que optimizan la relación con alumnos y familias, al mismo tiempo que mejoran la eficiencia operativa. 

Si bien puede requerir una fase de adaptación, su capacidad para centralizar y automatizar procesos clave lo vuelve una opción a considerar para cualquier institución educativa que busque una solución integral y escalable.