Quienes comercializan productos conocen de primera mano la importancia (y el problema) de llevar adelante un inventario físico, siendo una de las formas más conocidas de controlar el stock a la “antigua”. Es decir, destinando un espacio específico para ello y revisando artículo por artículo.
Sin embargo, lo cierto es que este método sigue siendo esencial para cualquier negocio, ya que nos evita futuros dolores de cabeza al ser comparado el plano real con el contable, además de garantizar la seguridad de los productos y su estado, ayudando a detectar fallas físicas y errores administrativos.
En este artículo abordamos todo lo que necesitas saber al momento de hacer tu inventario físico, por qué es tan importante y qué hacer si encuentras discrepancias con los sistemas contables.
¿Qué son los inventarios físicos y para qué sirven?
El inventario físico es el proceso mediante el cual se llevan determinadas prácticas para revisar de manera detallada y precisa de todos los productos almacenados en una empresa. Este proceso implica contar manualmente cada artículo para verificar si la cantidad física existente coincide con los registros teóricos o contables, que suelen estar almacenados en sistemas de gestión de inventarios o en hojas de cálculo.
Aunque parece tedioso, realizar un inventario físico es esencial para garantizar la exactitud de los datos y corregir posibles discrepancias entre lo que debería haber en el almacén y lo que realmente está disponible.
De hecho, una de las principales funciones del inventario físico es comparar el stock real con el teórico. Al realizar esta comparación, puedes detectar errores en los registros, robos, pérdidas, daños o productos obsoletos que ya no tienen salida en el mercado.
Inventario físico vs inventario contable vs corte de inventario: ¿Cuál es el verdadero?
Como hemos mencionado al inicio del artículo, es importante destacar que el inventario físico y el inventario contable no siempre coinciden.
El inventario contable es el registro digital o físico de los productos almacenados que se actualiza con cada entrada o salida de mercancía. En cambio, el inventario físico consiste en la verificación manual de la mercancía que realmente se encuentra en el almacén.
Aquí es probable que te encuentres frente a otra duda: ¿No es ese el corte de inventario?, ¡La verdad es que sí son muy parecidos! Sin embargo, el corte de inventario está más asociado a un solo objetivo, que es el conteo físico del inventario.
El inventario físico consiste en algo más global, es decir, si bien incluye el corte de inventario, estamos hablando de todos aquellos procesos que ayudan a hacer funcionar de manera eficiente y optimizada un inventario, especialmente en lo relacionado con las existencias físicas.
Otro aspecto a considerar es que mientras que el inventario contable se actualiza de forma regular con las entradas y salidas de productos, el inventario físico, y por ende, el corte de inventario, se realizan con menos frecuencia, generalmente de forma anual o periódica.
Las discrepancias entre ambos pueden surgir por errores humanos, sistemas desactualizados, pérdidas no registradas o incluso por actos ilícitos, como robos internos, comúnmente conocidos como “robos hormiga”. Al final, abordaremos con mayor detalle los motivos por los cuales ocurre esto y qué puedes hacer al respecto.
Qué debes esperar al realizar un inventario físico
El inventario físico ofrece una serie de beneficios importantes que permiten a las empresas mantener un control riguroso sobre sus productos y tomar decisiones basadas en datos precisos.
5 ventajas del inventario físico
Hasta aquí, veamos algunas de las muchas ventajas de realizar un inventario físico:
Actualización constante de los niveles de inventario
Al realizar un inventario físico, puedes asegurarte de que el stock registrado en tus sistemas coincide con la cantidad real de productos en el almacén. Esto te permite cumplir con los pedidos de los clientes de manera más rápida y eficiente. Además, te ofrece la posibilidad de informarles con precisión sobre los tiempos de entrega cuando un producto no está disponible, lo que mejora la confianza y satisfacción del cliente.
Identificación de pérdidas y discrepancias
Realizar un inventario físico regularmente te permite detectar pérdidas en el almacén, ya sea por robos, errores de registro o mal manejo de productos. Esto es crucial para tomar medidas correctivas, como mejorar la seguridad o ajustar los procedimientos de almacenamiento. Además, al comparar el inventario físico con el teórico, puedes identificar discrepancias que podrían llevar al desabasto o, por el contrario, al exceso de inventario, lo que repercute en costos innecesarios.
Control de productos obsoletos o dañados
Un inventario físico permite identificar aquellos productos que han estado demasiado tiempo almacenados, perdiendo su valor o quedando obsoletos. Esto te permite tomar decisiones oportunas, como realizar ofertas para liquidar esos productos o planificar su retiro, evitando que ocupen espacio y recursos sin generar ingresos.
Optimización del espacio y recursos del almacén
Tener un inventario actualizado mediante conteos físicos también ayuda a gestionar mejor el espacio del almacén, ya que evita la acumulación innecesaria de productos que no tienen rotación. Así, puedes optimizar el uso de recursos, reduciendo los costos asociados al almacenamiento prolongado de mercancías.
Mejora en la toma de decisiones operativas
Contar con información precisa sobre los niveles de inventario es fundamental para planificar futuras compras, gestionar el flujo de trabajo y evitar situaciones como el desabasto.
Además, permite a los responsables de almacén y contabilidad realizar ajustes en los procedimientos y mejorar la eficiencia operativa de la empresa.
Los desafíos al momento de hacer un inventario físico
A pesar de su importancia y beneficios, el inventario físico puede presentar ciertos desafíos que debes tratar de sortear mediante buenas prácticas, como así también algunas condiciones que son parte de su proceso de realización.
Veamos algunas desventajas del inventario físico y requerimiento específicos para su puesta en marcha:
Inversión de tiempo y recursos
Uno de los principales inconvenientes del inventario físico es el tiempo y los recursos que requiere. Es un proceso que demanda una planificación meticulosa y, en muchos casos, la contratación de personal adicional o la externalización del servicio a una empresa especializada.
Esta inversión puede ser considerable, especialmente en empresas con grandes volúmenes de stock o almacenes muy amplios.
Interrupción de las operaciones
En muchas ocasiones, para realizar un inventario físico es necesario detener o reducir las operaciones del almacén, lo que puede afectar el servicio al cliente. Esto se debe a que el personal está ocupado en el conteo y no puede gestionar pedidos o despachos, lo que puede generar retrasos en las entregas y afectar la reputación de la empresa.
Errores en el registro del inventario
Aunque el inventario físico tiene como objetivo corregir errores, también puede ser fuente de nuevas discrepancias si no se realiza de manera cuidadosa. Los errores humanos, como el mal conteo de productos, la clasificación incorrecta o la omisión de ciertos artículos, pueden generar inconsistencias entre el inventario físico y el contable.
Además, es común que se produzcan discrepancias al contar artículos que no han sido registrados contablemente, como entregas recibidas que aún no se han ingresado en el sistema o pedidos enviados que no se han facturado.
Riesgo de sobrecarga o escasez de productos
Si el inventario físico no se lleva a cabo de forma periódica o no se ejecuta correctamente, pueden surgir problemas graves, como el desabasto de productos esenciales o el exceso de mercancías que no tienen salida en el mercado.
Ambas situaciones impactan negativamente en la rentabilidad de la empresa, ya que se incurre en costos innecesarios de almacenamiento o se pierden ventas por falta de stock.
Costos adicionales por deterioro de productos
Cada día que un producto permanece en el almacén, su valor puede disminuir, especialmente en sectores donde la rotación de inventarios es crucial. No llevar un control adecuado mediante inventarios físicos puede llevar a que los productos queden almacenados más tiempo del necesario, aumentando los costos de almacenamiento y el riesgo de que el valor de los artículos se reduzca significativamente, afectando la rentabilidad.
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Importancia de realizar un inventario físico en una empresa
El inventario físico desempeña un papel fundamental en la gestión de cualquier almacén o empresa. Más allá de ser una simple tarea de conteo, es un proceso que garantiza la veracidad de la información registrada y proporciona datos críticos para la toma de decisiones operativas, financieras y estratégicas.
Además de los beneficios y desafíos que presenta, la importancia de los inventarios físicos permite la verificación de los registros constantes, lo que mantiene la integridad de los datos y previene problemas financieros o de planificación. De esta forma, es posible asegurar en el reporte de inventario que las cifras en los sistemas de gestión o en los estados financieros son correctas, lo que evita situaciones de descontrol o fraudes internos.
Otro de los indicadores clave que se obtiene del inventario físico es la rotación de productos, es decir, la velocidad con la que los bienes ingresan y salen del almacén. Al analizar esta información, es posible identificar productos que se están fabricando o adquiriendo en cantidades superiores a su demanda, lo que puede generar problemas de sobreinventario y afectar negativamente la rentabilidad.
Así mismo, contar con un buen formato de inventario físico actualizado proporciona información precisa para la planificación de compras, producción y ventas. Las empresas pueden anticipar sus necesidades futuras y ajustar sus estrategias de aprovisionamiento en función de los datos obtenidos.
De este modo, permite conocer el momento adecuado para realizar nuevas adquisiciones o reducir la compra de productos que no se están moviendo con la rapidez esperada, lo que evita sobrecostos y asegura un flujo de trabajo más eficiente.
¿Cómo realizar un inventario físico? Etapas de la toma física del inventario
Llevar a cabo un inventario físico es un proceso detallado que requiere una planificación adecuada y la participación de todo el personal involucrado. A continuación, te explicamos paso a paso cómo realizarlo, destacando las etapas de la toma física del inventario, para que sea lo más preciso y eficiente posible.
1. Planificación y programación del inventario
El primer paso en el proceso de toma física de inventarios es la planificación. Es fundamental determinar con anticipación la fecha y hora en la que se realizará el conteo, preferiblemente en un momento de baja actividad en el almacén para evitar interrupciones. Además, es crucial asignar a cada miembro del equipo su rol en el proceso, asegurándose de que todos los involucrados estén capacitados y tengan claras sus responsabilidades.
Durante esta etapa, también se decide si el inventario se llevará a cabo en una sola jornada o si es necesario hacerlo en varios días, dependiendo del tamaño del almacén y del volumen de productos a contar. Una buena programación permitirá minimizar el impacto en las operaciones diarias y optimizar los recursos disponibles.
2. Preparación del almacén
Antes de comenzar con el conteo, es necesario preparar el espacio físico del almacén. Esto incluye limpiar y ordenar las áreas para facilitar el acceso a los productos y evitar confusiones. Es importante que las zonas de almacenamiento estén claramente etiquetadas, indicando las categorías de los productos y su ubicación específica.
Otra tarea clave es verificar que cada producto esté correctamente clasificado por su tipo, tamaño, y presentación, ya que esto agiliza el proceso de conteo y reduce la posibilidad de errores. Además, contar con un almacén bien organizado permite que los operarios puedan acceder rápidamente a los productos y optimiza el flujo de trabajo.
3. Asignación de responsabilidades
Una vez que el almacén está listo, es momento de asignar las responsabilidades. Cada miembro del equipo deberá tener una zona específica del almacén bajo su control y estar encargado de contar los productos que se encuentran en dicha área. Es esencial que se den instrucciones claras y detalladas para asegurar que el conteo se realice de manera uniforme y sin omisiones.
En esta etapa, la comunicación es clave. Los supervisores deben estar disponibles para resolver cualquier duda o discrepancia que pueda surgir durante el conteo, lo que asegura que el proceso fluya sin interrupciones.
4. Uso de herramientas tecnológicas
Para agilizar el proceso y minimizar errores, es recomendable utilizar herramientas tecnológicas, como escáneres de códigos de barras, dispositivos de identificación por radiofrecuencia (RFID) o software especializado de gestión de inventarios. Estas herramientas permiten registrar automáticamente la cantidad de productos en cada ubicación y facilitan la posterior actualización de los registros contables.
Además de reducir el margen de error, el uso de estas tecnologías acelera el conteo y permite generar informes detallados que reflejan las discrepancias entre el inventario físico y el teórico, así como las medidas correctivas a tomar.
Otro aspecto fundamental y mucho más abarcativo es el uso de un ERP para inventarios, que van más allá de la toma de inventarios físicos y ofrecen la implementación de funciones avanzadas para diferentes industrias.
5. Conteo exhaustivo de productos
Una vez asignadas las áreas y preparados los equipos, comienza el conteo de los productos. En esta etapa, cada operario debe realizar un conteo meticuloso, asegurándose de registrar correctamente las cantidades de cada artículo. Es importante prestar atención a los detalles, especialmente en productos similares que podrían confundirse si no se clasifican adecuadamente.
Para garantizar la precisión, se recomienda realizar un doble conteo en áreas críticas o en productos de alto valor. Esto reduce la posibilidad de errores y asegura que el inventario refleje la realidad del almacén.
6. Ajuste de inventario
Después de finalizar el conteo, es probable que se encuentren discrepancias entre el inventario físico y los registros contables. Estas diferencias pueden deberse a errores en el conteo, robos, productos dañados o no registrados, entre otras razones. En este caso, se deben realizar los ajustes correspondientes en el sistema de inventarios para reflejar las cantidades reales de productos en cada ubicación.
Es crucial que este ajuste sea documentado correctamente, y que se identifiquen las posibles causas de las discrepancias para evitar que se repitan en el futuro.
7. Actualización de registros y generación de informes
La última etapa del proceso de toma física del inventario consiste en actualizar los registros de inventario con los resultados obtenidos durante el conteo. Esto incluye la entrada de datos en el sistema de gestión de inventarios y la generación de informes detallados que reflejen las diferencias encontradas.
Estos informes no solo deben mostrar las discrepancias entre el inventario físico y el teórico, sino también las medidas correctivas que se tomaron. Además, es fundamental hacer un análisis de las causas detrás de las diferencias para mejorar los procesos de control en el futuro y evitar pérdidas económicas.
En resumen, realizar un inventario físico es un proceso detallado que requiere planificación, organización y el uso adecuado de herramientas tecnológicas. Siguiendo estos pasos y aplicando las mejores prácticas, es posible garantizar que los datos del inventario sean precisos y que la empresa pueda tomar decisiones informadas basadas en información actualizada y confiable.
Valoración del inventario físico
Uno de los aspectos clave en la gestión del inventario físico es su correcta valoración. Conocer cuánto vale el stock en tu almacén es crucial para tomar decisiones informadas sobre compras, ventas y optimización de recursos.
Además, la valoración del inventario afecta directamente el balance financiero de la empresa, ya que influye en los cálculos de costos y ganancias.
Existen varios métodos para calcular el costo del inventario, cada uno con sus particularidades según el tipo de productos y las necesidades del negocio. A continuación, te explicamos los principales métodos de valoración y su importancia.
Método de valoración FIFO (First In, First Out)
El método FIFO, conocido en español como «Primero en Entrar, Primero en Salir,» se basa en la premisa de que los primeros productos o insumos que ingresan al almacén son los primeros en ser utilizados o vendidos. Este enfoque sirve a las empresas que manejan productos perecederos o con fecha de caducidad, como alimentos o medicamentos, donde es importante dar salida a los productos más antiguos antes de que pierdan su valor.
Método de valoración LIFO (Last In, First Out)
En este caso, se asume que los productos más recientes en ingresar al almacén son los primeros en salir. Este método se puede aplicar en industrias donde los precios de los insumos o materias primas tienden a subir con el tiempo, ya que permite que los costos más altos se reflejen primero en los cálculos de ventas. Sin embargo, puede no ser adecuado para empresas que manejan productos perecederos, ya que aumenta el riesgo de obsolescencia o deterioro.
Precio Medio Ponderado (PMP)
Este es un método que calcula una media entre los costos de adquisición de los productos o insumos en diferentes momentos del tiempo. Es decir, se toma en cuenta tanto el costo de los productos que ingresaron al inicio del proceso como el de aquellos que fueron adquiridos posteriormente. Es útil para empresas que compran insumos a diferentes precios en distintos momentos, ya que suaviza las fluctuaciones de costos.
Valoración de activos fijos y depreciación
La valoración de activos fijos, como maquinaria y equipos, es un caso particular, ya que estos bienes pierden valor con el tiempo debido al desgaste y la obsolescencia. Este proceso se conoce como depreciación, y es importante tenerlo en cuenta al calcular el valor del inventario, especialmente si se utilizan equipos o herramientas como parte del proceso de producción.
Confiabilidad del inventario: las discrepancias entre el inventario físico y el contable
La confiabilidad del inventario se refiere a la capacidad de mantener un inventario actualizado y preciso en tiempo real, controlando los movimientos de entrada y salida de los productos de forma eficiente.
La meta es alcanzar una exactitud cercana al 100% entre lo que figura en los registros contables y lo que realmente se encuentra en el almacén. Un inventario confiable asegura que siempre se sepa qué productos están disponibles, en qué cantidades y en qué ubicación exacta, lo que es clave para evitar problemas operativos y financieros.
Sin embargo, cuando el inventario físico no coincide con el inventario contable, como te mencionamos al inicio del artículo, pueden surgir diversas complicaciones que afectan el funcionamiento del negocio.
A continuación, exploramos las principales causas de las discrepancias, cómo impactan la confiabilidad del inventario y qué puedes hacer al respecto.
1. Hurto interno
Uno de los motivos más comunes de las diferencias entre el inventario físico y el contable es el robo interno por parte de empleados. Aunque estas pérdidas pueden parecer pequeñas, cuando no se detectan a tiempo, pueden acumularse y generar un impacto significativo en el inventario.
Para minimizar este riesgo, es crucial implementar sistemas de seguridad y realizar inventarios periódicos que ayuden a detectar cualquier irregularidad.
2. Falta de registro en las salidas de productos
Otra causa frecuente de discrepancias es cuando los productos salen del almacén sin ser registrados correctamente en el sistema. Esto puede ocurrir por fraude interno o simplemente por errores administrativos, como no generar la factura, albarán o ticket correspondiente.
Este tipo de confusiones afecta la confiabilidad del inventario y puede llevar a desabastecimientos o sobreinventarios imprevistos. La recomendación sigue siendo llevar u control exhaustivo, mantener actualizados los sistemas de registro y garantizar el orden de las actividades.
3. Hurto externo
En almacenes que tienen contacto directo con el público, el hurto externo también puede ser una fuente de diferencias en el inventario. En estos casos, es fundamental contar con medidas de seguridad como cámaras de vigilancia o etiquetas antirrobo para minimizar estas pérdidas.
4. Errores administrativos
Los errores en la entrada o salida de productos son una causa común de discrepancias. Esto puede suceder cuando se ingresan mal las cantidades de un producto o se registran equivocadamente las referencias.
Por ejemplo, ingresar un producto con el código de otro o no registrar adecuadamente una mercancía al momento de su entrada o salida puede generar diferencias significativas en el inventario.
5. Mercancías no registradas
Ocurre cuando se recibe un producto en el almacén, pero el albarán de entrega no se ha registrado aún en el sistema. Es fundamental que, antes de realizar el inventario físico, se aseguren de que todos los albaranes y documentos relacionados con entradas y salidas de mercancía estén debidamente actualizados en el sistema para evitar confusiones.
6. Productos en mal estado no dados de baja
Cuando se desechan productos dañados o caducados sin darlos de baja en el inventario, se genera una diferencia que puede ser difícil de rastrear. Este tipo de situaciones puede provocar que el inventario teórico mantenga registros de productos que ya no están disponibles físicamente, afectando la confiabilidad de la información.
Conclusión
Realizar un inventario físico adecuado es una tarea esencial para mantener el control de los productos en el almacén y asegurar la coherencia con los registros contables. Un inventario confiable permite tomar decisiones acertadas sobre compras, ventas y producción, y evita problemas operativos como el desabastecimiento o el sobreinventario.
Finalmente, recuerda que para garantizar la máxima confiabilidad en tu inventario, debes evitar los errores que te hemos mostrado e implementar herramientas como los ERP de inventario y lectores de códigos de barras que faciliten la tarea, además de minimizar los errores humanos. Otro punto extra será la capacitación del personal: asegúrate de que todos los involucrados en el proceso de inventario estén bien capacitados y entiendan la importancia de su papel en la precisión del conteo.
Siguiendo esta guía, podrás tener un inventario físico que te llene de orgullo y garantice el funcionamiento de tu empresa de manera más eficiente, reduciendo costos innecesarios y maximizando la satisfacción del cliente.