La implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) és un tema que requiere mucha investigación. Sobre todo en lo que equivale a precios. ¿Conoces cuáles son los costos de implementación de un ERP?
Si pensabas que adquirir un ERP solo iba a costar el precio de la licencia del software, este artículo es para ti. Te explicamos cuáles son los costos extra que debes considerar en tu presupuesto.
Estos son los costos de implementación de un ERP que debes tener en cuenta
Costos de licencias
Los costos de implementación de un ERP en licencias varía según el modelo de despliegue (on-premise vs. sistema en la nube), el número de módulos seleccionados (finanzas, recursos humanos, producción, etc.), y el número de usuarios.
Por ejemplo, una licencia para SAP Business One, enfocado en pequeñas y medianas empresas, puede oscilar entre $1,500 a $3,000 USD por usuario en modalidad de compra única.
En contraste, modelos de suscripción para soluciones en la nube como Dynamics 365 Business Central ofrecen una estructura de pago mensual empezando en aproximadamente $70 USD usuario/mes.
Costos de implementación y consultoría
Los servicios de consultoría especializada desempeñan un papel crucial en la adaptación del ERP a las necesidades específicas de cada empresa. Este proceso requiere un equipo de consultores especializados en ERP, cuyas tarifas pueden variar desde $150 a $300 USD por hora.
En proyectos de alta complejidad, donde se necesitan desarrollos específicos o integraciones complejas con sistemas legados o plataformas de e-commerce, el total puede ascender rápidamente, superando los $50,000 USD en consultoría y personalización.
Capacitación y entrenamiento
La inversión en capacitación y entrenamiento del personal es esencial para maximizar el retorno de la inversión y garantizar una adopción exitosa del ERP.
Dicha capacitación puede realizarse in situ o a través de plataformas de e-learning, con costos que varían según la profundidad y la amplitud del contenido, pudiendo oscilar entre $2,000 y $10,000 USD, dependiendo del número de usuarios y la complejidad de la solución implementada.
Costos de hardware y equipamiento
La infraestructura tecnológica necesaria para la implementación de un ERP on-premise agrega una capa adicional de costos. Desde servidores hasta equipos informáticos, estos elementos pueden elevar el presupuesto inicial, aunque su impacto varía según las necesidades específicas de cada empresa.
Pero, lo importante, ¿cuánto cuesta? La inversión inicial en infraestructura puede superar los $20,000 USD para empresas medianas, sin incluir costos de mantenimiento y actualizaciones futuras.
Migración de datos y soporte post-implementación
La migración de datos de sistemas existentes y los costos de soporte post-implementación también deben considerarse en los costos de implementación de un ERP. Este proceso técnico puede requerir herramientas de ETL (Extract, Transform, Load), scripts de limpieza de datos, y pruebas exhaustivas de carga, lo que puede incrementar el costo de implementación en $5,000 a $20,000 USD, dependiendo del volumen de datos y la complejidad de los sistemas de origen.
Por otro lado, los contratos de soporte pueden representar entre el 15% y el 20% del costo inicial de la licencia por año, dependiendo del proveedor y el nivel de servicio acordado (SLA).
¿Cuáles son los costos de mantenimiento de un ERP?
Fee Anual
El Fee Anual, también conocido como Cargo Anual de Soporte y Mantenimiento, representa un aspecto crucial en los costos de implementación de un ERP. Este costo, que oscila entre el 15% y el 30% del precio del software, proporciona acceso a nuevas versiones y servicios de soporte.
La variación en el rango se debe a diferencias en los servicios ofrecidos por los proveedores, algunos incluyen ciertos servicios extendidos dentro del costo, mientras que otros los consideran como servicios adicionales contratados por evento.
La elección del plan de soporte adecuado es fundamental, especialmente si la empresa cuenta con un equipo interno de soporte o si ha contratado servicios de outsourcing. En ausencia de un equipo interno dedicado, se recomienda seleccionar el plan con la mayor cobertura posible para garantizar una adecuada atención y resolución de problemas.
Para los sistemas en Modalidad de Suscripción, el costo de actualización suele estar incluido en la mensualidad del software, aunque pueden existir restricciones en cuanto al soporte del producto, como actualizaciones anuales definidas unilateralmente por el proveedor. Es importante evaluar si estas condiciones son compatibles con las necesidades de la empresa.
Garantía y Soporte
La garantía y el soporte técnico son elementos esenciales del mantenimiento continuo de un ERP. La garantía, que varía en duración según el contrato, cubre ciertos escenarios y condiciones específicas. Mientras que el soporte técnico se encarga de resolver problemas derivados del uso del sistema, la infraestructura o fallas inherentes.
La realización de actividades de mantenimiento preventivo con los proveedores es crucial para garantizar que el software esté actualizado y sea compatible con la infraestructura de la empresa. Dejar el software desactualizado puede exponer a la empresa a riesgos de seguridad informática y acceso no autorizado a información sensible.
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Estrategias para minimizar los costos de implementación de un ERP
Minimizar los costos de implementación de un ERP es una preocupación central para las empresas. Más allá de calcular el gasto inicial, se trata de adoptar estrategias inteligentes que reduzcan los costos tanto antes como después del inicio del proyecto.
En primer lugar, dimensionar adecuadamente el proyecto desde el principio es esencial. Una planificación precisa basada en la información proporcionada por el cliente y recopilada durante la fase inicial de recopilación de datos puede evitar desviaciones significativas. La experiencia del equipo de implantación también es fundamental, ya que una sólida trayectoria en proyectos similares garantiza una evaluación precisa de los recursos necesarios.
La colaboración estrecha entre la empresa y el proveedor del ERP desde el inicio es valioso. La participación activa de ambas partes en la definición, ejecución y cierre del proyecto agiliza el proceso y minimiza los obstáculos. Es crucial que ambas partes estén comprometidas con el éxito del proyecto para evitar retrasos y complicaciones.
Conclusión
En resumen, abordar los costos de implementación de un ERP desde una perspectiva estratégica es esencial para el éxito empresarial. Al adoptar estrategias como una planificación precisa y una colaboración estrecha, las empresas pueden minimizar los gastos y maximizar el valor de su inversión en software.
Una implementación eficiente del ERP no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también garantiza una inversión rentable y sostenible a largo plazo para la empresa.