¿Alguna vez has sentido la frustración de buscar desesperadamente una pieza de repuesto que debería estar en tu inventario? Si tu respuesta fue sí, esta guía sobre compras MRO es para ti.
Imagina esto: estás en medio de un día laboral agitado y, de repente, una máquina en tu producción se detiene. La falta de una simple pieza de repuesto o un lubricante específico podría paralizar toda tu operación. ¿Te ha pasado? Si es así, entonces has experimentado de primera mano los problemas que pueden surgir por no tener una gestión adecuada de compras MRO.
La buena noticia es que existe una solución: Establecer una gestión de compras MRO bien estructurada. Implementar una estrategia efectiva de MRO previene estos problemas, optimiza tus operaciones, reduce costos y mejora la eficiencia general. Con una gestión adecuada, puedes asegurarte de que siempre tendrás los suministros necesarios a mano.
¡Sigue leyendo!.
¿Qué es mro en compras?
MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones) en compras se usa para describir una categoría específica de bienes y servicios que son esenciales para el funcionamiento continuo de una empresa, pero que no forman parte del producto final.
Es decir, estos productos y servicios son necesarios para asegurar que los equipos, infraestructuras y procesos operativos se mantengan en óptimas condiciones de funcionamiento, permitiendo así que la producción y otras actividades empresariales se realicen sin interrupciones.
Veamos en detalle qué es MRO en compras:
Definición de MRO
Las compras MRO abarcan todos los productos y servicios necesarios para mantener las operaciones de una empresa.
¿Qué incluye?
- Mantenimiento (Maintenance): Actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y maquinaria. Incluye lubricantes, herramientas de mantenimiento, piezas de repuesto, y servicios de mantenimiento.
- Reparación (Repair): Acciones necesarias para reparar equipos y sistemas cuando se presentan fallos o averías. Esto puede implicar la compra de componentes de reemplazo y la contratación de servicios técnicos.
- Operaciones (Operations): Suministros y servicios que son esenciales para las operaciones diarias de la empresa, como equipo de seguridad, productos de limpieza, suministros de oficina, y consumibles industriales.
Empieza con esta guía para crear una estrategia de compras MRO
¡Aquí te dejo una guía paso a paso para que puedas implementar esta estrategia con éxito!
Paso 1: Haz un Inventario de tus necesidades MRO
¡Manos a la obra! El primer paso práctico es hacer una lista detallada de todos los ítems de compras MRO que necesitas.
Puedes empezar revisando tus registros de compras pasadas. Una buena idea es consultar con los equipos de mantenimiento y operaciones para no dejar nada afuera.
Esto puede incluir:
- Herramientas y equipos de mantenimiento
- Piezas de repuesto
- Productos de limpieza
- Equipos de seguridad
- Consumibles (tornillos, pernos, lubricantes, etc.)
Pregúntate:
- ¿Qué herramientas y equipos de mantenimiento utilizamos?
- ¿Cuáles son las piezas de repuesto más comunes que necesitamos?
- ¿Qué productos de limpieza y equipos de seguridad usamos regularmente?
- ¿Qué consumibles son esenciales para nuestras operaciones diarias?
Paso 3: Evalúa tus proveedores actuales
¿Tienes proveedores confiables? Es el momento de hacer una evaluación. Considera la calidad de sus productos, los tiempos de entrega, los costos y el servicio al cliente. Una relación sólida con buenos proveedores puede marcar una gran diferencia.
Vas a comenzar creando una lista de criterios de evaluación. Luego, hazte estas preguntas sobre tus proveedores actuales:
- En cuanto a calidad del producto: ¿Los productos cumplen con tus estándares de calidad?
- Los tiempos de entrega: ¿Entregan los pedidos a tiempo y sin demoras?
- Los costos: ¿Sus precios son competitivos en comparación con otros proveedores?
- En servicio al cliente: ¿Responden rápidamente a tus consultas y problemas?
- Su reputación: ¿Tienen buenas referencias y una reputación sólida en el mercado?
- La flexibilidad: ¿Son capaces de adaptarse a cambios en tus necesidades?
Puedes crear una tabla donde asignar puntuaciones a cada proveedor según los criterios establecidos. Usa una escala de 1 a 5, por ejemplo, donde 1 es pobre y 5 es excelente.
Luego, calcula la puntuación total de cada proveedor y compáralos. Identifica cuáles son tus proveedores más fuertes y cuáles tienen áreas de mejora.
Si necesitás más ayuda con este punto, puedes chequear nuestra nota: ¿Cómo evaluar a tus proveedores?
Paso 4: Consolida proveedores y negocia contratos
Para simplificar tu gestión y obtener mejores precios, intenta consolidar tus compras con menos proveedores. Negocia contratos a largo plazo que incluyan descuentos por volumen y condiciones favorables de entrega. ¡Recuerda que una buena negociación es clave!
Una vez que hayas evaluado a tus proveedores, el siguiente paso es consolidar tus compras y negociar contratos favorables.
¿Cómo consolidar proveedores y negociar contratos?
- Establece prioridades: Decide cuáles son los criterios más importantes para tu empresa (por ejemplo, calidad, precio, tiempo de entrega) y prioriza los proveedores que mejor cumplan con estos criterios.
- Negocia contratos: Al negociar, busca términos que beneficien a ambas partes. Esto puede incluir descuentos por volumen, mejores condiciones de pago, tiempos de entrega garantizados, etc. Una buena idea es ofrecer a los proveedores contratos a largo plazo a cambio de mejores precios y condiciones. Los contratos a largo plazo pueden proporcionar estabilidad tanto para ti como para el proveedor.
- Comunica claramente tus expectativas: Asegúrate de que los proveedores comprendan claramente tus necesidades y expectativas. Esto incluye tiempos de entrega, estándares de calidad, y cualquier otro requisito específico.
Paso 5: Lo mejor es un ERP para una gestión integral
Para optimizar verdaderamente la gestión de tus compras MRO, te recomiendo contar con un ERP (Enterprise Resource Planning). A diferencia de un simple sistema de gestión de inventarios, un ERP integra y centraliza todos los aspectos de tu operación, desde compras y almacén hasta finanzas y mantenimiento.
Este sistema debería ayudarte a:
- Rastrear el uso de cada ítem de compras MRO.
- Generar órdenes de compra automáticas.
- Mantener registros precisos y actualizados.
Paso 6: Establece políticas y procedimientos claros
Define claramente quién es responsable de la gestión de compras MRO en tu empresa. Establece procedimientos para la solicitud y aprobación de compras, así como para la recepción y almacenamiento de suministros.
Vas a comenzar creando procedimientos escritos:
- Establece un proceso claro para que los empleados soliciten productos MRO. Esto puede incluir formularios de solicitud y un sistema de aprobación.
- Define quién tiene la autoridad para aprobar las solicitudes de compra y en qué condiciones.
- Establece procedimientos para la recepción de productos, incluyendo la verificación de la calidad y cantidad. Define cómo y dónde se deben almacenar los productos para asegurar un fácil acceso y buena conservación.
Para ello, puedes crear un manual de compras que incluya todos los procesos y responsabilidades. Asegúrate de que esté fácilmente accesible para todos los empleados.
Paso 7: Capacita a tu equipo
Tu equipo debe estar bien informado sobre la importancia de la gestión de MRO y cómo seguir las políticas y procedimientos establecidos.
Para ello:
- Organiza sesiones de capacitación regulares para mantener a todos en la misma página.
- Involucra a tu equipo en la creación y mejora de los procedimientos.
- Realiza sesiones de retroalimentación donde el equipo pueda discutir problemas y sugerir mejoras.
Paso 8: Monitorea y mejora continuamente
No basta con implementar la estrategia; también debes monitorear su eficacia y buscar continuamente áreas de mejora.
Realiza auditorías regulares del inventario, revisa el desempeño de los proveedores y ajusta tus estrategias según sea necesario con los KPI de compras.
Paso 9: Fomenta la fomunicación Interna
Mantén abiertas las líneas de comunicación entre los departamentos de compras, mantenimiento y operaciones. Una buena comunicación asegura que todos estén al tanto de las necesidades y posibles problemas.
Por ultimo: Revisa y adapta la estrategia. El mercado y tus necesidades pueden cambiar con el tiempo. Revisa tu estrategia de compras MRO periódicamente y adáptala según las circunstancias. La flexibilidad es clave para mantener la eficacia a largo plazo.
¡Estas listo para empezar!
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Últimos insights para optimizar tus compras MRO
Ahora que ya sabes en qué consisten las compras MRO, veamos los ultimos insights para que mejores en un 100% en tu proxima compra de materiales.
Automatiza el control de inventario
No me canso de decirlo: la automatización del control de inventario es fundamental para mantener un flujo continuo de suministros y evitar interrupciones en la producción.
¿Cómo hacerlo? Selecciona un ERP que contenga Gestión de Inventario.
Algunas opciones populares que tiene el mercado son SAP Business One o NetSuite ERP, pero siempre investiga según tus necesidades y presupuesto.
Lo mas importante es que el software permita la integración con tus sistemas actuales, seguimiento en tiempo real, y generación de informes detallados.
Truco: Configura alertas automáticas para cuando los niveles de inventario caigan por debajo de un umbral específico. Esto asegura que nunca te quedes sin los suministros críticos y evita la acumulación innecesaria de inventario.
Utiliza análisis de datos para la toma de decisiones de compras MRO
El análisis de datos es una herramienta poderosa para optimizar tu gestión de compras MRO.
¿Cómo hacerlo? Asegúrate de que estás recopilando datos de todas las fuentes relevantes, incluyendo compras, inventarios, ventas y rendimiento de proveedores.
Una buena idea es utiliza run sistema que centralice todos estos datos para facilitar el análisis. Puedes considerar herramientas de Business Intelligence (BI) como Tableau, Power BI o Google Data Studio para crear dashboards y visualizaciones interactivas.
Revisa datos históricos para identificar patrones de consumo, estacionalidades y tendencias. ¿Hay ciertos productos que se utilizan más en determinados periodos del año? Por ejemplo, las piezas de repuesto específicas para equipos que necesitan más mantenimiento durante el verano.
Utiliza estos insights para prever futuras necesidades y planificar tus compras de manera más eficiente.
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Conclusión
Evaluar a tus proveedores actuales y consolidar tus compras con menos proveedores es un paso clave para una gestión de compras MRO.
La negociación de contratos favorables puede ahorrarte dinero y asegurar que siempre tengas los suministros que necesitas. ¿Listo para seguir adelante? Continúa leyendo nuestro blog para más consejos sobre cómo optimizar tu gestión de compras MRO y hacer que tu operación funcione sin problemas. ¡Buena suerte!