¿Qué son los indicadores de compras? | Aprende a calcular los principales como un experto

Enfrentar desafíos en la gestión de compras, como excesos de inventario o escasez de productos, puede ser devastador. ¿Has experimentado estas dificultades y te has preguntado cómo superarlas? La clave está en los indicadores de compras

Sin ellos, las empresas corren el riesgo de perder clientes y dañar su rentabilidad. ¿Cómo asegurar entonces que tu empresa se mantenga ágil y competitiva? La solución es simple pero poderosa: implementar indicadores de compras estratégicos. 

Los KPIS de compras, no solo previenen problemas de inventario, sino que también optimizan las operaciones de compra, mejorando la eficiencia y la capacidad de respuesta ante el cambiante mercado.

¿Qué son los indicadores de compras?

Los indicadores de compras, conocidos también como indicadores de gestión de compras o KPIs de compras, son métricas utilizadas para evaluar la eficiencia y eficacia del proceso de adquisición de bienes y servicios.

Estos indicadores ayudan a las empresas a comprender cómo está funcionando su departamento de compras y si está contribuyendo al éxito general de la organización.

Indicadores de compras: ¿para qué sirven?

En concreto, sirven para tomar decisiones informadas. Entre muchas cosas, permite: 

  • Identificar cuellos de botella, retrasos e ineficiencias en el proceso de compra, ofreciendo datos concretos para tomar medidas correctivas y mejorar la eficiencia operativa.
  • Ayudar a monitorear y controlar los costos asociados con la adquisición de bienes y servicios, identificando oportunidades para negociar mejores precios, reducir gastos y aumentar el ahorro.
  • Facilitar la evaluación y el seguimiento de la calidad de los productos y servicios adquiridos, asegurando que cumplan con los estándares de control requeridos y contribuyan al rendimiento y reputación de la empresa.
  • Proporcionar información en la evaluación de proveedores, lo que es fundamental para mantener relaciones sólidas, negociar términos favorables y asegurar una cadena de suministro estable.
  • Permitir analizar y entender las tendencias de compra, lo que ayuda a la planificación estratégica y a tomar decisiones basadas en datos sobre qué, cuándo y de quién comprar.
  • Contribuyen a identificar y evaluar riesgos en la cadena de suministro, como la dependencia de proveedores únicos, problemas geopolíticos o desastres naturales.
  • Ayudan a asegurar que las prácticas y políticas de compra cumplan con las regulaciones legales y los estándares éticos y ambientales, fomentando una gestión sostenible y responsable.
La transparencia y la responsabilidad en compras comienzan con indicadores de compras claros y medibles.

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Básicos para medir indicadores de compras dentro de tu empresa

Pero, entonces, ¿qué indicadores de compras puedo utilizar en mi empresa? Veamos cuáles son los principales:

1. Ratio de ventas sobre gasto (V/G)

Este indicador compara las ventas generadas frente a los gastos de compra. Se calcula dividiendo las ventas totales entre los gastos de compra.

Fórmula:

V/G = Ventas Totales / Gastos de Compra. 

Ejemplo: Si tu empresa genera 5,000,000 MXN en ventas y los gastos de compra son de 1,000,000 MXN, el V/G sería de 5. Esto significa que por cada peso gastado en compras, la empresa genera 5 pesos en ventas.

Es ideal para evaluar la eficiencia en el gasto y orientar la planificación presupuestaria.

2. Retorno de Inversión (ROI)

El ROI mide la rentabilidad de las inversiones realizadas, mostrando el tiempo necesario para recuperar una inversión en términos de ahorros o beneficios netos.

Fórmula:

ROI = (Ganancia de la Inversión – Costo de la Inversión) / Costo de la Inversión. 

Ejemplo: Si inviertes 200,000 MXN en un nuevo sistema de gestión de inventario que ahorra 50,000 MXN anuales, el ROI será del 25%.

Útil para determinar la viabilidad y el tiempo de recuperación de las inversiones en compras.

3. Tiempo total del proceso (TTP)

Analiza la duración completa de los procesos de compra, desde la solicitud hasta la entrega.

Fórmula: Se mide en días o horas, según el caso.

Ejemplo: Si el proceso de compra desde que se identifica la necesidad hasta que se recibe el material es de 30 días, ese es el TTP.

Es especialmente útil para identificar cuellos de botella y mejorar la eficiencia del proceso de compra.

5. Cantidad de pedidos rechazados

Mide la proporción de pedidos que son devueltos o rechazados por cualquier motivo.

Fórmula:

Pedidos Rechazados / Total de Pedidos. 

Ejemplo: Si se realizan 100 pedidos y 5 son rechazados, el índice de pedidos rechazados es del 5%.

Este indicador de compra evalua la calidad de los proveedores y la efectividad del proceso de selección y compra.

6. Volumen de negociación y procesos realizados

Este indicador de compra refleja la cantidad de negociaciones y transacciones completadas, ofreciendo una visión del dinamismo del departamento de compras.

Ejemplo: 

Pongamos un ejemplo con indicadores para el área de compras: Si el departamento de una empresa registró los siguientes datos de volumen de negociación y procesos realizados durante el último trimestre:

  • Enero:
    • Negociaciones exitosas: 25
    • Transacciones completadas: 50
  • Febrero:
    • Negociaciones exitosas: 30
    • Transacciones completadas: 55
  • Marzo:
    • Negociaciones exitosas: 28
    • Transacciones completadas: 52

Se puede observar un ligero aumento en el número de negociaciones exitosas y transacciones completadas de enero a febrero, seguido de una pequeña disminución en marzo. 

Esto podría indicar una tendencia positiva del KPI del departamento de compras en la capacidad de negociación del equipo durante los primeros meses del año. Aunque se necesitarían más datos y análisis para confirmar esta tendencia y comprender las razones detrás de los cambios observados.

Este KPI permite medir la actividad y efectividad de las compras.

William Thomson Kelvin, físico y matemático británico acuñó la frase: «Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar.¨

5 Principales indicadores de compras para una empresa que está empezando

Para una empresa que está comenzando es importante enfocarse en indicadores de compras que le permitan monitorear de cerca su eficiencia operacional, su capacidad para gestionar costos y la calidad de sus relaciones con los proveedores. Aquí hay algunos indicadores de compras que toda empresa nueva debería considerar:

Costo total de adquisición (TCO)

Este indicador va más allá del precio de compra inicial, incluyendo todos los costos relacionados con la adquisición, uso, mantenimiento y eventual disposición de un bien o servicio. 

Fórmula:

TCO = Precio de Compra + Costos de Operación + Costos de Mantenimiento + Costos de Disposición – Valor Residual

Ejemplo: Si una empresa compra una máquina por $10,000, gasta $500 anuales en mantenimiento, $200 anuales en operaciones, espera incurrir en $1,000 en costos de disposición al final de la vida útil de 5 años. Dejando el valor residual en $2,000, el TCO sería:

TCO = $10,000 + ($500 + $200) * 5 + $1,000 – $2,000 = $15,500

Ahorro en costos

Esencial para cualquier empresa, pero especialmente para las que están empezando, este indicador permite medir la diferencia entre el costo estándar de los bienes y servicios y el precio final pagado. 

Fórmula:

Ahorro en Costos = (Costo Estándar – Costo de Compra) × Cantidad Comprada

Ejemplo: Si el costo estándar de un producto es de 500 MXN por unidad, pero se negocia un precio de 450 MXN por unidad y se compran 100 unidades, el ahorro sería:

Ahorro=(500−450)×100=5,000 MXN

Eficiencia del proceso de compra

El indicador de eficacia del proceso de compra permite medir el tiempo y los recursos requeridos para completar un ciclo de compra, desde la identificación de la necesidad hasta la recepción del bien o servicio. 

Fórmula:

Eficiencia = Tiempo Estándar / Tiempo Real

Ejemplo: Si el tiempo estándar para completar un proceso de compra es de 10 días, pero se logra hacer en 7 días, la eficiencia sería:

Eficiencia=10/7=1.43

Como referencia; cuanto mayor sea el número, más eficiente es el proceso.

Tasa de cumplimiento de proveedores

Mide la fiabilidad de los proveedores en términos de entrega a tiempo y en completa conformidad con los pedidos. Un alto nivel de cumplimiento es crucial para mantener la continuidad del negocio y las relaciones positivas con los proveedores.

Fórmula:

Tasa de Cumplimiento = (Entregas a Tiempo / Total de Entregas) × 100%

Ejemplo: Si un proveedor realiza 50 entregas, de las cuales 45 son a tiempo, la tasa de cumplimiento sería:

Tasa de cumplimiento=(45/50)×100%=90%

Porcentaje de pedidos electrónicos

En la era digital, la capacidad de realizar pedidos de manera electrónica puede mejorar significativamente la eficiencia. Este indicador de compras refleja la proporción de pedidos realizados a través de medios electrónicos frente a los métodos tradicionales.

Fórmula:

Porcentaje = (Número de Pedidos Electrónicos / Total de Pedidos) × 100%

Ejemplo: Si se realizan 100 pedidos en total y 80 de ellos son electrónicos, el porcentaje sería:

Porcentaje=(80/100)×100%=80%

Conclusión

Para las empresas que están comenzando, es esencial comenzar a monitorear los principales indicadores de compras desde el principio.

Conocer los indicadores de compras no solo ayuda a establecer una base sólida para el crecimiento, sino que también permite la identificación temprana de áreas de mejora y oportunidades de optimización. A medida que la empresa crece, puede ser necesario introducir indicadores de compras adicionales o ajustar los existentes para reflejar mejor las prioridades y objetivos cambiantes.

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