ERP para cafeterías: qué es y cuáles son los mejores

Imagina tener un superpoder que te permite controlar todos los aspectos de tu negocio de café de manera eficiente y efectiva. ¡Bienvenido al mundo de los ERP para cafeterías! Pero, ¿qué es exactamente un ERP para cafeterías?

¿Qué es un ERP para cafeterías?

Un ERP, o Planificación de Recursos Empresariales, es un sistema de software diseñado para integrar y gestionar todas las facetas de tu negocio de café. Se encarga de tu aplicación de ventas, generando facturas electrónicas e impresas, administrando un Punto de Venta Virtual (TPV-POS) y monitoreando el control de inventario. Incluso podría encargarse de las alertas de caducidad de los productos perecederos y la gestión de calidad.

Pero no se detiene allí. Un ERP para cafeterías también se encarga de las operaciones de administración general, como los pagos de nómina y la realización automática de asientos contables a través de un programa contable y financiero. ¡Es como tener un asistente digital omnipresente!

Razones para implementar un ERP en tu café

Nos encontramos en una era de negocios altamente competitiva y compleja. Para prosperar, los empresarios deben aprovechar al máximo la tecnología disponible. Utilizar un ERP para tu local de café te ayudará a alcanzar tus objetivos de manera eficiente, ahorrándote tiempo, esfuerzo y recursos.

Los sistemas ERP te apoyan en la gestión eficaz de los procesos diarios de tu organización. ¿Necesitas llevar a cabo tareas administrativas? ¿Realizar contabilidad? ¿Supervisar la producción o gestionar recursos humanos? Un ERP se encarga de todas estas funciones y más.

Un programa para administrar cafeteria no es simplemente un sistema de software. Es un aliado esencial en la gestión eficiente de tu negocio. Ahora conoceremos cuáles son los mejores del mercado, sus características y precios.

Mejores 4 ERP para cafeterías

En primer lugar, es importante saber que estos software están orientados a negocios gastronómicos en general; es decir, pueden usarse en restaurantes, bares, cafeterías y, algunos, incluso sirven como software para hostelería.

Entendiendo esto, ahora veamos los mejores software ERP que servirán para tu cafetería.

1 | Fudo ERP: Un software ERP ideal para restaurantes y bares, y cafeterías

Fudo ERP es una solución en la nube específicamente diseñada como un ERP para restaurantes, bares y cafeterías. Este software para restaurantes simplifica la gestión y mejora la eficiencia a través de una variedad de funcionalidades.

Además, es compatible con sistemas operativos iOS y Android y se integra con aplicaciones populares de entrega como PedidosYa, Uber Eats y Rappi.

Funciones de Fudo ERP

A continuación, se presenta una lista de las principales funcionalidades de Fudo:

1. Ventas:

• Arqueo de caja: Control de ingresos y egresos durante un turno.
• Movimientos de caja: Registro de ingresos y egresos no vinculados con ventas o gastos.
• Ventas por mostrador: Administración rápida de pedidos sin asignación a una mesa.
• Ventas en mesas: Administración de pedidos asignados a mesas.
• Configuración de mapa de salas y mesas: Distribución de mesas según el plano del negocio.
• Asignación de camareros y clientes sobre ventas.
• Creación de descuentos fijos, porcentuales y automáticos en clientes.
• Traslado de consumos entre mesas.
• Cierre parcial de ventas: Cobro de algunos productos dentro de una misma venta.
• Gestión de múltiples cajas, medios de pago y turnos.
• Control de propinas.

2. Gastos:

• Carga de datos: Registro de información vinculada a los gastos.
• Categorías de gastos: Creación de categorías para organización de gastos.
• Actualización automática de costos y stock vinculados a un gasto.

3. Productos:

• Categorización de productos e ingredientes.
• Marcación de productos favoritos y creación de combos de productos.
• Carga de recetas para cálculo de costos y ganancias.
• Control de stock de productos e ingredientes y registros históricos de movimientos.
• Notificaciones por falta de stock.
• Prohibición de venta sin disponibilidad y opción de importación de datos.

4. Clientes y proveedores:

• Base de datos de clientes y proveedores.
• Gestión de cuentas corrientes de clientes y proveedores.
• Importación de datos.

5. Impresión de comandas y pre-cuenta:

• Soporte para impresoras de comandas.
• Tickets de comandas y pre-cuenta.

6. Usuarios:

• Creación de múltiples usuarios y asignación de roles y cajas.

7. Reportes:

• Descarga de registros históricos en Excel.
• Reportes gráficos de ingresos, egresos, estadísticas de ventas y productos.
• Mapa de calor de mesas.

8. Aplicaciones móviles:

• Apps para camareros y comensales.

9. Módulo Domicilio:

• Administración de pedidos a domicilio.
• Verificación de último pedido.
• Tiempo estimado de entrega.
• Asignación de repartidores y gestión de estado de pedidos.

10. Módulo CFDI:

• Soporte para facturación electrónica.

Precio de Fudo

• Plan Base: 30 USD, para 20 mesas.
• Plan Estándar: hasta 60 mesas.
• Plan Full: 50 USD, para más de 60 mesas.

2 | Epos Now

Epos Now es un programa para administrar cafeterías que centraliza la gestión de operaciones, facilita transacciones con diversos métodos de pago, e integra un control avanzado de inventario. Se conecta con pasarelas de pago como Mercury, PayPal y Apple Pay, y tiene una aplicación móvil para operar en tiempo real.

El sistema permite crear órdenes de compra automáticamente gracias a su tecnología de seguimiento de stock, evitando escasez de productos. A través de su base de datos de clientes, Epos Now habilita el envío de facturas, otorgamiento de créditos y recopilación de información de marketing, elementos esenciales para personalizar ofertas y campañas de fidelización.

También ofrece reportes en tiempo real del rendimiento de ventas, productos y empleados, permitiendo a los administradores de cafeterías tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y rentabilidad del negocio.

Funcionalidades de Epos Now

El software ERP, Epos Now, para cafeterías es una solución de punto de venta (TPV) que simplifica y mejora la eficiencia de las operaciones del negocio. Este software maximiza la eficiencia y acelera el servicio de cafeterías mediante la agilización de las transacciones y reducción de los tiempos de espera.

Entre sus principales funciones se incluyen:

• Gestión del inventario: permite seguir de cerca las existencias y optimizar el stock, evitando el almacenamiento innecesario. Cada producto vendido se resta automáticamente de los niveles de inventario y el software puede reordenar productos automáticamente para mantener la cafetería completamente abastecida.
• Agilización de operaciones: incorpora y capacita al personal en minutos. Administra las ventas, el inventario y el personal en un solo sistema para aumentar la eficiencia y la satisfacción del cliente.
• Fidelización de clientes: ofrece la capacidad de crear un programa de recompensas, enviar descuentos y ofertas por correo electrónico, SMS o mensajes instantáneos, y mejorar la atención al cliente a través de encuestas y recibos digitales.
• Análisis de datos: Epos Now proporciona informes en tiempo real y paneles visuales para ayudar a los propietarios de cafeterías a monitorear su negocio, desde ventas e inventario hasta el rendimiento del personal. Esto permite una gestión eficaz y la toma de decisiones basadas en datos.

Precio de Epos Now

Epos Now, ofrece planes desde los 30 USD por mes, y una prueba gratuita del programa. SIn embargo, es necesario contactarse con la empresa para tener más precisiones sobre qué incluye el plan.

3 | Toteat

Toteat es un sistema de punto de venta gastronómico basado en la nube que permite centralizar las operaciones de tu cafetería o cualquier otro establecimiento de alimentos y bebidas. Este software brinda una variedad de funcionalidades que simplifican la administración de tu negocio, permitiéndote operar con mayor eficiencia y precisión.

Funciones de Toteat

Toteat ofrece una amplia gama de funciones que se adaptan a las necesidades de tu negocio gastronómico. Estas funciones se diseñaron para optimizar las operaciones de tu empresa y maximizar la productividad.

Punto de Venta (POS)

• Permite administrar el negocio de manera integral.
• Facilita la facturación rápida.
• Ayuda a mantener un control total de los ingresos.

Kitchen Display System (KDS)

• Conecta de manera eficiente a los meseros con el personal de cocina, registrando los pedidos en tiempo real.
• Proporciona información valiosa sobre los tiempos de elaboración de los platos y los picos de venta.
• Permite un control efectivo de la gestión del equipo de cocina.
• Sistema completamente personalizable, permitiendo configurar los colores de las preparaciones según la etapa del pedido y el tipo de preparación.

Toteat CRM

• Permite gestionar las relaciones con los clientes.
• Facilita la recopilación de datos valiosos que pueden ser utilizados para mejorar el servicio y la experiencia del cliente.

Integraciones

Toteat ofrece una amplia gama de integraciones para optimizar aún más sus servicios:

• Integraciones de medios de pago digitales: Mercado Pago, PayPal, Stripe.
• Integraciones de facturación: Facturante, Detecno.
• Integraciones de última milla: Uber Direct.
• Integraciones de medios de pago presenciales: Clip.
• Integraciones de delivery: Uber Eats, Didi, Rappi, Justo.

Recetas e Inventario

Este programa permite optimizar el inventario y asegurarse de que nunca falten los ingredientes para tu receta secreta:

• Controla la entrada y salida de materias primas en todo momento.
• Gestiona el costo de tus platos.
• Monitorea el costo de tus insumos.
• Maneja diferentes bodegas y envía mercancía entre ellas.
• Transforma insumos en subrecetas.

Toteat Analytics

Toteat Analytics proporciona informes en tiempo real, independientemente de dónde te encuentres:

• Consolida la información en una plataforma simple y fácil de usar.
• Ayuda a aprender de tu rendimiento y del consumo de tus clientes.
• Proporciona datos reales para tomar decisiones estratégicas e inteligentes.
• Analiza qué es lo que más consumen tus comensales y cuál es el mejor momento del día para ofrecer tus preparaciones.

Precios de Toteat

Toteat ofrece tres planes principales:

• Básico: desde 30 USD mensuales, con funciones básicas como menú QR, inventario, comandas y pagos digitales, entre otros.
• Avanzado: desde 50 USD mensuales, y se le suman a las funciones básicas otras herramientas como: Apps Delivery, Pantalla de repartidores y clientes,KDS (Pantalla de cocina),Stock control y Lector Tarjeta NFC.
• Corporativo: desde 100 USD mensuales, para sumar funciones como: API Inventarios, API Compras, API Ventas, Toteat Reservas y KAM personalizado.

4 | ERP para cafeterías: Easypos

EasyPOS es un software basado en la nube que se centra en mejorar las operaciones de ventas y servicio al cliente en las empresas de todos los tamaños y tipos, incluyendo cafeterías. Este sistema de gestión empresarial combina diversas funciones de gestión como la fidelización del cliente, la administración de los empleados y el seguimiento del inventario, todo integrado en un sistema de punto de servicio (POS) en línea.

EasyPOS es una solución tecnológica global, utilizado en diversos tipos de negocios minoristas en todo el mundo, desde el salón de NCR, pasando por el café de Mumbai hasta la boutique de Londres. Además, ofrece la flexibilidad de operar en cualquier dispositivo, incluyendo iPad, Mac, PC o Android.

Funciones clave de EasyPOS para cafeterías

EasyPOS integra una variedad de funciones diseñadas para satisfacer las necesidades reales de tu negocio, garantizando que no pagues más por funciones adicionales que no necesitas. Algunas de las características más destacadas del software incluyen:

Point Of Sales (POS)

• El punto de venta es adaptable y se puede personalizar para ajustarse a las necesidades de tu cafetería.
• Facilita la realización de transacciones de ventas de manera rápida y eficiente.
• Ofrece opciones para la administración de mesas en caso de que ofrezcas servicios en el local.

Compras

• EasyPOS incluye un módulo de compras que se convertirá en un aliado indispensable para tu cafetería.
• Te ayuda a controlar y determinar qué y cuánto comprar en el momento necesario.
• Asegura que siempre tengas suficiente stock de los ingredientes y suministros que necesitas.

Almacén

• Con el módulo de almacén del ERP EasyPOS, realizar inventarios será realmente fácil.
• Te permite conocer la cantidad exacta de tus existencias en todo momento.
• Mejora la productividad al ayudarte a evitar quedarte sin los productos que necesitas.

E-Commerce Store

• El módulo de E-Commerce de EasyPOS permite unificar la información de tu negocio.
• Evita la doble captura y la pérdida de tiempo, asegurando que toda tu información esté sincronizada.
• Permite a tus clientes realizar pedidos en línea, lo que puede aumentar las ventas y la comodidad.

Precios de EasyPOS

EasyPOS no publica sus precios en la web, por lo que hay que contactarse directamente con ellos. Una característica interesante es que ofrece opciones para microempresas de una sola sucursal, algo que no todas las opciones tienen.

Conclusión

Los sistemas ERP para cafeterías, como Toteat y EasyPOS, son esenciales para optimizar las operaciones de negocio. Estas herramientas integrales permiten la administración eficiente de todos los aspectos, desde el punto de venta hasta el inventario y las compras.

Con una adaptabilidad al negocio y funciones orientadas a la productividad, estos programas para administrar cafeterías ofrecen un control total a los gerentes, mejoran la calidad del servicio al cliente y favorecen la toma de decisiones estratégicas. Además, su capacidad para integrarse con las plataformas de comercio electrónico y servicios de entrega, amplían el alcance del negocio.

En resumen, un sistema ERP es una inversión valiosa para cualquier cafetería que busque mejorar su eficiencia y adaptarse a las demandas cambiantes del mercado.