¿Cómo es la estructura de un ERP? Principales elementos

Los ERP son pilares fundamentales de muchas organizaciones modernas. Al ofrecer una solución de software integral que integra diferentes departamentos y funciones en una sola plataforma, impulsan la eficiencia y mejoran la gestión de operaciones. En este contexto, es vital entender cómo funcionan. Por eso, en este artículo nos daremos a la tarea de entender cómo es la estructura de un ERP. 

Un ERP es más que un software; es una estrategia de integración y optimización de procesos de negocio. Un ERP efectivo une diversas áreas funcionales como finanzas, ventas, logística, entre otras, permitiendo un flujo de información fluido y accesible. 

Proporciona una visión unificada de los datos de negocio, eliminando silos de información y ayudando a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos en tiempo real.

¿Cómo es la Estructura de un ERP?

Entender la estructura de un ERP es esencial para sacar el máximo provecho de sus capacidades. En general, consta de varios componentes clave que trabajan juntos para facilitar la gestión y operación eficiente de una organización. 

Es importante señalar que la mayoría de los sistemas ERP adoptan una estructura modular. Cada módulo soporta diferentes procesos de una empresa. Lo que hace a estos módulos eficientes es su capacidad de estar interconectados, compartiendo una base de datos común. Esto garantiza la coherencia e integración de los datos generados en toda la organización.

Este enfoque modular también tiene otra ventaja: facilita la implantación del sistema por etapas o fases. Esto minimiza el impacto global en la organización, permitiendo una transición más suave desde los sistemas anteriores con los que cuenta la empresa.

La estructura de un ERP puede variar dependiendo del proveedor y las necesidades específicas de la empresa. Pero en general, la estructura básica consta de cinco componentes clave: 

• Infraestructura de hardware.
• Infraestructura de software.
• Base de datos.
• Aplicaciones del ERP.
• Interfaz de usuario.

Estructura de un ERP: Elementos

1. Infraestructura de Hardware

El hardware es el pilar fundamental que sostiene toda la estructura de un ERP. Este término se refiere a los componentes físicos de un sistema informático que lo hacen operativo y efectivo.

En un ERP, el hardware puede abarcar una variedad de dispositivos, dependiendo del tamaño y las necesidades específicas de la empresa. 

Por ejemplo, una organización pequeña, o una pyme, puede funcionar con un solo servidor local, donde se aloja el sistema ERP. Este servidor, esencialmente, es una computadora de alto rendimiento que almacena toda la información del sistema y permite que múltiples usuarios accedan a ella simultáneamente.

En el caso de empresas más grandes o multinacionales, la infraestructura de hardware puede consistir en una red de servidores distribuidos en diferentes ubicaciones geográficas, a menudo alojados en centros de datos. Estos centros de datos suelen contar con servidores de alta gama, almacenamiento en red (NAS o SAN) y sistemas de refrigeración especializados. En ocasiones también suelen utilizar respaldos de energía para garantizar la disponibilidad constante del sistema ERP.

Además de los servidores, el hardware del ERP también puede incluir otros dispositivos como:

• Estaciones de trabajo, como los ordenadores o portátiles. 
• Periféricos como impresoras para generar informes físicos. 
• Lectores de códigos de barras para la gestión de inventarios.
• Entre otros.

Es fundamental destacar que cada interacción que realizas con tu sistema ERP implica una interacción con el hardware subyacente.  Cuando inicias sesión, el servidor procesa tu solicitud de inicio de sesión. Cuando ingresas datos, esos datos se almacenan físicamente en el disco duro del servidor. 

2. Infraestructura de Software

Dentro de la estructura de un ERP, la infraestructura de software se considera el núcleo operativo que da vida al sistema. Este conjunto de programas dicta cómo los componentes de hardware se comunican entre sí y con los usuarios, llevando a cabo las funciones requeridas por el ERP.

La infraestructura de software de un ERP se divide principalmente en dos partes: el sistema operativo y el software de la aplicación ERP.

• El sistema operativo (OS) es el software base que controla todos los aspectos del hardware del computador. Permite que otras aplicaciones (como el software de ERP) utilicen eficientemente los recursos de hardware, como la CPU, la memoria, el almacenamiento y las conexiones de red. 
• El software de la aplicación ERP es la aplicación que se ejecuta en el sistema operativo y proporciona las funciones específicas de ERP. Este software administra y coordina las múltiples operaciones de una organización. Está formado por varios módulos o aplicaciones que corresponden a los diferentes departamentos de una empresa.

Como ejemplo, imaginemos que estás en el departamento de ventas de tu organización y necesitas generar una factura para un cliente. Usarías el módulo de ventas de tu software ERP para crear y emitir esta factura. Este módulo se comunica con el sistema operativo para acceder a la base de datos (administrada por el motor de base de datos del ERP) y recopilar la información del cliente, los detalles del producto y otros datos relevantes necesarios para generar la factura.

3. Base de Datos

La base de datos es una parte integral de cualquier estructura de un ERP, ya que actúa como el almacén central de toda la información utilizada y generada por el sistema. Es aquí donde se recopilan, organizan, almacenan y recuperan todos los datos críticos para el funcionamiento de una organización.

La base de datos de un ERP es una colección estructurada de datos interrelacionados que representan varios aspectos de las operaciones de una organización. Estos pueden incluir datos de clientes, información de productos, detalles de transacciones, registros de empleados, entre otros. 

Estos datos se organizan en tablas y cada tabla consta de varias filas y columnas, donde cada fila representa un registro específico (por ejemplo, un cliente o una transacción). Por otro lado, cada columna representa un atributo de ese registro (como el nombre del cliente o el valor de la transacción).

La base de datos es administrada por un sistema de gestión de bases de datos (DBMS), que es un software especializado que interactúa con las aplicaciones de usuario y el sistema operativo para capturar y analizar los datos. Los DBMS más comunes incluyen Microsoft SQL Server, Oracle Database, MySQL y PostgreSQL. 

En el contexto de un ERP, el DBMS es responsable de tres funciones principales:

• Almacenamiento de Datos: Garantiza que todos los datos de la organización sean coherentes y estén fácilmente accesibles en una ubicación centralizada
• Recuperación de Datos: Por ejemplo, cuando un usuario busca detalles de un cliente específico, el DBMS recupera esa información de la base de datos.
• Manipulación de Datos: Proporciona herramientas para modificar los datos almacenados en la base de datos, como la inserción, actualización o eliminación de datos. Es el caso de una transacción de venta; donde el DBMS actualiza la base de datos para reflejar el cambio en el inventario.

4. Aplicaciones del ERP

Las aplicaciones de un ERP son esencialmente los módulos de software diseñados para manejar y optimizar diferentes áreas funcionales dentro de la estructura de un ERP. Estos módulos funcionan de forma conjunta y están interconectados, permitiendo un intercambio fluido de información y facilitando la visión unificada de las operaciones de la empresa.

Cada módulo de un ERP está dedicado a un aspecto específico del negocio. La implementación de estos módulos puede variar dependiendo del tamaño de la empresa, la industria a la que pertenezca, y sus necesidades específicas.

Algunos ejemplos son:

• Módulo de Finanzas.
• Módulo de Ventas.
• Módulo de Recursos Humanos.
• Módulo de Gestión de la Cadena de Suministro.
• Módulo de CRM.
• Módulo de Planificación de la Producción.

Consideremos un escenario en el que un empleado del departamento de ventas recibe un pedido de un cliente. Este empleado ingresaría los detalles del pedido en el módulo de ventas del ERP. Esta información se comparte automáticamente con otros módulos relevantes, como el de finanzas para la facturación, y el de gestión de la cadena de suministro para el despacho. 

Aquí, los módulos de la aplicación ERP están trabajando juntos para proporcionar una visión integrada de las operaciones de la empresa.

5. Interfaz de Usuario

El último elemento de la estructura de un ERP es la interfaz de usuario. El cual se considera el punto de contacto entre el sistema ERP y los usuarios. Es la ventana a través de la cual los empleados interactúan con el sistema y realizan sus tareas diarias. 

La interfaz de usuario no solo se refiere a la apariencia visual del software, sino que también incluye la experiencia de usuario global. La cual puede incluir la facilidad de uso, la navegación, la accesibilidad, la eficiencia y la intuitividad.

En función del uso que se haga de la aplicación, las interfaces de usuario de los ERP suelen ajustarse a las siguientes tipologías:

• Cliente Estándar: Esta es una aplicación con toda la funcionalidad disponible. Puede estar ejecutando las reglas de negocio o tareas en las áreas funcionales mencionadas anteriormente en el mismo ordenador en el que se está ejecutando la aplicación del Cliente Estándar. Esto implica una mayor demanda de recursos, tanto de hardware, ya que no cualquier ordenador servirá. Como de comunicaciones, porque se necesita un ancho de banda considerable.
• Cliente Ligero: Esta es una aplicación especialmente diseñada para minimizar el uso de recursos de hardware y comunicaciones. La tendencia general es que esta aplicación especial sea el navegador web. Con esto se obtienen varios beneficios: no hay que instalar nada adicional, se consume menos ancho de banda, y se puede usar en dispositivos móviles. Las posibilidades de estos clientes ligeros ya están muy cerca de los clientes estándar.
• Aplicaciones de Hoja de Cálculo: Aunque no se consideran generalmente como parte del ERP, muchos usuarios de estos sistemas utilizan las hojas de cálculo. Especialmente para presentar informes complejos, gráficos, análisis de datos, etc. Estas aplicaciones permiten a los usuarios manipular y analizar los datos del ERP de una manera más flexible.
• Cliente 100% Web: Esta aplicación se ejecuta completamente desde el navegador, lo que permite a los usuarios acceder a la funcionalidad completa del ERP desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, sin necesidad de instalar ningún software adicional.

Conclusión

Comprender la estructura de un ERP es fundamental para maximizar su uso y efectividad. Cada elemento de la estructura del ERP juega un papel crucial en la funcionalidad general del sistema. A medida que aumenta tu comprensión de estos elementos y cómo interactúan entre sí, estarás mejor equipado para aprovechar el potencial de tu sistema ERP para mejorar la eficiencia y la efectividad de tu organización.