¿Con qué frecuencia se debe realizar un inventario?

¿Alguna vez te has preguntado con qué frecuencia se debe realizar un inventario en tu empresa? Es una duda muy común entre los emprendedores y quienes gestionan un negocio. 

Si bien la respuesta puede variar dependiendo del tipo de empresa o la cantidad de productos que manejes, lo cierto es que hacer un inventario regularmente es importante para tener un control eficiente de tus existencias. Pero, ¿Con qué frecuencia se debe realizar un inventario? ¿Existe una frecuencia ideal?

En esta nota veremos qué factores se toman en cuenta para que tú decidas con qué frecuencia se debe realizar un inventario.  

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¿A qué le decimos realizar inventario? 

Cuando hablamos de realizar un inventario, nos referimos a esa tarea fundamental de revisar y contar todos los productos o materiales que tienes en tu negocio.

Básicamente, es el proceso de asegurarse de que lo que está en tus registros coincide con lo que realmente tienes en stock. 

Al realizar un inventario, puedes detectar faltantes, sobrantes, o incluso productos que ya no están en las mejores condiciones. ¿No te parece útil tener todo bajo control?

¿Por qué lo hacemos? Importancia de realizar un corte de inventario 

Antes de adentrarnos con que frecuencia se debe realizar un inventario, veamos la importancia y los beneficios que nos aporta: 

• Por un lado, nos ayuda a controlar las existencias: Al realizar un inventario, puedes asegurarte de que sabes exactamente cuántos productos tienes disponibles y evitar sorpresas desagradables. 
• Nos evita pérdidas: Un buen inventario te ayuda a detectar posibles robos, errores o pérdidas de productos, minimizando riesgos para tu negocio. Por eso, revisar con qué frecuencia se debe realizar un inventario es crucial para prevenir problemas.
• Te permite saber qué productos necesitas reabastecer y cuáles no, evitando compras innecesarias y maximizando tu presupuesto.
• Tener un control claro de tu stock te permite organizar mejor el espacio de tu almacén y trabajar de manera más eficiente. Saber con qué frecuencia se debe realizar un inventario también puede mejorar la logística interna.
• Con un inventario actualizado, puedes tomar decisiones estratégicas sobre qué productos promocionar, descontinuar o incluso lanzar.
• En algunos sectores, realizar inventarios es necesario para cumplir con normativas legales o fiscales.

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¿Con qué frecuencia se debe realizar un inventario? 

Ahora si vayamos a lo importante: ¿Con qué frecuencia se debe realizar un inventario? La respuesta depende un poco de tu negocio, pero aquí te dejo una guía amigable para que te resulte fácil de manejar.

Paso 1. ¿Qué tipo de inventario es mejor para mí?

Antes de adentrarnos con que frecuencia se debe realizar un inventario, veamos los tipos de inventarios para ver cuál es el mejor para ti. 

• Inventario periódico: Lo haces de vez en cuando; una vez al mes, cada tres meses o una vez al año. Es ideal si no tienes un montón de cosas que contar.
• Inventario cíclico: En lugar de contar todo de una vez, vas haciendo pequeñas revisiones continuamente. Esto es genial si tienes mucho inventario, porque no interrumpe tu trabajo diario.
• Inventario permanente: Aquí llevas el control cada vez que algo entra o sale del inventario. Es perfecto si tienes un sistema automatizado que te ayuda a hacer seguimiento en tiempo real.

Para descubrir que tipo de inventario es el mejor para ti, puedes preguntarte: 

• ¿Cuántos productos tengo que manejar?
• ¿Mi inventario cambia con frecuencia o es estable?
• ¿Tengo un sistema automatizado para gestionar entradas y salidas de inventario?
• ¿Puedo permitirme hacer cortes de inventarios más frecuentes sin interrumpir mis operaciones diarias?

Paso 2. Cantidad y costo del inventario

Para averiguar con qué frecuencia se debe realizar un inventario, además del inventario, es importante tener en cuenta estos factores. 

La cantidad y el valor de tus productos juegan un papel crucial: si manejas productos caros o que se venden rápidamente, es recomendable realizar inventarios con mayor frecuencia para asegurarte de que todo esté bajo control. 

Además, el espacio de almacenamiento es otro aspecto a considerar; si cuentas con un espacio reducido, hacer inventarios más frecuentes te ayudará a evitar problemas de falta de espacio o desabastecimiento.

3. ¿Cada cuánto hacer un inventario?

En cuanto a la frecuencia con la que deberías realizar un inventario, esto dependerá de las características de tu negocio. Si es pequeño o si tus productos se mueven rápidamente, un inventario mensual puede ser la mejor opción.

Para negocios medianos, un inventario trimestral suele ser adecuado. 

Si tu inventario no cambia mucho, hacerlo una vez al año podría ser suficiente.

Otra opción es el inventario cíclico, donde se hacen pequeñas revisiones diarias, semanales o mensuales, según lo necesites, lo que permite un control continuo sin interrumpir las operaciones diarias.

Entonces, ¿con qué frecuencia hacer un inventario?:

• Mensual: Perfecto si tu negocio es pequeño o si tus productos se mueven rápido.
• Trimestral: Va bien para negocios medianos.
• Anual: Si tu inventario no cambia mucho, hacerlo una vez al año puede ser suficiente.
• Cíclico: Puedes hacer pequeñas revisiones todos los días, cada semana o cada mes, según lo necesites.

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Controlar mi inventario con un ERP: ¿Sí o no? 

Ahora que ya sabes con qué frecuencia se debe realizar un inventario, seguramente te estarás preguntando si conviene contratar un ERP. 

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software que integra todas las áreas de una empresa, incluyendo la gestión del inventario, lo que puede mejorar significativamente la eficiencia. Sin embargo, es importante evaluar si esta herramienta es adecuada para ti, considerando aspectos como la frecuencia con que realizas un inventario.

Uno de los principales beneficios de usar un ERP es la capacidad de automatizar y optimizar los procesos de inventario. La herramienta te permite definir con qué frecuencia realizar un inventario, y ajustarlo según las necesidades de tu negocio.

Por ejemplo, si manejas un alto volumen de productos que se mueven rápidamente, un ERP te ayudará a realizar inventarios más frecuentes sin necesidad de interrumpir tus operaciones diarias.

Además, el ERP te ofrece reportes detallados y en tiempo real sobre el estado de tu inventario. Esto significa que puedes analizar patrones y tomar decisiones informadas. Ya no tendrás que depender de estimaciones o procesos manuales, lo que reduce el margen de error y optimiza la gestión de tus recursos.

Sin embargo, es importante considerar el costo y la complejidad de implementar un ERP. Para pequeñas empresas, donde los recursos pueden ser limitados, la inversión en un ERP debe justificarse con un claro beneficio en términos de eficiencia y ahorro de tiempo. Aquí es crucial preguntarse con qué frecuencia realizas un inventario actualmente y si el volumen de tus operaciones justifica la automatización completa.

Por otro lado, si decides no usar un ERP, puedes seguir manejando tu inventario de forma manual o con herramientas más sencillas. Esto puede ser suficiente si tu negocio es pequeño y el inventario no cambia con mucha frecuencia.

Sin embargo, esto puede limitar tu capacidad de respuesta y control.

Conclusión

En resumen, utilizar un ERP para controlar tu inventario puede ser una gran ventaja, especialmente si tu negocio maneja muchos productos y necesita un seguimiento detallado. Te permite automatizar tareas y decidir fácilmente con qué frecuencia se debe realizar un inventario, lo que ahorra tiempo y reduce errores. 

Sin embargo, si tu negocio es más pequeño, puede que no necesites una herramienta tan avanzada. Lo importante es encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades. ¡Elige lo que funcione mejor para ti y tu negocio!