¿Conoces como puedes optimizar la gestión de stock con el método inventario perpetuo?

Anteriormente, hemos visto los tipos de inventario. Pero, ahora enfrentamos el problema de la incertidumbre en las existencias, la agitación causada por la falta de visibilidad en tiempo real y la complejidad de anticipar los cambios en la demanda del mercado. ¿La solución? El Inventario perpetuo, una estrategia que no solo resuelve los problemas cotidianos en la gestión de stocks, sino que también redefine la forma en que las empresas abordan el crucial control de inventarios. 

¡Veamos más características del inventario perpetuo y como aplicarlo en tu negocio! 

¿Qué es un inventario perpetuo?

El inventario perpetuo es un método de gestión de inventario en el que se registra continuamente la cantidad de productos en stock, en tiempo real, a medida que se compran y venden. Este sistema mantiene una actualización constante de las existencias, permitiendo un control más preciso y detallado de los niveles de inventario.

¿Para qué sirve el método de inventario perpetuo?

El método de inventario perpetuo sirve para mantener un seguimiento en tiempo real de las existencias de productos. Facilita la identificación rápida de los productos disponibles, ayuda en la toma de decisiones de reabastecimiento y previene la falta de existencias al proporcionar información actualizada de manera continua.

¡Veamos las características de un inventario perpetuo!

Características de un inventario perpetuo:

  • Actualización constante de los niveles de inventario.
  • Registro inmediato de compras y ventas.
  • Mayor precisión en el seguimiento de productos.
  • Facilita la identificación de pérdidas o robos.
Un sistema de gestion de un inventario perpetuo
El sistema de inventario perpetuo es el más empleado en la actualidad debido a que nos permite conocer el monto del
costo de lo vendido y los inventarios finales, sin necesidad de llevar a cabo la tarea de toma física de inventarios.

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Diferencias entre el método de inventario perpetuo y el inventario periódico

CaracterísticasInventario PerpetuoInventario Periódico
Frecuencia de ActualizaciónActualización continua en tiempo real.Actualización en intervalos específicos (periódica).
Registro de TransaccionesRegistro inmediato de compras y ventas.Registro acumulado en periodos determinados.
Dependencia TecnológicaMayor dependencia de tecnologías (software, sistemas informáticos).Puede depender más de métodos manuales.
Adecuado paraEmpresas con productos de alto valor y rotación rápida.Empresas con productos de bajo costo y rotación lenta.
Eficiencia en la GestiónMayor eficiencia en la gestión del inventario.Menos eficiente en comparación con productos de alto valor y rotación rápida.
Identificación de PérdidasFacilita la identificación rápida de pérdidas o robos.Dificultad para identificar pérdidas de manera inmediata.
Inversión InicialRequiere inversión inicial en sistemas de gestión.Menos inversión inicial en tecnología.
Complejidad de ImplementaciónPuede ser más complejo de implementar y mantener.Menos complejo y más fácil de implementar.
Adecuado para el Monitoreo de Inventario AltoAdecuado para productos de alto valor y rotación rápida.Adecuado para productos de bajo costo y rotación lenta.
Errores HumanosMinimiza errores humanos al automatizar el registro.Mayor probabilidad de errores manuales.
Adaptabilidad a Tecnologías NuevasMás adaptabilidad a nuevas tecnologías.Menos adaptabilidad a la implementación de nuevas tecnologías.
Políticas de ReordenamientoFacilita la implementación de políticas de reordenamiento.Menos eficiente en la implementación de políticas de reordenamiento.

¿Cómo gestionar un inventario perpetuo en 6 pasos?

Ahora sí: veamos como gestionar un inventario perpetuo en 6 simples pasos:

Implementa un sistema de gestión de inventario

Antes de seleccionar un sistema de gestión de inventario, es crucial comprender las necesidades específicas de tu empresa. Considera el tamaño del inventario, la variedad de productos y las características del negocio.

Luego mira la oferta de selección de software: Investiga y selecciona un software de gestión de inventario que se adapte a tus necesidades. Asegúrate de que tenga funciones como seguimiento en tiempo real, generación de informes y capacidad de integración con otros sistemas.

Establece códigos de barras o RFID para identificación

Decide entre el uso de códigos de barras o tecnología RFID según tus necesidades y presupuesto. Configura el sistema para asignar un código único a cada producto y asegúrate de que el personal esté capacitado para utilizarlo correctamente.

Actualización continua: Mantén tus sistemas actualizados y considera la posibilidad de implementar tecnologías emergentes para mejorar la eficiencia.

Capacita al personal en el uso del sistema

Diseña programas de capacitación para el personal que manejará el inventario. Incluye sesiones prácticas y manuales de usuario para garantizar una comprensión completa del sistema. Proporciona actualizaciones periódicas de capacitación para incorporar nuevas características del sistema y abordar posibles problemas.

Realiza auditorías periódicas para validar los registros

Establece un programa regular de auditorías internas para comparar los registros del sistema con la realidad del inventario físico.

Si se encuentran discrepancias, investiga y corrige rápidamente las causas subyacentes. Esto podría incluir errores de entrada, robos o problemas en la cadena de suministro.

Integra el sistema de inventario con otras áreas empresariales

Integra el sistema de inventario con otros sistemas empresariales como ventas, compras y contabilidad para asegurar una fluidez en la información y evitar errores manuales.

Asegúrate de que los flujos de trabajo entre departamentos estén alineados para una toma de decisiones más eficiente y una operación más suave.

Establecer políticas claras de reordenamiento

Utiliza datos históricos y análisis de demanda para establecer puntos de reordenamiento óptimos. Ajusta estos puntos según cambios estacionales o tendencias del mercado.

Establece políticas claras de reordenamiento y comunica estas políticas de manera efectiva a todos los involucrados en el proceso.

El dueño de una pyme usando el método de gestión de inventario perpetuo
A nivel operativo, el empleo de estos sistemas también requiere una inversión de tiempo para capacitar al personal. Debido a que ellos deben ingresar los números de entrada, dar un número de identificación y registrar las salidas, tienes que capacitarlos para que puedan usarlos.

Ventajas y desventajas de la implementación de un sistema de inventario perpetuo

Aunque implementar un sistema de gestión de inventarios perpetuo cuenta con más ventajas que desventajas, es necesario advertirlas:

Ventajas del inventario perpetuoDesventajas del inventario perpetuo
– Mayor precisión en la gestión de almacenes. – Requiere una inversión inicial en sistemas de gestión.
– Minimiza errores humanos al automatizar el registro.– Se precisa capacitación del personal
– Facilita la identificación de productos más y menos vendidos.– Dependencia de tecnologías que pueden fallar.
– Permite un control más efectivo de pérdidas y robos.

Conclusión

Mirando hacia el futuro, este enfoque promete no solo optimizar las operaciones actuales, sino también anticiparse a las demandas cambiantes del mercado. La capacidad de realizar ajustes en tiempo real, respaldados por datos precisos y actualizados, posiciona a las empresas para enfrentar los desafíos venideros con agilidad y confianza.

Como llamado a la acción, instamos a todas las empresas a considerar seriamente la transición hacia un sistema de gestión de inventario perpetuo. Los beneficios en eficiencia, reducción de costos y mejora de la satisfacción del cliente son tangibles y, en última instancia, impactan positivamente en la rentabilidad.

En el camino hacia la implementación, recordemos la importancia de la formación continua del personal y auditorías periódicas para garantizar la integridad del sistema. La excelencia en la gestión de inventario no es solo un objetivo, sino un proceso dinámico que requiere compromiso y adaptabilidad.

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