Gestión de riesgos en compras: claves para un proceso seguro

La gestion de riesgos en compras no tiene por qué ser dificil. A menudo, las empresas se enfrentan a incertidumbres y desafíos que pueden afectar sus procesos de adquisición. Sin embargo, con las estrategias y herramientas adecuadas, es posible mitigar estos riesgos y asegurar una cadena de suministro eficiente.

En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para identificar, evaluar y gestionar los riesgos en el ámbito de las compras. Descubriremos cómo anticiparse a las posibles amenazas y cómo implementar soluciones que fortalezcan la resiliencia de su organización.

¿Estás listo para transformar tus desafíos en oportunidades y fortalecer tus operaciones de compra? ¡Sigue leyendo para saber todo sobre la gestion de riesgos en compras!

Los 6 riesgos más comunes en el proceso de compra

Para hacer una correcta gestion de riesgos en compras, primero veamos cuáles son los riesgos más comunes a los que nos enfrentamos cuando decidimos hacer una compra de suministros. Estos riesgos se pueden clasificar en 6:

1. Riesgos estratégicos

Relacionados con la elección de proveedores y la adecuación de los mismos a las necesidades a largo plazo de la empresa. Esto incluye la dependencia de proveedores únicos o limitados. Abarca: 

• Riesgo de depender excesivamente de un único proveedor o de muy pocos, lo que puede llevar a problemas si estos enfrentan dificultades.
• Elección de proveedores que no se alinean con los objetivos a largo plazo o con la ética empresarial, lo que puede causar conflictos estratégicos.

2. Riesgos operacionales

 Incluyen problemas como interrupciones en la cadena de suministro, calidad insuficiente de los productos o servicios adquiridos, y errores en la logística.

Los errores operacionales abarcan: 

• Fallos o retrasos en la entrega de productos o servicios necesarios para la operación de la empresa.
• Recepción de productos o servicios que no cumplen con los estándares de calidad requeridos, lo que puede afectar la producción o la satisfacción del cliente.
• Sobrestock o falta de stock debido a una mala planificación o a fallos en los sistemas de gestión de inventarios.

3. Riesgos financieros

Este otros tipos de gestión de riesgos en compras, son los financieros que surgen de la fluctuación en precios de materias primas, cambios en las condiciones de crédito, tipos de cambio adversos, y la gestión de costos.

Los riesgos financieros contemplan: 

• Cambios imprevistos en los costos de las materias primas o de otros insumos esenciales que afectan el presupuesto.
• Cambios en las políticas de crédito de los proveedores que pueden afectar la liquidez.
• Variaciones en los tipos de cambio que pueden incrementar los costos de los productos importados.

4. Riesgos reputacionales

 Se refieren al impacto negativo en la reputación de la empresa debido a asociaciones con proveedores que no cumplen con normativas éticas, sociales, o ambientales.

Pueden abarcar:

• Vínculos con proveedores involucrados en prácticas ilegales o inéticas que pueden dañar la imagen pública de la empresa.
• Trabajar con proveedores que no cumplen con normas laborales o ambientales esperadas por los clientes y la sociedad.

Asegurate de entender a qué le decimos compras directas e indirectas.

5. Riesgos de cumplimiento

Relacionados con la adherencia a leyes y regulaciones locales e internacionales, incluyendo normativas de importación/exportación, sanciones y controles aduaneros.

Los riesgos en la gestión de compra relacionados con el cumplimiento son:

• Falta de adherencia a leyes y regulaciones que pueden resultar en sanciones, multas o restricciones operativas.
• Dificultades en la importación o exportación de mercancías debido a errores en la documentación o incumplimientos de normas aduaneras.

6. Riesgos tecnológicos

Problemas derivados del uso de tecnología en el proceso de compra, como fallos en sistemas de IT que gestionan inventarios, pedidos o pagos.

Estos riesgos aunque son menos frecuentes, abarcan fallos de sistema o riesgos de perdida de datos sensibles por ataques ciberneticos.

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Esta es la manera correcta de realizar una gestion de riesgos en compras

Ya vimos cuales eran los peligros más comunes que podíamos encontrarnos en nuestra gestión de riesgos en compras.

Ahora si: ¡Vamos a aprender a gestionar! 

1. Identificación de riesgos

Antes de que puedas proteger tu negocio, necesitas saber de qué te estás protegiendo. La identificación de riesgos es el primer paso crítico en la gestion de riesgos en compras. Piensa en este proceso como una lluvia de ideas con tu equipo, donde explorarán todos los posibles «qué pasaría si» que podrían impactar tus operaciones de compra. Desde riesgos estratégicos hasta tecnológicos, cada tipo de riesgo es una pieza del rompecabezas.

Invita a los equipos de diferentes departamentos para obtener una visión completa. Analiza los procesos anteriores y revisa cualquier incidente que haya ocurrido en el pasado. Esta fase se trata de listar riesgos,  y de entender cómo y por qué pueden surgir, preparándote mejor para el siguiente paso.

2. Evaluación y priorización de riesgos

Una vez que tienes tus riesgos identificados, es hora de evaluar qué tan probable es que ocurran y qué tanto daño podrían causar. Herramientas como el Análisis de Impacto en el Negocio (BIA) y las matrices de riesgo son tus mejores aliados aquí. Imagínate clasificando los riesgos en una escala de «manejables» a «urgentes».

Esta etapa te ayuda a ver dónde necesitas centrar tus esfuerzos y recursos. Algunos riesgos serán grandes y necesitarán atención inmediata, mientras que otros pueden ser monitoreados con menos frecuencia. Piensa en ello como organizar tu lista de tareas, pero a nivel estratégico.

3. Desarrollo de estrategias de mitigación

Ahora que sabes qué riesgos son los más críticos, puedes empezar a armar tu plan de defensa. Cada riesgo prioritario necesita una estrategia personalizada. Aquí es donde te vuelves creativo:

• Diversificación de proveedores: No pongas todos tus huevos en una sola canasta. Tener varios proveedores puede salvarte de muchos dolores de cabeza.
• Contratos robustos: Asegúrate de que tus contratos incluyan cláusulas que protejan tus intereses, como penalizaciones por incumplimiento y estándares de calidad.
• Auditorías y controles de calidad: Establece revisiones regulares para asegurarte de que todo marcha según lo planeado.
• Seguros: Como un paracaídas cuando saltas en bungee, los seguros son esenciales para cubrir riesgos financieros y de responsabilidad.
• Planes de contingencia: Prepárate para lo inesperado. Tener un plan B (y C) es esencial.

4. Implementación de estrategias

Implementa las estrategias de mitigación mediante la colaboración con otros departamentos como finanzas, legal y operaciones. Asegúrate de que todos los equipos implicados entiendan su papel en la gestión de riesgos y tengan los recursos necesarios para implementar las estrategias efectivamente.

5. Monitoreo y revisión

La gestión de riesgos en compras no es un evento único, es un proceso continuo. El mundo cambia, los mercados fluctúan y los riesgos evolucionan. Realiza revisiones regulares de tus estrategias y ajusta según sea necesario. Utiliza indicadores clave de rendimiento (KPIs) para mantener un ojo en la efectividad de tus esfuerzos y estar siempre un paso adelante.

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Buenas prácticas en la gestión de riesgos en compras

Implementar buenas prácticas en la gestión de riesgos en compras siempre es una buena opción.

Diversificación de proveedores para una gestión de riesgos en compras

Ya vimos que la dependencia dependencia de un único proveedor o de un número reducido de ellos puede exponer a tu empresa a riesgos significativos, como interrupciones en la cadena de suministro, aumentos de precios o problemas de calidad.

Para una gestión de riesgos en compras puedes:

• Evalúa y selecciona múltiples proveedores para los mismos productos o servicios. Esto te protege contra las interrupciones, y también puede ayudarte a obtener mejores precios debido a la competencia entre proveedores.
• Desarrolla proveedores alternativos en diferentes regiones geográficas para reducir la vulnerabilidad a eventos regionales como desastres naturales o conflictos políticos.

Auditorías y seguimiento regular de proveedores

Mantener un alto nivel de calidad y fiabilidad en tus proveedores es crucial. Implementa un programa riguroso de auditorías y seguimiento para una gestion de riesgos en compras siempre es buena idea. Puedes:

• Realiza auditorías in situ y virtuales para evaluar las operaciones, la calidad del trabajo y las prácticas de sostenibilidad de tus proveedores.
• Establece indicadores de rendimiento clave (KPIs) específicos que los proveedores deben cumplir y usa estos datos para evaluar continuamente su desempeño.
• Implementa un sistema de gestión de proveedores que incluya evaluaciones regulares y proporciona feedback para fomentar mejoras continuas.

Uso de tecnología para gestión de riesgos en compras

La tecnología juega un papel vital en la modernización y eficiencia del proceso de compras. ¿Por que? Veamos:

• Implementar sistemas ERP avanzados que integren compras, operaciones y finanzas puede darte una visibilidad completa de la cadena de suministro.
• Puedes utilizar un software de gestión de riesgos en compras que pueda analizar y prever potenciales problemas basados en datos históricos y tendencias del mercado.
• Tambien, puedes aprovechar plataformas de análisis de datos para realizar simulaciones y escenarios de «qué pasaría si» que ayuden en la toma de decisiones estratégicas.

Integración de la gestión de riesgos en todas las etapas del proceso de compras

La gestión de riesgos de compras debe ser parte integral de cada fase del proceso de compras, no un añadido posterior. Aqui algunos consejos que pueden ayudarte a integrar:

• Incorpora evaluaciones de riesgo desde el principio del proceso de selección de proveedores.
• Incluye cláusulas de mitigación de riesgos en los contratos, como garantías y términos de rescisión.
• Realiza revisiones de riesgo antes de cada compra importante para asegurarte de que todos los factores de riesgo están siendo considerados y gestionados adecuadamente.
• Establece una Politica clara de gestión de compras.

Desarrollar relaciones sólidas con los proveedores

Una buena relación con tus proveedores puede traducirse en beneficios mutuos significativos. Para ello, es imporante:

• Comunicar claramente tus expectativas y estándares desde el inicio de la relación.
• Promueve la colaboración y el desarrollo conjunto de productos o procesos que benefician tanto al proveedor como al comprador.
• Ofrece incentivos para el rendimiento superior y la mejora continua, lo que puede incluir contratos a largo plazo o mayores volúmenes de compra.

Siguiendo estas buenas practicas puedes mejorar la gestion de riesgos en compras y también fortalecer la cadena de valor de tu empresa. ¡Adopta un enfoque proactivo!

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¿Y si pruebas con un ERP?

Si estás buscando mejorar la eficiencia y organización de las compras en tu empresa, quizás deberías considerar probar un ERP (Enterprise Resource Planning). Los ERPs son sistemas integrales que te permiten gestionar de manera centralizada y automatizada diferentes áreas de tu negocio, incluyendo las compras.

Uno de los mejores ERPs en el mercado es Microsoft Dynamics 365. Tiene diferentes planes para distintos tamaños de empresa y en general, su solución es bastante conveniente si tenemos en cuenta todo lo que ofrece. Entre sus caracteristicas principales estan:

• Centralización de datos.
• Automatización de procesos.
• Gestión de proveedores.
• Análisis y reportes en tiempo real.
• Integración con herramientas de microsoft.
• Escalabilidad.
• Soporte y capacitación

¡Espero que esta recomendación te sea útil y te animes a explorar las posibilidades que Microsoft Dynamics 365 puede ofrecer a tu empresa! Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, estaré encantado de ayudarte.

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Conclusión

La gestión de riesgos en compras es una tarea administrativa pero también es una estrategia que protege a tu empresa de imprevistos. Al identificar, evaluar, y priorizar los riesgos, desarrollar estrategias de mitigación eficaces, implementar estas estrategias de forma colaborativa y revisarlas continuamente, puedes crear un entorno de compras robusto y resiliente.

Con esta guía amigable, espero que te sientas más preparado y seguro para gestionar la gestion de riesgos en compras ¡Recuerda, la prevención es siempre mejor que curar!

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