Proceso de compras en una empresa: ¿Qué es y cómo funciona?

El proceso de compras en una empresa es crucial para garantizar el suministro eficiente de insumos necesarios para su operación. Sin embargo, ¿te has preguntado alguna vez si realmente conoces el procedimiento de compras de tu empresa? Muchas organizaciones enfrentan el problema de no tener un proceso claramente definido, lo que puede llevar a decisiones de compra ineficaces y costosas.

La agitación surge cuando esta falta de conocimiento conduce a procesos de compras desorganizados, decisiones apresuradas o basadas en información insuficiente. ¿Lo peor? A veces pueden resultar en la selección de proveedores inadecuados, gastos excesivos y una gestión ineficiente del inventario. 

¿Cómo puede una empresa asegurarse de que está tomando las decisiones correctas en cuanto a sus compras? ¿Existen estrategias para mejorar este proceso?

La solución yace en el establecimiento de un proceso de compra claro y estructurado, que incluya todas las fases del proceso de compra. Desde la identificación de necesidades, pasando por la solicitud y aprobación de compras, hasta la recepción y verificación de los insumos, cada paso debe ser meticulosamente planificado y ejecutado.

¡Veamos como funciona el proceso de compras en una empresa!

¿Qué es el proceso de compras en una empresa

El proceso de compras en una empresa es un conjunto de pasos organizados que se siguen para adquirir bienes o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa. Este proceso es fundamental para asegurar que se obtengan los materiales, suministros o servicios adecuados en el momento oportuno, al precio correcto y en la cantidad necesaria.

¿Por qué es importante conocer el proceso de compras en una empresa?

Conocer el proceso de compras en una empresa es  importante por varias razones que impactan directamente en la eficiencia operativa, la gestión financiera y la competitividad de la organización. 

Aquí detallo algunas de las razones más importantes:

  • El proceso de compra de insumos bien definido y gestionado permite a la empresa obtener los mejores precios y condiciones posibles, lo que puede traducirse en significativos ahorros. 
  • Comprender y gestionar adecuadamente el proceso de compras en una empresa asegura que los bienes y servicios adquiridos cumplan con los estándares de calidad requeridos. 
  • Ayuda a evitar excesos o deficiencias en el inventario, lo que puede causar paradas de producción o exceso de stock, respectivamente. Esto es especialmente importante en industrias donde los productos son perecederos o donde el espacio de almacenamiento es costoso.
  • Permite identificar y mitigar riesgos potenciales asociados con la cadena de suministro, como la dependencia de proveedores únicos, fluctuaciones de precios y problemas de calidad o entrega.
  • Tener un proceso de compra de insumos estructurado facilita la construcción de relaciones sólidas y de largo plazo con los proveedores, lo que puede resultar en mejores condiciones de compra, acceso a innovaciones y respuesta rápida ante emergencias o cambios en la demanda.
  • Facilita la planificación, lo que permite presupuestar con mayor precisión, asegurando que los recursos se asignen de manera eficiente y efectiva para cumplir con los objetivos estratégicos.
  • Identifica oportunidades para la innovación y la mejora continua, ya sea a través de la adopción de nuevas tecnologías, la revisión de flujos de trabajo o la exploración de nuevas fuentes de suministro.
Una organización realizando el proceso de compra a una empresa
El uso de plataformas electrónicas facilita la realización de compras en línea, permitiendo a las empresas buscar y comprar productos y servicios de manera más rápida y conveniente, además de ofrecer la posibilidad de comparar precios y negociar con proveedores en tiempo real.

Proceso de compras en una empresa: ¿Cuáles son los pasos?

Paso 1: Reconocimiento de la necesidad

El proceso de compras en una empresa comienza cuando se identifica una necesidad dentro de la organización, ya sea por: 

  1. Motivos internos (como la necesidad de equipos nuevos para un lanzamiento de producto o la sustitución de máquinas dañadas)
  2. Factores externos(como la influencia de anuncios o presentaciones de productos nuevos) 

La meta es aclarar la necesidad detrás de la adquisición, buscando siempre optimizar la relación calidad-precio.

Paso 2: Definición de especificaciones del producto

En esta fase, se detallan las características y requisitos técnicos indispensables del producto, respondiendo a preguntas claves sobre la complejidad del producto y los componentes esenciales que podrían estandarizarse. Esto permite al proceso de compras en una empresa establecer especificaciones claras. 

Para comenzar con el proceso de compras en una empresa, puedes ayudarte respondiendo las siguientes preguntas: 

  1. ¿Cuál es el propósito principal del producto? Identificar el uso específico del producto ayuda a clarificar su función principal y los requisitos que deben cumplirse para que sea efectivo.
  2. ¿Qué características técnicas son necesarias? Detallar las especificaciones técnicas, como dimensiones, materiales, resistencia, capacidad, etc., que son esenciales para el desempeño y la funcionalidad del producto.
  3. ¿Existen estándares de calidad o regulaciones que el producto debe cumplir? Conocer los estándares de control y las regulaciones legales o de la industria asegura que el producto no solo cumpla con las expectativas internas, sino también con los requisitos externos obligatorios.
  4. ¿Cuáles son los límites de costos? Definir el presupuesto o el costo objetivo para el producto ayuda a guiar las decisiones de diseño y fabricación para mantenerse dentro de los límites financieros.
  5. ¿Cuáles son los plazos de entrega estimados? Entender cuándo se necesita el producto es planificar adecuadamente el proceso de adquisición y producción.
  6. ¿Cuál es la vida útil esperada del producto? Determinar la durabilidad deseada y cómo el producto envejecerá o se desgastará bajo uso normal.
  7. ¿Existen requisitos específicos de embalaje, transporte o almacenamiento? Esto puede incluir cómo se debe embalar el producto para su envío, condiciones de almacenamiento específicas para preservar la integridad del producto, y cualquier consideración logística especial.

Paso 3: Redacción de especificaciones y decisión sobre la Licencia

Antes de iniciar cualquier proceso de compra en una empresa,  es fundamental definir claramente qué se necesita adquirir. Esto implica la redacción de especificaciones detalladas que describan las características y requisitos de los productos o servicios.

Estas especificaciones son la base para cualquier solicitud de cotización o llamado a licitación. Dependiendo de la importancia estratégica de la compra, la empresa puede optar por un proceso de licitación abierto o cerrado para invitar a proveedores potenciales a presentar sus ofertas. Este paso asegura que solo se consideren soluciones que cumplan con los requisitos específicos del negocio.

¿Te gustaría aprender a implementar un control de compras en tu procedimiento actual? Hemos preparado un artículo sobre ello en nuestro blog.

Paso 4: Búsqueda y selección de proveedores

La identificación de proveedores potenciales es un proceso que requiere una investigación exhaustiva. La búsqueda puede llevarse a cabo utilizando diversas fuentes, incluyendo internet, directorios profesionales, y recomendaciones.

Al emitir solicitudes de información (RFIs), las empresas pueden recopilar datos esenciales sobre los proveedores, como su capacidad, fiabilidad y compromiso con la calidad. Este paso es crucial para crear una lista corta de proveedores que parecen capaces de cumplir con las especificaciones y expectativas.

Paso 5: Evaluación de propuestas

Una vez que las propuestas son recibidas, el equipo de compras evalúa cada una según un conjunto de criterios de eliminación predefinidos. Esto puede incluir factores como el cumplimiento de las especificaciones, el costo, y la solidez financiera del proveedor. 

Las propuestas que no cumplen con estos criterios básicos son descartadas. Luego, se realiza un análisis más detallado de las propuestas restantes, considerando aspectos como:

  • El precio
  • La calidad
  • La ubicación geográfica del proveedor
  • Su reputación. 

El objetivo es seleccionar la oferta que mejor se alinee con las necesidades y valores de la empresa.

¿Necesitas ayuda con la evaluación de proveedores

Paso 6: Preparación para la negociación

Con la selección preliminar de un proveedor o un grupo reducido de proveedores, se inicia la preparación para la negociación. Esta fase implica desarrollar una estrategia de negociación que considere tanto las necesidades de la empresa como las capacidades y limitaciones del proveedor. 

Se definen objetivos claros para la negociación, incluyendo precios, términos de entrega, garantías, y soporte post-venta. El objetivo es alcanzar un acuerdo que ofrezca el máximo valor para la empresa, asegurando al mismo tiempo una relación beneficiosa y sostenible con el proveedor.

¡Listo! Ahora ya conoces el proceso de compra en una empresa. 

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4 Buenas prácticas para optimizar el proceso de compras en una empresa

Llegando al final, te comparto 4 buenas prácticas que sirven para optimizar el proceso de compras en una empresa.

Veamos: 

Recuerda siempre desarrollar y difundir políticas de compra claras

Es fundamental que todos los empleados involucrados en la adquisición de bienes y servicios conozcan bien las políticas de compra de la empresa. Estas políticas deben establecer claramente los procedimientos a seguir, como la restricción de usar tarjetas de compra para servicios, que deben procesarse mediante órdenes de compra.

No solo es crucial definir estas políticas, sino también asegurarse de que sean accesibles para todos, publicándolas en herramientas de comunicación interna y formando parte del entrenamiento de los nuevos empleados.

No olvides siempre fijar metas SMART en el proceso de compras 

Los objetivos en el proceso de compras deben ser SMART:

  • Específicos
  • Medibles
  • Alcanzables
  • Relevantes 
  • Temporales

Por supuesto, deben alinearse con los objetivos generales de la organización.

Por ejemplo, si un objetivo corporativo es aumentar los márgenes de beneficio reduciendo los costes de los materiales, un objetivo de compra podría ser la reducción de los costos de los bienes tangibles en un 5% para el próximo año fiscal.

Puede ser útil el uso de software de gestión de proveedores

Implementar un sistema que permita gestionar las relaciones con los proveedores, evaluar su rendimiento y comunicarse efectivamente puede mejorar significativamente la eficiencia del proceso de compra. Este tipo de software facilita la comparación de ofertas, el seguimiento de los plazos de entrega y la gestión de contratos.

Fomentar relaciones a largo plazo con proveedores es clave

Desarrollar y mantener relaciones a largo plazo con un grupo selecto de proveedores clave ofrece ventajas competitivas significativas. Al construir relaciones basadas en la confianza, el respeto mutuo y el beneficio compartido, las empresas pueden asegurar no solo mejores precios y condiciones de pago, sino también una mayor flexibilidad y apoyo en situaciones críticas.

Estas relaciones sólidas permiten un acceso prioritario a productos o servicios, especialmente en momentos de alta demanda o escasez en el mercado. Además, trabajar estrechamente con proveedores de confianza puede facilitar el acceso a innovaciones, mejoras en los productos o servicios, y soluciones personalizadas.

proceso de compras en una empresa
Las organizaciones cada vez más consideran aspectos de sostenibilidad y RSC al seleccionar proveedores, dando preferencia a aquellos que cumplen con estándares éticos, ambientales y sociales.

Conclusión

Mirando hacia el futuro, es esencial que las empresas continúen perfeccionando sus métodos de compra y abastecimiento para adaptarse a un entorno de negocios en constante evolución. Esto implica no solo mantenerse al día con las tendencias del mercado y las innovaciones tecnológicas, sino también fortalecer las relaciones con proveedores y mejorar continuamente los procesos internos.

Como llamado a la acción, instamos a las organizaciones a revisar y actualizar regularmente su ciclo de compras y procedimientos relacionados.

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