Guía completa de implementación de ERP: Etapas, casos de éxito y errores comunes

Luego de una implementación de ERP se pueden lograr beneficios significativos como: una mayor productividad, ahorro de costos y precisión de datos mejorados. Sin embargo, también es importante tener en cuenta los costos de implementación de un sistema ERP, así como los posibles riesgos y desafíos que pueden surgir durante el proceso. En este artículo te brindaremos un paneo general sobre la implementación de ERP, para que la misma se desarrolle sin grandes errores.

Los fracasos de implementación de ERP son comunes y pueden resultar en la pérdida de tiempo, recursos y dinero. Para minimizar estos riesgos, es recomendable contar con recursos experimentados y bien informados y una metodología adecuada para la implementación.

Por eso, hemos desarrollado esta guía que pretende funcionar como guía de todo tu proceso de implementación del ERP. ¿Estás listo para empezar?

¿Qué es la implementación de ERP?

La implementación de un sistema ERP es un proyecto crítico y complejo que involucra a toda la organización. Esta implementación puede tener una duración de varios meses, y es vital que se realice correctamente para garantizar que se cumplan las expectativas del usuario, los requisitos empresariales y el presupuesto del proyecto. 

Etapas de la implementación de un ERP

Antes de empezar a pensar en la implementación de un ERP, es preciso tener una visión global del proceso que nos espera por delante. Para ello, dividiremos el mismo en cinco fases claves:

• Planificación
• diseño
• Prueba
• capacitación
• implementación

I) PLANEACIÓN

1 | Prepara el terreno 

La implementación de un ERP es un proceso complejo que implica cambios profundos en toda la organización. 

Tu organización experimentará luchas de poder y problemas políticos derivados de los diferentes mandatos y presiones bajo las que trabajan sus diversos grupos. Además, es común que algunas personas se muestren resistentes al cambio. Generalmente debido a la preocupación de que las nuevas tecnologías interrumpan sus rutinas laborales diarias o incluso les quiten su trabajo. 

Por lo tanto, es crucial que implementes procesos de gestión de cambios para asegurar la aceptación y el compromiso de los empleados con el proyecto.

Deberás resolver los problemas políticos antes de seguir adelante con la implementación de un ERP. Como primer paso te recomendamos:

• Implementar procesos de gestión de cambios. 
• Abordar las preocupaciones de los empleados a través de la transparencia y la capacitación.
• Resolver cuestiones de gobernanza. 
• Define qué sucederá con la TI interna si se cambia a un modelo SaaS.

2 | Decide entre estandarización o personalización

El siguiente paso en la implementación de un ERP es decisivo. Ya que deberás enfrentar la decisión sobre personalizar o estandarizar su sistema. 

Al respecto debemos advertir algunas cuestiones. Aunque la personalización puede parecer atractiva para mejorar los procesos y la experiencia del usuario, puede generar problemas en el futuro. Tales como la falta de coherencia y la dificultad para realizar actualizaciones. 

En cambio, la estandarización permite a las empresas seguir el camino del proveedor y aprovechar las innovaciones desarrolladas por el proveedor de SaaS.

Si decides tomar el segundo camino prepárate para establecer políticas y procedimientos claros para asegurarte de no alejarte demasiado del camino del proveedor. Sin embargo, no te cierres a la personalización si la misma tiene sentido comercial. 

Un buen punto de referencia es seguir una división 80/20, lo que significa que el 80% del sistema sigue siendo estandarizado, mientras que el 20% se puede personalizar para satisfacer las necesidades específicas del negocio. 

3 | Presenta al equipo

El equipo de proyectos es el factor decisivo para el éxito de la implementación del ERP. Las empresas que han experimentado reveses o fallas en el ERP a menudo han asignado personal que «tuvo tiempo» para trabajar en el proyecto. Pero para tener éxito, es fundamental reclutar a las personas de las que “no puede prescindir”. 

El equipo deberá estar formado por personas clave y dedicadas que trabajen juntas para lograr una implementación exitosa. Para ello, deberás incluir en tu grupo a los siguientes colaboradores: 

• gerente de proyecto
• analista de aplicaciones
• desarrollador de aplicaciones
• ingeniero de pruebas de control de calidad. 
• Partes interesadas según la funcionalidad que se esté implementando.

4 | Define la metodología que utilizarás en tu implementación de ERP

Existen varias metodologías de implementación de un ERP. Algunas son desarrolladas por los proveedores de soluciones propietarias como SAP y Oracle. Mientras que otras alternativas ofrecen resultados excelentes para proyectos con tecnologías libres de licencias. Algunas de las metodologías más populares son:

• ASAP (Accelerated SAP)
• AIM (Applications Implementation Methodology)
• SureStep

Para las empresas que implementan un ERP a medida o un desarrollo en paralelo, las metodologías ágiles pueden ser muy efectivas. Debido a que han mostrado una notable reducción de tiempos de implementación, costos y  prevención de grandes desafíos.

Algunas de las metodologías agile de implementación de software ERP son:

• Extreme Programming XP
• Scrum
• Kanban

5 | Has una estimación del presupuesto 

Debemos hacer una pequeña pausa, muy necesaria en el tema del presupuesto de la implementación del ERP. 

Antes de que pongas en marcha el proceso, deberás tener en cuenta que el costo no solo se refiere al precio del software en sí, sino también a los costos asociados con la implementación del sistema. Tales como:

• personalización del software
• integración de aplicaciones
• capacitación de los usuarios finales 
• planes de mantenimiento.
• Requisitos específicos del proyecto.

Entonces, ¿cómo calculas el costo total del procedimiento? El costo de la implementación de ERP puede oscilar entre el 100% y el 200% del costo de la licencia del software. Según el tamaño de la empresa y la cantidad de usuarios, los costos de implementación pueden variar. 

• Las pequeñas empresas pueden gastar alrededor de $7143 por usuario
• Las medianas y grandes empresas pueden gastar $8542 y $7257 por usuario

6 | Detalla las tareas

Llegado a este punto de la implementación del ERP, es esencial que desarrolles una lista detallada de todas las actividades y fases necesarias para llevar a cabo el proyecto con éxito. 

Si cuentas con un socio de implementación, este te ayudará a desarrollar la lista. En caso de que no lo posees ten en cuenta que la misma debe dividirse en fases y asignar tiempos estimados para cada una de ellas. 

Revisa que aborde los siguientes procedimientos:

• tareas de capacitación para el equipo del proyecto, el equipo de TI y los usuarios comerciales
• plan a largo plazo para la capacitación continua de los nuevos usuarios. 
• piloto de la sala de conferencias
• personalización de la aplicación
• integración con otras aplicaciones y fuentes de datos.
• Implementación de la infraestructura
• limpieza de datos y la aceptación del usuario. 

7 | Planifica la carga de trabajo

Con las tareas definidas ya estarás en condiciones de calcular con precisión el tiempo necesario para cada tarea y asignar la cantidad de “horas de trabajo” requeridas. Esto te permitirá crear un cronograma realista y determinar si se necesita ayuda adicional fuera del equipo actual. O si debes limitar el alcance del proyecto si es necesario.

Para hacerlo correctamente, deberás entender la tarea y las horas de trabajo involucrado. ¿Cómo hacerlo? Con las horas de trabajo asignadas para cada tarea, suma las horas para cada fase del proyecto y asigna la persona responsable de hacerlo. 

8 | Crea un cronograma

Después de tabular las horas de trabajo disponibles y requeridas, el siguiente paso en la implementación de un ERP es generar un horario manejable. ¿Por qué es tan importante este peso? Este te ayudará a garantizar que se cumpla la fecha de puesta en marcha acordada y que el proyecto se realice dentro del presupuesto. 

¿Cómo crear el cronograma? Deberás crear un cálculo detallado que tome en cuenta:

•  El plazo objetivo de puesta en marcha
•  El número total de horas de trabajo disponibles y requeridas

Puede ocurrir que la primera versión de cronograma revele un problema de capacidad en comparación con el plazo de implementación presentado originalmente. Inevitablemente, deberás reducir el alcance o ampliar la fecha de puesta en marcha. También puedes inclinarte por agregar más recursos internos y externos, o dividir el proyecto en fases.

9 | Comienza a limpiar tus datos

La limpieza de datos es una tarea crítica en la implementación de un ERP. En esta deberás evaluar y corregir los datos existentes en el sistema actual antes de transferirlos al nuevo sistema. 

Lo hemos incluido en esta primera fase, ya que se recomienda iniciar este proceso cuanto antes. Debido a que es muy laborioso, trata de planificar adecuadamente y asignar recursos para la limpieza de datos.

II) ANÁLISIS

10 | Evalúa tus sistemas actuales 

Es hora de realizar una evaluación completa de tus sistemas actuales y los procesos comerciales. Gracias a ella podrás identificar las áreas que necesitan mejoras y determinar qué funcionalidades son esenciales en el nuevo sistema ERP.

La revisión debe incluir todos los aspectos clave de la empresa, incluidos:

• sistemas financieros
• fabricación
• inventario
• ventas 
• CRM. 

También presta especial atención a la gestión de datos e informes, incluyendo la precisión de los datos y la seguridad, así como también la infraestructura de TI y los procesos de negocios. La evaluación también debe considerar la facilidad de uso y la adopción del usuario, lo que garantizará que el personal pueda utilizar el sistema ERP de manera efectiva.

11 | Elige tu sistema ERP 

Llegó la hora de elegir el sistema ERP que te acompañará en la optimización de tus procesos empresas. Nuestra primera recomendación es que optes por involucrar a los usuarios clave de la organización en el proceso de evaluación y selección. 

Este equipo de selección de ERP debe investigar y evaluar diferentes opciones de software ERP en el mercado, teniendo en cuenta los requisitos específicos de la organización y las necesidades comerciales. 

Ten cuenta los siguientes parámetros a la hora de tomar una decisión final:

• ¿Este ERP se adapta a los requisitos funcionales clave de la organización? Tales como contabilidad, finanzas, gestión de inventario, producción y ventas. 
• ¿Cuenta con capacidad de integración para con los sistemas y datos existentes de la organización?
• ¿Cuál es costo total de propiedad? No olvides incluir costo de la implementación, personalización, mantenimiento y soporte continuo. 
• ¿Cuánto tiempo tomará llevar a cabo la implementación?

12 | Selecciona tu proveedor 

La selección del proveedor de su software ERP es tan importante como la selección del software en sí. Asegúrate de seleccionar un consultor de implementación de ERP con experiencia y conocimiento en la aplicación ERP que va a instalar, así como en la industria en la que opera su negocio. 

Siga la siguiente lista de verificación para asegurarte que el proveedor con el que te asociarás es el adecuado. 

• Revisa las referencias, 
• Asegúrate de que comprendan tus procesos comerciales actuales y futuros. 
• Chequea que cuente con personal capacitado en su industria y disponibilidad para sus ubicaciones, especialmente si tiene clientes y proveedores internacionales.
• Investiga sobre sus hábitos de actualización del sistema.

13 | Establece las metas y objetivos

La definición del alcance y los objetivos del proyecto ayudarán a crear una hoja de ruta clara para la implementación y a comunicar los objetivos y resultados esperados a todas las partes interesadas. Esto te  ayudará en la aceptación de los empleados y medición del éxito del proyecto una vez que se complete. 

Para definir el alcance del proyecto, pregúntate:

• ¿Qué funciones y procesos comerciales serán automatizados por el sistema ERP? 
• ¿Cuáles son los requisitos de datos específicos para el sistema?
• ¿Qué KPI que deben ser rastreados e informados?
• ¿Cuáles son las necesidades y requisitos específicos de las partes interesadas?

14 | Establece una jerarquía de procesos

No todas las empresas tienen los mismos problemas durante la implementación de un ERP. Es por ello que debes jerarquizar los procesos comerciales y priorizar cuáles abordar primero.  

Inclínate por brindar más prioridad a las áreas de alto valor. Estas áreas críticas son cruciales para el éxito del proyecto de implementación de ERP, ya que necesitan actualizaciones rápidas sobre problemas comerciales. Puedes jerarquizarlas de la siguiente manera:

• Business Intelligence
• Gestión de la Relación con el Cliente (CRM)
• Finanzas y contabilidad
• Gestión de la cadena de suministro y fabricación
• Recursos humanos (HR)
• Idiomas, monedas y ubicaciones multinacionales
• Movilidad. 

III) DISEÑO 

15 | Configuración e integración del ERP

Una vez que se ha completado el trabajo preparatorio, la siguiente fase es la configuración del ERP. 

Ten en cuenta que la implementación del ERP en la nube requiere menos tareas que la solución local tradicional. En la nube, la configuración se centra más en la configuración que en la personalización. 

Deberás centrarte en configurar:

• Estructuras y jerarquías de datos
• organización
• Roles.
• Responsabilidades de los usuarios. 

En cuanto a la integración, es necesario alinear la solución con los procesos empresariales y flujos de trabajo existentes, y definir el control de acceso de usuarios. También deberás integrar el sistema ERP con otros sistemas y fuentes de datos, como software de contabilidad, sistemas de gestión de inventario y plataforma de comercio electrónico.

16 | Empieza la migración de datos

La migración de datos es una parte crucial de la implementación de un ERP, ya que puede dar lugar a la pérdida o corrupción de datos si no se planifica y prepara adecuadamente. 

Antes de comenzar la migración, realiza una auditoría completa de todos los sistemas y aplicaciones existentes para identificar y categorizar los tipos de datos que deben migrarse. 

La migración de datos puede ser manual o automatizada, pero ambas opciones requieren mucha supervisión para evitar problemas. Para asegurarse de que los datos sean compatibles con el nuevo sistema, es necesario limpiar y formatear los datos de su sistema actual. Después de eso, se pueden cargar en el nuevo sistema.

En esta etapa deberás asegurarte de contar previamente con:

• Un plan de copia de seguridad. 
• Plan recuperación en caso de errores o pérdida de datos.
• Políticas y protocolos de gobierno de datos para garantizar la integridad y seguridad de los datos.

IV) PRUEBAS

La fase de prueba es crítica para garantizar que la implementación del ERP esté funcionando correctamente y se adapte a las necesidades de su empresa. 

Para ello, es fundamental seguir una metodología de pruebas estructurada que permita identificar y documentar los criterios de aceptación del usuario. Además, de realizar pruebas de extremo a extremo para asegurar que el sistema funciona correctamente en todas las áreas.

Deberás ocuparte de las revisiones de accesibilidad de los usuarios para asegurarse de que los usuarios finales puedan acceder y utilizar el sistema sin problemas. 

Otra área importante a verificar es la seguridad del ERP, junto con la confirmación de la compatibilidad con otros sistemas y aplicaciones que se emplean en tu empresa.

Procura no apresurar la fase de prueba. Ya que esto puede conducir a errores y problemas en el sistema.

V) CAPACITACIÓN

Una vez que se ha completado la fase de pruebas del sistema en la implementación de ERP, es crucial capacitar a los usuarios para que puedan aprovechar al máximo el nuevo sistema. 

En primera instancia, el equipo principal del proyecto debe encargarse de aprender el sistema y ayudar a capacitar a los demás. Puedes seleccionar empleados prometedores y expertos en tecnología para capacitarlos como superusuarios de ERP. Los cuales podrán brindar apoyo con los problemas de usuarios de bajo nivel.

Para obtener los mejores resultados, se pueden utilizar diferentes métodos de capacitación, como el aprendizaje electrónico o la formación presencial. 

También puedes considerar gamificar partes del plan de entrenamiento para aumentar el compromiso de los empleados y motivarlos a aprender. Es importante que la capacitación sea personalizada y se centren en las necesidades de cada usuario.

En definitiva, existen varias formas de capacitar a los empleados. La decisión final será solo tuya pero deberás asegurar que todas incluyan: 

• Capacitación basada en roles para agilizar el proceso y mantener a los empleados con poco tiempo al día.
• Oportunidades para la retroalimentación 
• Canales de comunicación claros con los equipos de soporte
• Recursos para el apoyo continuo.

VI) PUESTA EN MARCHA

17 | Implementa el ERP

Llegó el gran día, finalmente puedes poner en marcha la implementación del ERP que has seleccionado. Sin embargo, las dudas y el nerviosismo continúan presentes. Pero, si has seguido los pasos anteriores no deberás preocuparte. 

Durante esta etapa, debes ocuparte de revisar que todo funcione como lo planeado. Chequea los siguientes aspectos:

• ¿El sistema esté disponible y accesible para todos los empleados de la organización? 
• ¿Los procesos automatizados están activados? 
• ¿Han sido configurados los procedimientos de informes?
• ¿Los datos sean precisos e integrales?
• ¿Se han establecido los protocolos de seguridad y permisos de usuario adecuados? 
• ¿Los procesos de flujo de trabajo estén funcionando correctamente? 
• ¿Los usuarios puedan realizar todas las tareas necesarias para cumplir con sus responsabilidades laborales?

18 | Realiza mantenimiento

Después de la implementación del ERP, es importante evaluar el éxito del proyecto para garantizar que se hayan cumplido los objetivos y se haya logrado un retorno de la inversión. 

¿Cómo llegar a esta conclusión? Puedes revisar los siguientes parámetros: 

• Comportamiento del ROI
• Disminución del error humano
• Aumento de la productividad y la satisfacción del cliente. 
• Cumplimiento del presupuesto. 
• Inexistencia de demandas por incumplimiento de contrato. 
• Cumplimiento de objetivos 

Si hay áreas en las que se puede mejorar, es fundamental identificarlas y trabajar en solucionarlas para futuras implementaciones o actualizaciones del ERP. 

Ejemplos de empresas que han implementado un ERP

Es normal que el proceso de implementación del ERP, termine por agobiar a todo el equipo. Sin embargo, con las precauciones correctas, existen pocos motivos para que el proyecto fracase. 

Veamos algunos ejemplos de empresas que han implementado un ERP.

Empresas que han implementado con éxito un sistema ERP

Café Cabrales es un caso exitoso de implementación de ERP. La empresa buscaba una herramienta sólida que tuviera un buen soporte en su ciudad de origen, Mar del Plata, y que les permitiera gestionar su negocio de manera más eficiente y proveer informes de gestión consistentes y flexibles. 

Para ello, eligieron a Softland que les permitió conectar de forma remota a todos los centros de distribución, bajando los costos de comunicaciones y los tiempos de entrega a sus clientes. La implementación de la intranet de la empresa también permitió tecnificar la fuerza de ventas y reducir los tiempos de entrega, mejorando el servicio a sus clientes. 

Casos de fracaso en la implementación de un ERP

La implementación de un sistema ERP no siempre resulta exitosa y la historia de Nike es un claro ejemplo de ello. 

La actualización de sus sistemas, que incluía un ERP, software para la cadena de suministro y CRM, se convirtió en un proyecto audaz que tuvo un costo de $400 millones. Sin embargo, este proyecto tuvo resultados desastrosos costándole más de $100 millones en ventas perdidas y redujo el precio de sus acciones en un 20%. 

Además, desencadenó una serie de demandas colectivas y llevó a la renuncia de su presidente y CEO. El problema con i2 se debió a que creó pedidos de miles de zapatillas Air Garnett más de las que el mercado tenía apetito y pidió miles de Air Jordan menos de lo necesario. 

Problemas comunes al implementar un ERP

• No involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de implementación.
• Subestimar la complejidad del proyecto.
• No tener un plan y un cronograma claros.
• No tener un equipo de implementación dedicado.
• No proporcionar la formación adecuada.
• No proporcionar soporte y mantenimiento continuo.

Conclusión

En este artículo hemos repasado las principales fases de implementación de ERP en una empresa. Esperamos que esta se convierta en una auténtica guía de consulta para llevar a cabo tu proyecto con el mayor éxito posible.