¿Qué es un inventario de seguridad? Por estas razones debes tener uno [Te guio para calcularlo]

¿Te ha pasado alguna vez que la falta de control sobre tus activos te ha generado dolores de cabeza? ¡Un inventario de seguridad puede salvarte! 

Imagina llegar un día a tu negocio y darte cuenta de que un producto valioso se ha extraviado, o peor aún, ha sido robado. El problema del manejo ineficaz del inventario puede generar pérdidas económicas, y también una gran cantidad de estrés y frustración.

¡Es algo más común de lo que piensas! Muchas empresas, grandes y pequeñas, se enfrentan a este desafío. Cada artículo perdido o no contabilizado representa un agujero en tus finanzas y una preocupación constante.

Pero no te preocupes, porque hay una solución sencilla que puede cambiar todo este panorama: un inventario de seguridad bien estructurado. No se trata solo de hacer una lista de tus activos; es un enfoque integral que te permite tener el control absoluto y la tranquilidad de saber que todo está donde debe estar.

¿Quieres descubrir cómo implementar un inventario de seguridad que realmente funcione para ti? ¡Sigue leyendo para conocer todos los detalles y transforma la manera en que proteges tus activos!

¿Que es inventario de seguridad?

El inventario de seguridad, también conocido como stock de seguridad, es la cantidad adicional de productos que una empresa mantiene en sus almacenes para protegerse contra imprevistos en la cadena de suministro. Tales como aumentos inesperados en la demanda o retrasos en el reabastecimiento.

Este tipo de inventario actúa como un colchón que ayuda a prevenir la falta de productos disponibles, asegurando que la empresa pueda seguir operando sin interrupciones.

¿De qué me sirve? Importancia del inventario de seguridad

La importancia del inventario de seguridad radica en su capacidad para actuar como una red de protección para tu negocio. En un mundo donde los cambios pueden ser rápidos y a menudo inesperados, tener un margen de seguridad en tu inventario te permite responder de manera más ágil y efectiva a las variaciones en la demanda y a cualquier problema en la cadena de suministro.

En concreto, sirve para:

• Protegerte contra imprevistos que puedan interrumpir el flujo normal de productos, como retrasos de proveedores o problemas de transporte.
• Garantizar que siempre haya suficiente producto disponible para satisfacer la demanda de los clientes, incluso en situaciones inesperadas.
• Asegurar que tus clientes puedan obtener lo que necesitan cuando lo desean, lo que mejora su experiencia y fidelidad hacia tu marca.
• Con un inventario de seguridad bien gestionado, puedes planificar mejor tus compras y producción, evitando la necesidad de órdenes de emergencia que suelen ser costosas.

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¿Como empezar a calcular el inventario de seguridad que necesito? 

Ya sea que estés lanzando un nuevo negocio o simplemente preparando tu inventario para un nuevo período contable, calcular correctamente el inventario de seguridad te proporcionará una visión clara de tus recursos y te ayudará a planificar tus operaciones con eficacia.

Vamos paso a paso: 

Paso 1: Entiende qué es el Inventario de seguridad

Primero, necesitamos entender bien qué es el stock de seguridad. Básicamente, es la cantidad adicional de productos que mantienes en tu inventario para protegerte contra sorpresas, como un aumento inesperado en la demanda o retrasos en las entregas.

Paso 2: Analizar la demanda

El siguiente paso es mirar hacia el pasado y analizar cómo han sido tus ventas. Observa los datos históricos para identificar patrones.

• ¿Hay épocas del año en que vendes más?
• ¿Cuáles son tus productos estrella?

Esto te dará una idea de qué esperar en el futuro.

Paso 3: Evaluar el tiempo de reabastecimiento

Ahora, pensemos en el tiempo de reabastecimiento. Esto es el tiempo que tardan tus proveedores en entregar nuevos productos. Es importante ser realista y añadir un pequeño margen para posibles retrasos, como problemas de transporte o producción.

Paso 4: Calcular el stock de seguridad

Para calcular el inventario de seguridad, utiliza la siguiente fórmula:

Multiplica tu demanda diaria promedio por el número de días que podría durar un retraso en la entrega. 

Por ejemplo, si vendes diez unidades al día y esperas un retraso de tres días, necesitarías treinta unidades como stock de seguridad.

Paso 5: Ajustar según la variabilidad

La variabilidad es clave aquí. Si notas que la demanda de tus productos es bastante irregular, considera aumentar el inventario de seguridad. Revisa y ajusta esta cantidad de vez en cuando, especialmente si observas cambios en las tendencias de compra o en los tiempos de entrega.

Paso 6: Implementa un sistema de monitoreo

Para asegurarte de que tu inventario de seguridad funcione eficazmente, es crucial tener un sistema de monitoreo en su lugar. Aquí te explico cómo hacerlo:

Primero, considera utilizar un ERP para inventarios. Un ERP es un sistema de gestión empresarial que integra múltiples funciones dentro de tu negocio, incluyendo la gestión de inventario. Estos sistemas te permiten monitorear tus niveles de inventario en tiempo real y ofrecen información valiosa para hacer nuevos pedidos de manera oportuna.

Dentro del ERP, es importante configurar alertas automáticas. Estas alertas te notificarán cuando tu inventario esté a punto de caer por debajo del nivel de seguridad. Así, tendrás tiempo suficiente para realizar nuevos pedidos antes de que te quedes sin stock. 

Además, asegúrate de que el ERP pueda generar informes regulares sobre el estado del inventario. Estos informes te proporcionarán datos valiosos sobre las tendencias de venta, los tiempos de reabastecimiento y cualquier variabilidad en la demanda. Con esta información, podrás tomar decisiones informadas y ajustar el nivel de stock de seguridad según sea necesario.

Errores comunes al calcular el inventario de seguridad y cómo evitarlos

Al calcular el inventario de seguridad, es fácil cometer errores que pueden afectar la operación de tu negocio. Aquí te contamos algunos errores comunes y cómo evitarlos para que puedas mantener tu inventario bajo control sin complicaciones.

No subestimes la demanda

Uno de los errores más frecuentes es subestimar la demanda. Esto sucede cuando no se analizan adecuadamente los datos históricos de ventas o se ignoran las fluctuaciones estacionales y las tendencias del mercado. 

Muchas veces, esto ocurre porque no se dispone de suficientes recursos o experiencia para llevar a cabo un análisis detallado. Para evitarlo, te recomendamos usar herramientas de análisis predictivo siempre que sea posible y estar al tanto de los cambios en las preferencias del mercado. Esto te permitirá hacer proyecciones más precisas y ajustar tu inventario de manera efectiva.

Por ejemplo, durante los meses de verano, las ventas de accesorios para dispositivos móviles suelen aumentar debido a las vacaciones y los viajes. Sin embargo, si no ajustas tu inventario de seguridad para reflejar esta tendencia estacional, podrías quedarte sin stock durante los picos de demanda.

Ignorar la variabilidad en los tiempos de reabastecimiento

Otro error común es ignorar la variabilidad en los tiempos de reabastecimiento. Las empresas suelen confiar demasiado en los plazos de entrega estándar proporcionados por los proveedores sin considerar posibles retrasos por problemas de producción, clima o logística. 

Para evitar sorpresas desagradables, es clave tener en cuenta estos posibles imprevistos y agregar un margen adicional en tus cálculos de inventario de seguridad. Así estarás preparado para cualquier eventualidad y evitarás quedarte sin stock en momentos críticos.

También, puedes considerar realizar cortes de inventario mensual o trimestralmente.

Falta de monitoreo regular 

La falta de monitoreo regular es otro error que puede pasarte factura. Muchas empresas no implementan sistemas para revisar el inventario de manera continua, ya sea por falta de recursos, tiempo o tecnología adecuada.

Esto puede llevar a sorpresas desagradables, como quedarte sin stock en el momento menos esperado. Para solucionar esto, te aconsejamos implementar un sistema de monitoreo como un ERP que te ofrezca actualizaciones en tiempo real sobre el estado de tu inventario.

 Puedes revisar: 5 tipos de reportes de inventarios que optimizarán tu gestión de almacén.

Poca capacitación de personal 

Finalmente, la falta de capacitación del personal es un problema que no debes subestimar. La falta de tiempo, recursos o la falta de prioridad en la capacitación puede llevar a que el equipo no esté preparado para gestionar el inventario de manera eficiente.

Esto puede resultar en errores como entradas incorrectas de datos o el mal uso del software de gestión. Asegúrate de proporcionar formación continua a todo el personal involucrado en la gestión del inventario. Es fundamental que comprendan la importancia del stock de seguridad y cómo utilizar las herramientas de monitoreo disponibles para realizar su trabajo de manera efectiva.

Conclusión

¡Y eso es todo! Ahora tienes una base sólida para calcular el inventario de seguridad que necesitas para mantener tu negocio funcionando sin contratiempos. Si tienes más preguntas o necesitas más detalles, ¡estoy aquí para ayudarte!

Implementar sistemas adecuados, ajustar tus procesos basados en datos actualizados y capacitar a tu equipo de manera continua son pasos esenciales para un manejo exitoso del inventario de seguridad.