¿Por qué debo tener una planeación de inventarios? 

¿Te ha pasado que tu negocio se queda sin productos justo cuando más los necesitas o, al contrario, tienes tanto inventario acumulado que no sabes qué hacer con él? Esto sucede cuando no hay una adecuada planeación de inventarios. 

Imagínate a tus clientes entrando a tu tienda o visitando tu sitio web, buscando ese producto que tanto necesitan, solo para descubrir que no lo tienes disponible. ¿Frustrante, verdad?

Y ni hablar del estrés de ver un almacén lleno de productos que no se están vendiendo, ocupando espacio y generando costos innecesarios.

Aquí es donde una buena planeación de inventarios se vuelve clave.

Al gestionar estratégicamente tus niveles de stock, puedes asegurarte de que siempre tengas lo que tus clientes necesitan, sin acumular más de lo necesario.

¡Sigue leyendo y descubre cómo una planeación de inventarios efectiva puede marcar la diferencia en tu negocio!

¿Qué es la planeación de inventarios?

La planeación de inventarios es básicamente la estrategia que utilizas para asegurarte de que siempre tengas la cantidad adecuada de productos en el lugar y momento correctos.

Imagina que es como una brújula para guiar tus decisiones sobre cuándo y cuánto pedir de cada artículo, evitando tanto quedarte sin productos como acumular demasiado.

Este proceso toma en cuenta varios factores, como:

• Los puntos de reorden (el momento exacto en que debes pedir más).
• Las cantidades óptimas de pedidos (cuánto es ideal solicitar cada vez).
• Predicciones sobre la demanda futura (qué tanto crees que los clientes te van a pedir).

También es muy útil para prever los tiempos de entrega de los proveedores y planear escenarios hipotéticos para estar preparado ante cambios inesperados en la demanda o problemas de entrega.

Es como tener un plan B (y hasta un plan C), que te ayuda a gestionar excepciones y contingencias, asegurando que el flujo de productos en tu negocio sea siempre eficiente y controlado.

Diccionario: Diferencias importantes con optimización del Inventario, gestión del inventario y control del inventario 

En muchos lugares se encuentran sinónimos entre planeación de inventarios, optimizacion, gestion y control. Veamos a qué se refiere cada uno. 

Gestión del Inventario

La gestión del inventario es un concepto más amplio que incluye todas las actividades relacionadas con el manejo de inventarios dentro de la empresa.

Esto abarca desde el registro de los productos, su almacenamiento, hasta su entrega al cliente.

En definitiva, su objetivo es coordinar y supervisar el inventario de principio a fin, asegurando que siempre esté bien abastecido y controlado.

Control del Inventario

El control del inventario es una parte de la gestión que se enfoca específicamente en monitorear y registrar los niveles de inventario de manera regular. Se trata de vigilar que lo que hay en tus registros coincida con lo que realmente tienes en almacén.

Se enfoca en evitar errores, robos, o mermas del inventario, asegurando que lo que tienes en tu sistema sea lo que realmente está en stock.

Optimización del Inventario

La optimización del inventario busca encontrar el equilibrio perfecto entre tener suficiente inventario para cubrir la demanda, pero sin tener exceso que genere costos innecesarios.

Es como afinar una guitarra: lo ajustas hasta que suene bien, en este caso, ajustas tu inventario para que sea eficiente y rentable.

El objetivo es maximizar la disponibilidad de productos, minimizando costos como el almacenamiento o el desperdicio por obsolescencia.

Principales consecuencias de una mala o falta planeación de inventarios

Ya conoces que es la planeación de inventarios. ¿Pero sabes qué consecuencias tiene no contar con una? 

• No tener los productos necesarios en el momento adecuado.
• Exceso de inventario por tener más productos de los necesarios, lo que genera costos adicionales de almacenamiento, riesgo de obsolescencia y, en algunos casos, pérdidas económicas si los productos caducan o pierden valor.
• Incremento de costos operativos por un mal manejo del inventario.
• Clientes insatisfechos.
• Por una falta de planeación de inventarios ,se producen excesos o faltas de stock y la rotación de productos puede inmovilizar recursos financieros que podrían usarse en otras áreas del negocio.
• Si se trata de una empresa manufacturera, una mala planeación de inventarios puede interrumpir la producción al no contar con las materias primas necesarias, generando demoras y retrasos.
• Sin una planeación de inventarios adecuada, la información sobre inventario puede ser imprecisa, lo que dificulta la toma de decisiones estratégicas en el negocio.
• El exceso de inventario, especialmente en productos perecederos o de moda, puede resultar en productos que se echen a perder o que necesiten ser rematados, lo que genera pérdidas.

¿Cómo lograr una correcta planeación de inventarios? 

¡Manos a la obra! Veamos cómo hacer una correcta planeación de inventarios.

Te lo muestro paso por paso: 

1. Conoce tus productos y su demanda

Antes de hacer cualquier planeación de inventarios,  lo primero es conocer qué productos manejas y cómo se comporta la demanda de cada uno. Pregúntate:

• ¿Qué productos son los más vendidos?
• ¿Cuáles tienen demanda estacional (se venden más en ciertas épocas)?
• ¿Qué artículos suelen quedarse mucho tiempo en stock?

Una vez que identifiques esto, sabrás qué productos necesitan más atención en tu planeación de inventarios. 

2. Calcula los niveles de inventario óptimos

El siguiente paso es determinar cuánto inventario deberías tener en todo momento.

Aquí entra el concepto de:

• Punto de reorden: Es el nivel mínimo de stock en el que necesitas pedir más productos.
• Cantidad de pedido óptima: ¿Cuántas unidades necesitas pedir para cubrir la demanda sin sobrecargar el inventario?

Este cálculo dependerá de factores como el tiempo de entrega de tus proveedores y la demanda de tus productos.

3. Previsión de demanda

Una buena planeación de inventarios se basa en la anticipación. Usa datos históricos de ventas (o tu mejor estimación si eres nuevo) para prever cuánta demanda puedes esperar.

Esto te ayudará a ajustar tus pedidos y a evitar quedarte sin stock.

• Tip: Si tienes productos estacionales, asegúrate de tener suficientes para las temporadas altas, pero no sobrepases lo necesario en las temporadas bajas.

4. Define un sistema de inventario

Para mantener el control de todo, necesitas tener un sistema de inventario que funcione para tu negocio. Puedes usar una hoja de cálculo simple o implementar un software especializado.

Lo importante es que te permita:

• Registrar entradas y salidas de productos.
• Hacer conteos periódicos.
• Generar alertas cuando sea necesario reordenar.

Lo más recomendable: un ERP para inventarios. Te salvará la vida. 

5. Implementa el conteo cíclico

En lugar de hacer un conteo completo de inventario una vez al año (que puede ser tedioso), es más eficiente hacer conteos cíclicos.

Este método te permite contar ciertos productos de manera regular para asegurarte de que los números sean correctos y prevenir sorpresas.

6. Mantén buena comunicación con tus proveedores

Tener una relación sólida con tus proveedores es clave. Asegúrate de:

• Confirmar los tiempos de entrega: ¿Cuánto tiempo tardan en entregarte los productos después de hacer un pedido?
• Negociar condiciones flexibles: Si tienes productos con demanda variable, es útil contar con proveedores que puedan adaptarse a tus necesidades de inventario.

7. Monitorea constantemente

La planeación de inventarios no es algo que haces una vez y te olvidas. Necesitas estar monitoreando y ajustando constantemente.

Revisa:

• Si tu previsión de demanda fue correcta.
• Si tus proveedores cumplen con los tiempos.
• Si estás reordenando productos en el momento adecuado.

8. Optimiza con el tiempo

Con el tiempo, irás ajustando y mejorando tu sistema de inventario. La idea es que, conforme adquieras experiencia, puedas optimizar los procesos y evitar problemas como sobrestock o falta de productos.

Tip: Usa herramientas de software como un ERP  que te ayuden a automatizar estos procesos y a tener mayor control.

Algunos consejos prácticos para mejorar la planeación de inventario 

Aquí tienes algunos consejos prácticos para mejorar tu planeación de inventarios, especialmente si estás comenzando. Estos tips te ayudarán a evitar problemas y a mantener un flujo de productos óptimo:

1. Conoce bien tus productos

No todos los productos tienen la misma importancia en tu inventario. Identifica cuáles son los que generan más ventas o son más críticos para tu negocio y dales prioridad.

Puedes usar la Clasificación ABC, donde:

• A: Productos de alta demanda y valor.
• B: Productos de demanda media.
• C: Productos de menor valor o rotación.

2. Ajusta el inventario según la demanda

No es lo mismo tener el inventario lleno en temporada alta que en temporada baja. Analiza el historial de ventas y ajusta tus niveles de inventario de acuerdo con los patrones de demanda.

¡Evitarás acumular productos o quedarte sin stock!

3. Haz revisiones periódicas del inventario

Es importante hacer conteos regulares para asegurarte de que el inventario físico coincide con lo que tienes registrado. Un error común es confiarse en los sistemas y no verificar manualmente. 

Los conteos cíclicos te ayudarán a mantener el control sin interrumpir tu operación.

4. Usa tecnología para gestionar inventarios

Si tu inventario crece, considera invertir en un ERP para inventarios. Estas herramientas te permiten:

• Automatizar pedidos cuando el stock es bajo.
• Tener alertas en tiempo real.
• Hacer un seguimiento detallado de cada artículo.

5. Establece un punto de reorden

Definir un punto de reorden es clave. Este es el nivel mínimo al que debes hacer un nuevo pedido antes de quedarte sin productos.

Asegúrate de calcular este punto tomando en cuenta la demanda promedio y el tiempo de entrega de tus proveedores.

6. Mantén una buena relación con tus proveedores

Tus proveedores son tus aliados para tener un inventario eficiente.

Mantén una comunicación fluida con ellos, negocia plazos de entrega y asegúrate de que puedan responder rápidamente a cambios imprevistos en la demanda.

7. Implementa el método FIFO

El método FIFO (First In, First Out) significa que los productos que entran primero al inventario son los que deben salir primero.

Esto es particularmente importante para productos perecederos o con fechas de caducidad.

Tal vez pueda servirte: 4 herramientas de manufactura esbelta que tal vez no conocías (y cómo aplicarlas)

8. Ten un plan para productos obsoletos

En algún momento, algunos productos pueden quedarse estancados en tu inventario. Ten un plan para estos productos, como promociones especiales o descuentos para mover el stock.

¡No los dejes acumulando polvo!

9. No sobrepases tus capacidades de almacenamiento

Tener más inventario del que puedes almacenar adecuadamente puede ser contraproducente.

Asegúrate de que tu inventario esté en un lugar organizado y accesible para facilitar el control y evitar pérdidas.

Conclusión

¡Y eso es todo!

Si sigues estos pasos, estarás en el camino correcto para lograr una planeación de inventarios eficiente y evitar los dolores de cabeza que suelen venir con la falta de control en esta área.

¡Con el tiempo, te convertirás en todo un experto!

Si este artículo te resultó útil, no te detengas aquí. Tenemos más contenido que te ayudará a optimizar tus procesos y tomar mejores decisiones para tu negocio.

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¡Sigue leyendo y lleva tu empresa al siguiente nivel!