Merma en inventario: Definición, cálculo, tipos y 5 estrategias efectivas para minimizarla

La merma es una realidad implacable que afecta tanto la rentabilidad como la eficiencia operativa. Desde productos que expiran en los estantes hasta aquellos que sufren daños durante el transporte o almacenamiento, las pérdidas por merma pueden acumularse rápidamente, erosionando los márgenes de ganancia y representando un uso ineficiente de recursos valiosos.

La merma no solo implica pérdidas económicas directas; también conlleva una serie de consecuencias secundarias que pueden ser igualmente devastadoras. La acumulación de productos no vendibles puede llevar a una inversión ineficaz de capital en inventario muerto. 

Afortunadamente, existen estrategias y técnicas efectivas para mitigar la merma y transformar la gestión de inventario en un aspecto competitivo para tu negocio. La optimización de la cadena de suministro, la mejora de la gestión del inventario, la capacitación del personal, el control y monitoreo continuo, y la revisión y ajuste de políticas son enfoques probados que reducen significativamente las pérdidas. 

Al implementar estas acciones concretas y hacerse las preguntas correctas, las empresas no solo pueden reducir la merma sino también mejorar la rentabilidad y la eficiencia operativa. ¡Veamos cómo!

¿Qué es una merma? 

Se llama merma a todas aquellas “pérdidas” que se producen a lo largo de la cadena de distribución y ventas en el mercado del retail. 

En la administración de empresas, se conoce como merma a la reducción de la cantidad de mercancías que produce una diferencia entre los libros de inventario y la cantidad real de productos disponibles. 

¿Por qué se producen las mermas?

Según el Foro Latinoamericano de seguridad las razones por las cuales se producen las mermas en el sector retail, son varias y se pueden categorizar de la siguiente manera:

• Errores de conteo o registros incorrectos de mercancia

• Productos que no se venden antes de su fecha de caducidad

• Pérdidas debidas a daños físicos en los productos (embalaje deficiente, manipulación incorrecta, condiciones inadecuadas de almacenamiento o transporteetc)

• Pérdidas provocadas por robos o actos deshonestos

Consecuencias de las mermas 

Según Andrés López Corona, gerente de Ingeniería, existen 4 grandes consecuencias de la merma:

• Pérdidas económicas directas.
• Interrupción de la cadena de suministro especialmente en aquellas relacionadas con productos perecederos
• Impacto en la calidad del producto en el caso de los productos refrigerados.
• Impacto ambiental especialmente en la industria alimentaria.

Para reducir la merma, las empresas necesitan invertir en sistemas de control y monitoreo más robustos, especialmente en las etapas de almacenamiento y transporte, para asegurar la integridad y calidad de los productos. 

Tipos de mermas 

Según Mariano Bruzzi, la merma se define como la diferencia entre el inventario teórico (registrado en el sistema) y el inventario físico real en la tienda. Esto categoriza la merma en dos grupos principales: Merma conocida y Merma desconocida.

Merma conocida

Representa todas las pérdidas cuyas causas son identificables y, por lo tanto, gestionables.

Este tipo de merma incluye:

• Mermas por vencimientos: Se refiere a las pérdidas que ocurren cuando los productos no se venden antes de su fecha de caducidad. Las estrategias para mitigar estas mermas incluyen una mejor negociación en las etapas de compra, una previsión de ventas más precisa y descuentos en productos próximos a vencer.
• Mermas por avería: Son las pérdidas resultantes de daños físicos a los productos debido a embalaje deficiente, manipulación inadecuada o condiciones de almacenaje inapropiadas. La prevención aquí pasa por una mejor capacitación del personal y regulaciones más estrictas en el manejo de productos.
• Merma por hurtos detectados: Se refiere a los faltantes de inventario que se pueden atribuir a robos identificados, ya sea en el momento del acto o por evidencia posterior como empaques vacíos. La prevención puede incluir medidas de seguridad como etiquetas antirrobo y cámaras de vigilancia.

Merma desconocida

Representa las pérdidas cuyas causas no pueden ser identificadas de manera inmediata y requieren investigación. Este tipo incluye:

• Errores en sistema (Administrativo): Se refiere a las discrepancias que surgen por errores en la transferencia de mercadería, conteos erróneos de inventario o errores en facturación y despachos.
• Hurtos y fraudes no detectados: Incluye todas las sustracciones y manipulaciones deshonestas tanto por parte de clientes como de empleados que no son detectados en el acto o después del mismo.

¿Como calcular una merma para evitar futuras perdidas? Fórmula

Andrés López Corona, Gerente de Ingeniería, nos enseña un calculo sencillo para calcular la merma. La merma se calcula como la diferencia entre el valor del inventario teórico y el valor del inventario físico real. 

El cálculo se puede expresar de la siguiente manera:

Porcentaje de Merma=(Total de Inventario / Valor de Merma)×100

Supongamos que el valor total de tu inventario es de $100,000 y has identificado una merma valorada en $5,000. Utilizando la fórmula proporcionada:

Porcentaje de Merma=(Total de Inventario / Valor de Merma)×100

En este caso, el porcentaje de merma sería:

Porcentaje de Merma=(100000/5000)×100=5%

Esto significa que el 5% del valor de tu inventario se ha perdido debido a la merma.

Indicadores de mermas

Los indicadores de merma son métricas que ayudan a las empresas a entender, medir y gestionar las pérdidas en el inventario. Aquí hay algunos de los más comunes:

Porcentaje de merma

Como se discutió anteriormente, este indicador mide la merma como un porcentaje del total del inventario. Se calcula como el valor de la merma dividido por el valor total del inventario, multiplicado por 100.

Esencial para evaluar la magnitud de la merma en relación con el tamaño total del inventario y establecer metas de reducción.

Costo de la merma

Es el valor total en términos monetarios de los productos perdidos. Este indicador permite a las empresas entender el impacto financiero directo de la merma en sus operaciones.

Esencial para comprender el impacto financiero directo de la merma y tomar decisiones informadas sobre presupuestos y recursos necesarios para abordarla.

Frecuencia de merma

Mide la regularidad con la que ocurren las mermas. Puede ser diaria, semanal, mensual, etc. Este indicador es útil para identificar patrones o tendencias en las mermas.

Este dato puede ayudar en la planificación de auditorías o revisiones de inventario.

Tasa de merma por producto

 Mide la merma específica de diferentes tipos de productos. Este indicador es especialmente útil para identificar qué productos son más propensos a la merma y por qué.

Es ideal para priorizar áreas específicas de acción, ya que permite a las empresas enfocarse en productos o categorías que son particularmente susceptibles a la merma.

Merma relativa

 Compara la merma entre diferentes tiendas, departamentos o ubicaciones de una empresa. Esto puede ayudar a identificar problemas específicos de un sitio o prácticas que podrían mejorarse.

Ideal para establecer mejores prácticas o estrategias de mitigación basadas en los sitios de mejor rendimiento.

Rendimiento del Inventario

Mide la eficiencia con la que una empresa maneja su inventario, incluyendo la merma. Un rendimiento más bajo puede indicar niveles más altos de merma o ineficiencias en la gestión del inventario.

Merma como porcentaje de ventas

 Este indicador mide la merma en relación con las ventas totales. Es útil para comprender el impacto de la merma en la rentabilidad general de la empresa.

Esencial para entender el impacto en la rentabilidad de la empresa y evaluar cómo las pérdidas por merma se comparan con el rendimiento comercial general.

Merma histórica 

Analiza los datos de merma a lo largo del tiempo para identificar tendencias o patrones. Este análisis puede ayudar a predecir la merma futura y a tomar medidas preventivas.

5 medidas de control para disminuir las mermas

Para implementar acciones concretas en cada técnica mencionada y reducir los índices, es crucial hacerse preguntas que guíen el proceso de planificación y ejecución. Por eso te proveemos de 5 medidas de control para disminuir mermas y algunas preguntas clave para que te hagas en el proceso:

Optimización de la cadena de suministro

Un buen consejo es mejorar el manejo y transporte de los productos desde el proveedor hasta el punto de venta. Esto incluye asegurar una logística adecuada, almacenamiento correcto, y un manejo cuidadoso para evitar daños y deterioro.

Puedes ayudarte preguntando: 

• ¿Cómo está siendo transportado y almacenado cada tipo de producto actualmente?
• ¿Qué mejoras se pueden hacer en el embalaje para proteger mejor los productos?
• ¿Cómo se pueden mejorar las relaciones con los proveedores para asegurar la calidad de los productos recibidos?

Ademas, puede asegurese de utilizar embalajes adecuados para cada tipo de producto para protegerlos durante el transporte.

Mejora de la gestión del inventario

Puedes implementar un sistema de gestión de inventario robusto y tecnológicamente avanzado que permita una trazabilidad de productos en el inventario, una mejor planificación de compras y una rotación eficiente de productos.

También preguntate si quieres seguir gestionando este proceso de forma particular. La opción de externalizar el proceso siempre está sobre la mesa.

• Revisa las principales empresas que realizan inventarios en México.

Cualquiera de las dos opciones ayudará a minimizar los errores de conteo, evitar el exceso de stock y reducir las pérdidas por productos caducados o obsoletos. Puedes ayudarte respondiendo las siguientes preguntas: 

• ¿Qué sistema de gestión de inventario se está utilizando actualmente y qué tan efectivo es?
• ¿Con qué frecuencia se realiza el conteo de inventario y cómo se compara con los registros teóricos?
• ¿Se están utilizando estrategias como FIFO para asegurar que los productos no caduquen o se vuelvan obsoletos?

Programas de capacitación para empleados

Muchas veces, las mermas se produce por una falta de capacitación de los empleados. Si reconoces que esto te esta pasando, no dudes en proporcionar capacitación regular a los empleados sobre las mejores prácticas de manejo de productos, procedimientos operativos estándar y sensibilización sobre la importancia de reducir la merma.

Ayudate reflexionando: 

• ¿Qué nivel de entendimiento y habilidad tiene el personal actualmente en el manejo de productos y prevención de pérdidas?
• ¿Qué recursos y tiempo se pueden dedicar a la capacitación y al reconocimiento del personal?
• ¿Cómo se está comunicando la importancia de reducir la merma a los empleados y cómo se pueden incentivar para participar activamente?

Control y monitoreo continuo

Si ya identificaste donde estan tus mermas, no dudes en realizar auditorías regulares del inventario y monitorear continuamente las áreas críticas donde es más prevalente. Algunas ideas pueden ser: 

• Instalar cámaras de seguridad y sistemas de alarma en áreas críticas para disuadir robos y monitorizar la actividad.
• Realizar auditorías de inventario sorpresa además de las programadas regularmente.
• Utilizar sistemas de análisis de datos para identificar tendencias o patrones inusuales que podrían indicar problemas de merma. 

Puedes ayudarte respondiendo: 

• ¿Qué áreas del negocio son más susceptibles a la merma y cómo se están monitoreando actualmente?
• ¿Qué tecnología se puede implementar para mejorar la seguridad y el monitoreo?
• ¿Cómo se pueden analizar los datos recogidos de las auditorías y el monitoreo para identificar áreas de mejora?

Revisión y ajuste de políticas

Evaluar con qué frecuencia y en qué circunstancias se deben revisar las políticas de manejo y almacenamiento. Considera cambios en la legislación, innovaciones tecnológicas, o cambios significativos en la cadena de suministro o en la demanda del mercado.

Puedes analizar el historial de cambios en las políticas y su impacto en la eficiencia y la merma. ¿Qué lecciones se han aprendido y cómo se pueden aplicar a futuras revisiones?

Tambien, otra buena idea es establecer un comité o asignar responsables para la revisión periódica de políticas, asegurando que las revisiones sean deliberadas y basadas en una comprensión profunda de las operaciones y desafíos de la empresa.

Puedes preguntarte: 

• ¿Cuándo fue la última vez que se revisaron las políticas de compra, manejo y almacenamiento y cómo han cambiado las condiciones desde entonces?
• ¿Cómo se está recopilando y utilizando la retroalimentación de empleados y clientes para mejorar las operaciones?
• ¿Cómo se puede mantener una cultura de mejora continua y adaptabilidad en el negocio?

Conclusión

En conclusión, la merma es un desafío omnipresente en el mundo empresarial, que afecta tanto a la rentabilidad como a la eficiencia operativa. Sin embargo, con un enfoque estratégico y sistemático, es posible mitigar sus efectos y convertir un problema aparentemente inevitable en una oportunidad para mejorar. 

Al emplear técnicas como la optimización de la cadena de suministro, mejorar la gestión del inventario, implementar programas de capacitación efectivos, realizar un control y monitoreo continuo, y revisar y ajustar políticas regularmente, las empresas pueden reducir significativamente las pérdidas por merma.