¿Qué son las políticas de compras? Ejemplos para aprender a aplicarla en tu departamento de adquisiciones

En el complejo mundo de los negocios, las políticas de compras no son solo palabras en un documento; son la brújula que guía a las empresas hacia una gestión eficiente y estratégica de sus recursos.

Poseer conocimientos, capacidades y aptitudes en el ámbito de las compras se ha convertido en un bien intangible. Las fluctuaciones del mercado, la diversidad de proveedores y las cambiantes demandas de los consumidores hacen que la adaptabilidad y la anticipación sean esenciales. «Por ello, cada vez es más necesaria la formación específica para los profesionales que ocupan los cargos del departamento», sostiene el CEO de Fullstep.

Sin unas políticas de compras sólidas, las empresas corren el riesgo de tomar decisiones impulsivas, enfrentar pérdidas económicas y perder competitividad en el mercado.

¿Quieres entender cómo establecer, mejorar y mantener estas políticas en tu organización? ¡Sigue leyendo y descubre las claves para llevar tu área de compras al siguiente nivel!

¿Qué son las políticas de compras? Concepto

Las políticas de compras son planes diseñados para orientar el proceso de adquisición de productos y servicios, garantizando que cada decisión tomada esté alineada con los objetivos globales de tu negocio.

Dentro del esquema de planificación de un negocio, estas políticas representan el paso final, cerrando el círculo de la gestión de compras.

Profundizando en el concepto de políticas de compras, se trata de marcos de referencia que delimitan y orientan nuestras acciones. Estas políticas, al ser la esencia de una estrategia efectiva, deben contar con ciertas características:

• Claridad en su exposición: Deben ser entendibles y sin ambigüedades.
• Coherencia: Deben alinearse con las metas y objetivos generales de la empresa.
• Aplicabilidad: Ser razonables y factibles de implementar.
• Flexibilidad: Permitir adaptarse a situaciones cambiantes sin ser rígidas.
• Visión estratégica: Deben anticipar escenarios y posibles desafíos.

Si estás al frente del área de compras o liderando un proyecto emprendedor, es tu responsabilidad configurar y supervisar estas políticas. Recordemos que no se tratan de reglas inmutables, sino de directrices que brindan flexibilidad para tomar decisiones ajustadas a la dinámica del mercado.

Beneficios de las políticas de compras de una empresa

Pero, ¿por qué son tan esenciales las políticas de compras y qué beneficios concretos te ofrecen?

• Ejercicio de autoridad: Las políticas te permiten establecer límites claros, asegurando que las decisiones se tomen dentro de un marco predefinido. Esto evita improvisaciones y garantiza una actuación alineada con los intereses de la empresa.
• Control efectivo: Las políticas de compras de una empresa te brindan una estructura clara para supervisar y monitorear las adquisiciones, garantizando que se respeten los presupuestos y se alcancen los objetivos propuestos.
• Objetivos claros: Las políticas hacen más comprensibles y explícitos los objetivos que buscas alcanzar con tus compras. Esto facilita la comunicación con el equipo y garantiza que todos estén en la misma sintonía.
• Actuación ordenada: Estas directrices delimitan y estructuran la actuación de todos los miembros del departamento, evitando desviaciones o interpretaciones erróneas que puedan afectar el correcto funcionamiento de la empresa.
• Resolución eficiente de problemas: Al tener bases generales preestablecidas, cualquier desafío o inconveniente que surja en el proceso puede ser abordado de manera más rápida y objetiva.

Por tanto, no subestimes la relevancia de las políticas de compras. Al adoptarlas, no solo optimizas tus adquisiciones, sino que también refuerzas la estructura y cohesión de tu empresa, lo que a largo plazo se traduce en un crecimiento sostenible y exitoso.

El paso previo a las políticas: la planificación de las compras

Las políticas de compras forman parte de un proceso mucho más amplio: la planificación de compras. Dicha planeación involucra diversas etapas esenciales:

1. Pronósticos: Es imperativo mirar hacia el futuro. Esto implica no solo anticipar las necesidades futuras, sino también evaluar el mercado y determinar el volumen de compras de la empresa que se requerirá. Estos pronósticos te permitirán adelantarte a oportunidades y desafíos.
2. Objetivos de Compra: Los objetivos claramente definidos te permitirán identificar qué estás buscando: ya sea el mejor precio sin sacrificar la calidad de los productos, o tal vez, priorizar las condiciones de pago y los plazos de entrega óptimos.
3. Volumen de Compras: Es fundamental adquirir en cantidades adecuadas. No querrías enfrentar el paro en producción por falta de materiales, ni incurrir en gastos adicionales debido a excesos innecesarios. La adecuada estimación del volumen de compras es crucial para un equilibrio entre demanda y oferta.
4. Control de cada tipo de inventarios: El control eficiente de tus existencias es la clave. El objetivo es evitar un inventario excesivo que genere costos adicionales y, por otro lado, garantizar que no falten los insumos necesarios para el correcto funcionamiento del negocio.

Una vez que estas etapas están claras y se han implementado eficientemente, estás listo para establecer las políticas de compras de una empresa. Estas políticas actuarán como directrices generales, asegurando que cada decisión de compra esté en línea con la visión y metas de tu organización.

¿Cuáles son las políticas de compras? Las principales

Estas políticas de compras no solo garantizan que obtengas los mejores productos y servicios al mejor precio, sino que también te ayudan a establecer relaciones sólidas y duraderas con tus proveedores. A continuación, te guiaré paso a paso para que puedas elaborar estas políticas de manera efectiva.

Fuentes de Abastecimiento

Las fuentes de abastecimiento son el núcleo de las políticas del departamento de compras. A la hora de seleccionar tus fuentes, considera:

• Materiales o servicios: Determina cuáles son esenciales para tu negocio y su disponibilidad en el mercado.
• Competencia: ¿Te conviene desarrollar fuentes internas o buscar nuevas?
• Condiciones de los proveedores: Más allá del precio, estudia aspectos como la calidad, los tiempos de entrega y las condiciones de pago.
• Ubicación geográfica: A veces, la proximidad puede traducirse en ahorros significativos, especialmente en costos de transporte.
• Reputación del proveedor: La solidez financiera y el historial de un proveedor pueden darte pistas sobre su fiabilidad a largo plazo.

Especificaciones

Cuando hablamos de especificaciones, nos referimos a las características técnicas de los productos o servicios que adquieres. Es crucial que tengas una idea clara de lo que necesitas. Asegúrate de comunicar a tus proveedores exactamente lo que esperas, desde la calidad hasta las dimensiones y las tolerancias.

Precio y Calidad

La relación entre precio y calidad es un equilibrio delicado. No siempre lo más caro es lo mejor, ni lo más barato es de mala calidad. Tu objetivo debe ser obtener el máximo valor por tu dinero. Investiga, compara y negocia para asegurarte de que estás obteniendo la mejor calidad al mejor precio posible.

Investigación y Desarrollo

El mercado es dinámico, y las necesidades de tu negocio pueden cambiar con el tiempo. Por eso, es importante que estés siempre buscando nuevos productos o servicios que puedan beneficiar tu operación. Asimismo, considera la posibilidad de diversificar tus proveedores o de encontrar mejores precios.

Compras Recíprocas

En algunos casos, es posible establecer acuerdos con otros negocios para intercambiar productos o servicios en lugar de comprarlos. Si consideras que esta podría ser una opción viable para tu negocio, establece políticas de compras claras sobre cómo y cuándo se llevarán a cabo estos intercambios.

Ética en las Compras

Actuar con integridad y transparencia no solo es lo correcto, sino que también puede beneficiar a tu negocio a largo plazo. Define con claridad tus expectativas en cuanto a honestidad, lealtad y justicia en todas tus transacciones y relaciones comerciales.

Compras Anticipadas

En ciertos sectores, anticipar tus compras puede darte una ventaja competitiva. Si bien esto puede implicar un desembolso inicial más grande, a largo plazo podría significar ahorros significativos o asegurarte la disponibilidad de productos o servicios esenciales.

Gestión de Material Excedente y Desperdicio

Finalmente, es probable que, en algún momento, te encuentres con material que no puedes usar o que ha quedado obsoleto. En vez de considerarlo una pérdida, piensa en cómo puedes vender ese excedente o deshacerte de él de manera responsable.

Al final del día, tus políticas de compras deben reflejar los valores y objetivos de tu negocio. Dedica el tiempo necesario para elaborarlas y revisarlas periódicamente para asegurarte de que siguen siendo relevantes y efectivas.

Políticas de Compras: Ejemplos

Política de Compras de Transporte Ruta Sol

I. Objetivo: Establecer directrices claras para el proceso de adquisición de bienes y servicios, garantizando una gestión eficiente y beneficiosa para la organización.

II. Centralización de Cotizaciones:

• Todas las cotizaciones de productos y servicios se centralizarán en el área de compras.
• En situaciones excepcionales, una intervención externa podrá aportar opiniones autorizadas.

III. Comunicación y Correspondencia:

• Cualquier comunicación con proveedores iniciada por otros departamentos se comunicará al jefe de Compras.
• Toda correspondencia con proveedores se canalizará a través del departamento de Compras, incluyendo reclamaciones y ajustes.

IV. Selección y Estandarización:

• Para compras especiales, como maquinaria, se colaborará con el departamento de Producción.
• Se promoverá la estandarización en las compras para garantizar la calidad de los productos.

V. Coordinación y Anticipos:

• Se mantendrá una coordinación constante con otros departamentos sobre estándares de calidad.
• No se concederán anticipos a proveedores sin autorización expresa de la Gerencia.

VI. Inventarios y Monitorización:

• Se consensuarán niveles óptimos de inventario entre el área de Compras y Producción.
• Los departamentos deberán informar cualquier reducción relevante en los inventarios al área de Compras.

VII. Confidencialidad y Diversidad de Proveedores:

• Todos los datos relacionados con proveedores se manejarán con confidencialidad.
• La empresa evitará depender exclusivamente de un número limitado de proveedores.

VIII. Selección de Proveedores:

• Se priorizarán los tipos de proveedores que cumplan con: posición financiera sólida, alta calidad en productos o servicios, precios razonables, cumplimiento de acuerdos y ética empresarial.

IX. Igualdad de Oportunidades:

• Se garantizará que todos los proveedores tengan oportunidades equitativas de presentar sus ofertas y servicios.

X. Responsabilidades:

• Será deber de todos los departamentos adherirse a estas políticas y comunicar cualquier desviación al jefe del área de compras.

Conclusión

En definitiva, las políticas de compras no solo estructuran y guían las operaciones de un negocio, sino que también establecen un marco que garantiza una gestión eficiente, rentable y alineada con los objetivos de la empresa. Estas políticas son la piedra angular para asegurar una coordinación adecuada, tomar decisiones informadas y crear relaciones duraderas con proveedores.

Ahora que comprendes su importancia, te invitamos a revisar los ERP para compras en nuestro blog, herramientas que pueden ser fundamentales para implementar y monitorear estas políticas de manera efectiva.