¿Qué son las islas de información y cómo hacen las empresas para superarlas?

¿Tenés dudas acerca de qué son las islas de información? ¿Te has encontrado alguna vez lidiando con el problema de no poder acceder a información crítica debido a sistemas incompatibles dentro de tu organización? Este dilema es un desafío común en muchas empresas.

La realidad es que las islas de información pueden llevar a duplicaciones de esfuerzo, ineficiencias y una falta general de visibilidad en toda la organización. Estos obstáculos son más que simples inconvenientes; representan un riesgo significativo para la agilidad y el crecimiento a largo plazo de cualquier entidad.

Ante este escenario, es crucial entender que son las islas de información y como encontrar una solución que promueva una cultura de acceso abierto y colaboración entre los datos.

Esta nota te servirá para entender que son las islas de información, porque surgen y como las empresas pueden superar este desafío.

¿Qué son las islas de información? 

Las «islas de información» se refieren a un fenómeno en el manejo de la información y tecnologías de la información (TI) donde los datos están segregados y aislados en diferentes sistemas o plataformas dentro de una organización.

Esta fragmentación de datos puede resultar en dificultades para compartir, acceder y analizar información de manera eficiente y coherente. 

Una empresa comprendiendo que son las islas de informacion
Las empresas gastan un promedio del 15-25% de su tiempo en buscar datos que ya poseen pero no pueden acceder fácilmente debido a que no saben que son las islas de informacion.

Principales razones por las que surgen las islas de información

¿Por qué me pasa a mí y como lo identifico? Ya vimos que son las islas de información, ahora veamos por qué razones surgen. 

Sistemas heredados

Primero, los sistemas heredados, acumulados a lo largo de los años, que muchas veces se desarrollaron o implementaron sin una visión integral de integración futura. Hoy, resultan en datos confinados dentro de plataformas incompatibles. 

Esto dificulta enormemente el acceso y la compartición de información, ya que estos sistemas fueron establecidos en momentos diferentes, utilizando distintas tecnologías sin planificar su eventual integración.

Adquisiciones y fusiones

Las dinámicas corporativas como las fusiones y adquisiciones introducen complejidades adicionales en la gestión de TI. Cada entidad involucrada en estos procesos trae consigo sus propios sistemas y bases de datos, creando un mosaico de tecnologías no integradas. 

La armonización de estos sistemas dispares, post-fusión o adquisición, es un proceso que puede ser tanto costoso como técnicamente desafiante, exacerbando el problema de las islas de información.

Departamentos silo

La organización interna de una empresa puede ser un factor crítico en la creación de islas de información. Los departamentos o unidades de negocio que operan en silos suelen desarrollar o seleccionar sistemas y soluciones de TI que se ajustan específicamente a sus necesidades inmediatas, sin considerar la interoperabilidad con sistemas de otros departamentos. 

Este enfoque puede resultar en la duplicación de esfuerzos, ineficiencias y barreras significativas para la comunicación y colaboración interdepartamental.

Falta de estándares

La coherencia en la gestión de datos y la adopción de tecnología es fundamental para evitar la fragmentación de la información. Sin embargo, la ausencia de estándares organizacionales en cuanto a formatos de datos, protocolos de comunicación y plataformas tecnológicas puede llevar a decisiones descentralizadas y dispares.

 Esto no solo crea islas de información, sino que también complica los esfuerzos de integración futuros, limitando la capacidad de la organización para manejar datos de manera efectiva y eficiente.

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¿En qué afectan las islas de información a tu negocio?

¿Te quedaron dudas acerca de que son las islas de información? Como hemos discutido anteriormente, el problema central surge cuando la información no está disponible para todo el equipo. Las empresas con islas de información es común que presenten: 

  • Acceso limitado a la información por desconocimiento de datos 
  • Ineficiencias operativas por la duplicación de datos y la falta de integración entre sistemas 
  • Errores humanos y falta de calidad de datos 
  • Información incompleta o desactualizada y, por lo tanto, toma de decisiones comprometidas. 
  • Riesgos de seguridad de la información por no contar con implementación de políticas de seguridad uniformes. 
  • Retrasos en la generación de informes por contar con información segregada. 
Una empresa sin problemas de isla de informacion.
El acceso a información integrada y relevante puede acelerar el proceso de toma de decisiones en un 20-30%.

¿Cómo ayuda un ERP a evitar islas de información? 

Ahora que entiendes mejor que son las islas de información, sabrás que un ERP puede ser el mejor aliado para evitarlas. ¿Sabes de qué se encarga un ERP? ¡Mira todo lo que hace!

Integración de datos

Un ERP integra datos de diferentes departamentos y procesos de negocio en un único sistema. Esto significa que la información de finanzas, recursos humanos, ventas, producción, y otros departamentos se almacena en una base de datos común. Esta integración asegura que la información esté disponible de manera transversal en la organización, evitando la fragmentación en diferentes sistemas que no se comunican entre sí.

Flujo de información en tiempo real

Al tener todos los datos en un solo lugar, un ERP proporciona acceso en tiempo real a la información. Esto significa que los cambios en un área, como una venta realizada o un cambio en el inventario, se reflejan inmediatamente en todas las partes relevantes del sistema. Así, se elimina el retraso en la comunicación y se asegura que todos los departamentos trabajen con la información más actualizada.

Estandarización de procesos

Los ERP promueven la estandarización de procesos de negocio a través de la organización. Al tener un conjunto común de procedimientos y datos, se reduce la variabilidad en cómo se manejan las operaciones en diferentes departamentos. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también asegura que la información fluya de manera coherente y predecible a través de la empresa.

Mejora en la toma de decisiones

 Con la información consolidada y actualizada que ofrece un ERP, los líderes y gerentes de la empresa pueden tomar decisiones más informadas. Al evitar las islas de información, se garantiza que estas decisiones se basen en una visión completa del negocio, lo que lleva a estrategias más coherentes y alineadas con los objetivos generales de la organización.

Acceso controlado y seguridad

Un sistema ERP también mejora la seguridad de los datos al centralizar la información y ofrecer mecanismos de control de acceso. Esto significa que solo el personal autorizado puede acceder a la información relevante, lo que ayuda a proteger los datos sensibles y reduce el riesgo de duplicidades o inconsistencias.

En resumen, un ERP elimina las islas de información al integrar y centralizar datos, estandarizar procesos, ofrecer acceso en tiempo real a la información, mejorar la toma de decisiones y fortalecer la seguridad de los datos. Esto facilita una gestión más eficiente y efectiva de los recursos empresariales, lo que conduce a una mayor competitividad y éxito en el mercado.

Conclusión

Ahora que ya sabes que son las islas de información, ¿qué esperas para implementar un ERP que se adapte a tu empresa?  

Mirando hacia el futuro, es evidente que la capacidad de una organización para integrar y aprovechar plenamente sus activos de información será un diferenciador clave en su éxito.

La era digital demanda una respuesta proactiva a los desafíos de integración de datos, y aquellos que conozcan y reconozcan que son las islas de información, estarán mejor posicionados para aprovechar oportunidades de crecimiento, innovación y liderazgo en su sector.

Te invitamos a tomar medidas hoy para abordar este problema en tu organización. Evalúa tus sistemas actuales, identifica áreas de mejora y considera la implementación de soluciones que promuevan la integración y accesibilidad de los datos.

¿Te gustaría aprender más sobre que son las islas de información y fomentar un entorno de datos cohesivo y colaborativo? ¡Continúa revisando nuestro blog para obtener más insights y estrategias!

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