El pulso constante y rítmico de los negocios modernos exige una eficiencia sin precedentes, con los departamentos de recursos humanos en el centro de la orquesta. En esta búsqueda de agilidad, los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) han surgido como un aliado indispensable. En su núcleo, el sistema ERP para recursos humanos provee una amalgama de herramientas capaces de integrar y simplificar las tareas de gestión de RRHH.
¿Qué es un ERP para Recursos Humanos?
Primero, sumerjámonos en lo que significa un sistema ERP para Recursos Humanos.
Si entendemos que el departamento de RRHH es el hilo conductor entre todas las áreas de una organización, veremos que el correcto funcionamiento de este departamento es fundamental. Ya que esta permitirá que todas las otras áreas funcionen a su máxima capacidad.
Ahí es donde un sistema ERP para recursos humanos entra en escena, permitiendo que los procesos de gestión del talento humano, reclutamiento y ciclo laboral se automaticen.
Este ERP, Enterprise Resource Planning en inglés, es un software de gestión integral que unifica todos los procesos de tu empresa en un solo programa. Esto proporciona una eficiencia sin precedentes, al eliminar duplicidades y errores en las tareas. En un futuro cercano, este será el estándar en todas las organizaciones, desde las grandes empresas hasta las pymes.
Una imagen clara de cómo funcionan los sistemas ERP para recursos humanos se puede visualizar en una escena común: dos empleados de RRHH trabajando en sus computadoras. Pero en lugar de pasar por múltiples aplicaciones y hojas de cálculo, todos los procesos, desde la gestión del capital humano hasta los procesos de selección y gestión de nóminas, están al alcance de sus manos en una sola interfaz.
La principal ventaja aquí es la capacidad de los sistemas ERP para permitir a los miembros del equipo de RRHH centrarse en tareas de mayor valor. Esto significa que en lugar de perderse en un mar de tareas administrativas, podrán centrarse en el desarrollo y la retención del talento humano en la empresa.
Diferencias entre software de recursos humanos, y ERP para recursos humanos
Cuando hablamos de tecnología para gestionar los recursos humanos, dos tipos de sistemas emergen con mayor frecuencia:
- Los sistemas ERP para Recursos Humanos.
- Los software de Recursos Humanos específicos.
Sin embargo, cuando te toca decidir entre uno de ellos, las definiciones se hacen un poco opacas. Por eso, antes de continuar, es fundamental entender las diferencias clave y cómo cada uno puede adaptarse a las necesidades únicas de tu empresa.
Para comenzar, el software de Recursos Humanos, es una plataforma dedicada a la gestión de los procesos de recursos humanos. Estos sistemas, específicamente diseñados para el área de RRHH, trabajan de forma independiente a otros sistemas como los CRM o los software de contabilidad.
Su objetivo principal es gestionar nóminas, información personal, sueldos, vacaciones, objetivos, horarios y otros datos relevantes para los empleados de una empresa.
Por otro lado, los sistemas ERP para Recursos Humanos son herramientas de gestión integral que unifican todos los procesos de una organización. Pero, en lugar de estar dedicados exclusivamente al área de RRHH, estos sistemas crean una red de información interconectada que abarca todas las áreas de la empresa.
Entonces, ¿cuándo sería más adecuado utilizar uno u otro sistema? Todo depende de las necesidades de tu organización y de su volumen de información.
Por ejemplo, una organización con una estrategia empresarial que enfatiza la alineación entre la gestión del talento y la gestión global puede beneficiarse más de un sistema ERP para Recursos Humanos. Este tipo de sistema evita errores de datos y asegura que todas las partes de la empresa estén trabajando a partir de la misma base de datos.
Sin embargo, si la gestión de recursos humanos es un área crítica para tu organización y requiere un grado de especialización, un software específico de Recursos Humanos podría ser la mejor opción. Estos sistemas, al centrarse exclusivamente en los procesos de RRHH, pueden ofrecer funcionalidades más detalladas y específicas.
¿Qué módulos debes buscar en un ERP para Recursos Humanos?
Si llegaste hasta aquí es porque estás seguro de que lo que necesitas es un ERP para Recursos Humanos. Pero, ahora bien, ¿cómo elegir al software correcto? En primer lugar, deberás revisar que la solución cuente con los siguientes módulos.
1 | Selección de candidatos
Comenzaremos con el módulo de selección de candidatos. El área de RRHH sabe que la contratación de empleados puede ser un proceso complicado, pero con este módulo, la selección se vuelve menos tediosa y más eficiente.
¿Cómo? Automatizando la publicación de vacantes, recopilando las solicitudes de los candidatos y analizando los CVs de manera rápida y sencilla, el módulo de selección agiliza enormemente los procesos de selección.
2 | Incorporación del candidato
Por supuesto, una vez seleccionados los candidatos, es importante que su incorporación a la empresa sea fluida y efectiva. Aquí es donde el módulo de gestión del proceso de incorporación del ERP entra en juego.
Este facilita la creación de flujos de trabajo personalizados, envía notificaciones por correo electrónico y gestiona la documentación necesaria para una incorporación sin problemas.
Asimismo, genera informes que proporcionan información valiosa sobre el progreso del proceso de incorporación, identificando cualquier posible retraso y permitiendo que tomes decisiones informadas.
3 | Control horario
Con el módulo de control horario de los sistemas ERP para Recursos Humanos, podrás gestionar fácilmente el tiempo de trabajo efectivo, el cumplimiento de la normativa laboral, la contabilidad y la gestión de nóminas.
Pero, además, los empleados pueden visualizar su horario de trabajo, solicitar vacaciones y justificar ausencias directamente desde el sistema ERP de RRHH, lo que facilita enormemente la gestión del tiempo.
4 | Gestión del capital humano
Este módulo permite planificar, prever y optimizar el uso del talento humano en las empresas. Es posible crear escenarios hipotéticos para predecir el impacto de los cambios en los niveles de personal, proporcionando información valiosa sobre las habilidades y necesidades de formación de los empleados.
5 | Nóminas
Gracias al módulo de cálculo de nóminas, podrás automatizar el pago de salarios y asegurar el cumplimiento de las normativas fiscales y de seguridad social. El sistema ERP calcula los salarios, las deducciones, las bonificaciones y genera las nóminas, que pueden enviarse electrónicamente al personal.
6 | Desarrollo del talento
En cuanto al desarrollo del talento, el módulo de formación de Recursos Humanos te ayudará a planificar, programar y hacer un seguimiento de la formación de los empleados. Esto permite a los trabajadores desarrollar las habilidades requeridas para su puesto, mientras que los directivos podrán supervisar el progreso.
7 | Evaluación del desempeño
Por último, pero no menos importante, el módulo de evaluación del desempeño ayuda a las empresas a gestionar las revisiones de la productividad de los empleados. Gracias a ello, los departamentos de recursos humanos llevar a cabo las valoraciones del desempeño de manera estructurada e identificar las áreas de mejora de cada empleado.
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Mejores sistemas ERP para Recursos Humanos
1 | Personio
Encabezando la lista de los 5 sistemas ERP para recursos humanos más prometedores, nos encontramos con Personio.
Con su enfoque integral para la administración del talento, Personio logra integrar tanto las dimensiones operativas como estratégicas de los RRHH, abarcando todas las etapas del ciclo de vida de los empleados:
- Primer contacto en el proceso de contratación.
- Etapa de incorporación.
- Evaluación continua del desempeño.
El diseño del panel de control de Personio es intuitivo y ordenado, destacando de forma clara la información valiosa para los gestores del área de RRHH. Y si hablamos de establecer metas y hacer seguimiento de las mismas, Personio te brinda las herramientas necesarias para monitorear el compromiso y motivación de tu personal.
2 | Bizneo HR
En segundo lugar, tenemos a Bizneo HR. Este software se distingue por su facilidad de uso, tanto para pequeñas como para grandes empresas, ofreciendo una solución efectiva para administrar el departamento laboral.
Desde el proceso de selección hasta la formación y desarrollo del personal, Bizneo HR se ocupa de todo.
Su apariencia moderna y clara te facilitará la tarea de gestionar el talento humano de tu empresa. Pero la mayor ventaja de Bizneo es su relación calidad-precio, ya que te permite crear una solución personalizada para tu equipo, contratando solo los módulos que necesitas.
3 | Orange HRM
OrangeHRM, en tercer lugar, es una opción popular en el mercado de los sistemas ERP para recursos humanos, sobre todo para las empresas que apuestan por las soluciones de código abierto.
Aunque su versión Open Source está diseñada para empresas con menos de 50 empleados, cuenta con una gama de funciones amplia que incluye:
- El portal del empleado.
- La gestión del desempeño.
- Seguimiento del tiempo y asistencia.
4 | Sage HR
La cuarta opción es Sage HR, una solución que promete aumentar la productividad de tu departamento de RRHH en los procesos de incorporación, administración y elaboración de informes.
Entre sus herramientas se incluye la gestión de horarios, turnos y control de gastos. Además, cuenta con una app móvil nativa y se puede implementar en empresas de todos los tamaños.
5 | A3innuva
Finalmente, tenemos a A3innuva, un ERP para recursos humanos que se destaca por su flexibilidad. Este software, además de gestionar nóminas y administrar el personal, ofrece una solución escalable, que te permite añadir las funciones que necesites.
Desde un cuadro de mando con analítica de datos hasta procesos de selección y evaluación, esta solución tiene módulos para cubrir todas tus necesidades.
¿Cómo seleccionar un ERP para recursos humanos?
Valorar las funcionalidades y los módulos de cada software
Cada empresa tiene su propia estructura y necesidades. Lo que funciona bien para una, podría no ser tan efectivo para otra.
Por eso, debes analizar las distintas áreas de la empresa y determinar qué tipo de software de recursos humanos te permitirá gestionarlas de manera efectiva. No todas las organizaciones necesitan todas las funciones que ofrecen los sistemas ERP para recursos humanos.
Tal vez tu empresa solo necesita un enfoque en la gestión de nóminas o en los procesos de selección. Si es así, busca un software que ofrezca una solución personalizada para ti.
Por ejemplo, algunas empresas pueden necesitar una fuerte funcionalidad en la gestión del talento, mientras que otras podrían dar prioridad a la gestión documental.
Evaluar la sencillez
Los sistemas ERP para recursos humanos deben facilitar la vida, no complicarla. Recuerda, un software con innumerables funciones puede ser contraproducente si su uso resulta confuso y laborioso. Necesitas un software que sea fácil de usar y que todos los miembros de tu equipo puedan entender y manejar.
Comprobar la integración con otras soluciones
El software de recursos humanos no funciona en el vacío. Debe poder integrarse sin problemas con otras herramientas que ya estés utilizando en tu empresa. Esto te ayudará a mantener un flujo constante de información entre las distintas áreas de la empresa y a evitar redundancias.
Por ejemplo, un software ERP que pueda sincronizarse con tu sistema de contabilidad o de facturación te ahorrará tiempo y evitará errores.
Definir un presupuesto para tu sistema ERP para Recursos Humanos
El coste es un factor crítico en cualquier decisión de compra. Ten en cuenta que un sistema ERP para recursos humanos es una inversión a largo plazo, por lo que necesitas encontrar un software que ofrezca un buen rendimiento por tu inversión.
Por lo tanto, asegúrate de tener una idea clara del presupuesto que puedes asignar para este propósito. Y recuerda, a veces lo barato sale caro.
Por eso, debes considerar también el valor a largo plazo que el software proporcionará a tu empresa.
Considerar los servicios de una consultoría
La implementación de un sistema ERP para recursos humanos puede ser un proceso complejo. A veces, puede ser útil contar con la ayuda de un experto que te guíe a través del proceso.
Los consultores de ERP pueden ayudarte a definir tus necesidades, a seleccionar el software adecuado y a implementarlo de manera eficaz. Un consultor también puede formar a tu equipo en el uso del nuevo software, lo que te ayudará a aprovecharlo al máximo.
Conclusión
Al contemplar el horizonte empresarial, es evidente que los sistemas ERP para recursos humanos han dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad. Con su capacidad para integrar y agilizar las operaciones de recursos humanos, los ERP están cambiando la forma en que las organizaciones manejan sus activos más valiosos: su personal.
Estas plataformas innovadoras no solo están redefiniendo la eficiencia y la productividad, sino que también están remodelando la experiencia laboral y potenciando el crecimiento sostenible. A medida que avanzamos, es esencial para cualquier empresa contemporánea comprender y aprovechar la potencialidad de estas herramientas para mantenerse competitiva en la era digital.
Si quieres potenciar áreas específicas de tu empresa, puedes continuar explorando los listados sobre los mejores ERP según el departamento empresarial: