¿Cómo hacer un complemento de pago? Principales dudas sobre notas de crédito y factoraje

Todos tenemos clientes que no realizan el pago en una sola exhibición pero ¿cómo manejar estos escenarios sin comprometer el cumplimiento fiscal? Aquí es donde el complemento de pago emerge como una herramienta vital. Este mecanismo no solo facilita la gestión de pagos parciales o diferidos, sino que también asegura que tus operaciones comerciales se mantengan alineadas con las normativas fiscales vigentes.

Te invitamos a seguir leyendo para descubrir estrategias efectivas y consejos prácticos que te ayudarán a manejar estas complejidades, manteniendo tu negocio en el camino correcto del cumplimiento fiscal.

¿Qué es un complemento de pago?

Imagina que realizas una venta, pero el pago no se completa en una sola transacción. Aquí es donde entra en juego el complemento de pago, un tipo de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), indispensable cuando los pagos se reciben en parcialidades o de manera diferida.

Este complemento, conocido también como Factura de Recepción de Pagos, se emite una vez efectuado el pago y debe vincularse con la factura original.

Desde 2018, con la versión 3.3 del CFDI, y su actualización en la versión 4.0 en 2022, el complemento de pagos ha evolucionado, incluyendo campos específicos que incorporen el complemento de información fiscal relevante.

Es importante entender que un complemento de pago, en su esencia, sirve para complementar un CFDI. Por ejemplo, tienes un CFDI de nómina con su respectivo complemento de nómina, o un CFDI de traslado con el complemento carta porte. De manera similar, tendrás un CFDI de pagos con el complemento de recepción de pagos.

Tipos de complemento de pago

Entonces, la obligación de emitir el complemento de pago surge cuando emites un CFDI de tipo ingreso. De aquí se desprenden los dos tipos de complemento de pago según el método de pago utilizado.

Puede ser:

• PUE: Este método se utiliza cuando el pago de una factura no se realiza en su totalidad de manera inmediata, sino en pagos parciales o en una fecha posterior a la emisión del CFDI. En este escenario, por cada pago parcial que realices, es necesario generar un complemento de pago en formato XML, que contenga información detallada relacionada con la factura original. El tiempo límite para liquidar cada uno de estos pagos diferidos es de 10 días naturales tras cada transacción.
• PPD: diferencia del PPD, el PUE se aplica cuando el pago de la factura se efectúa en su totalidad en el momento de emitir el comprobante fiscal. Al emplear este método, la factura indica el pago de una sola exhibición, sin mencionar pagos parciales o diferidos. En este caso, cuentas con un lapso de 72 horas a partir del momento en que expides tu factura para realizar el pago, aunque a veces el plazo para facturar puede variar según la fecha en que emitiste el complemento de pago.

La clave es que si emites un CFDI de tipo PUE, no necesitas emitir un complemento de pago. Sin embargo, si emites un CFDI con método de pago PPD y forma de pago 99, entonces la emisión del complemento de pago se vuelve obligatoria.

¿Qué información debe incluir el complemento de pago?

• Folio fiscal del comprobante relacionado: Este es el identificador único de la factura original a la que se asocia el pago.
• Moneda de pago: La moneda en la que se realizó el pago, crucial para transacciones internacionales o en monedas distintas a la local.
• Tipo de cambio: Aplicable si la moneda de pago difiere de la registrada en el documento original.
• Método de pago: Cómo se efectuó el pago, como transferencia bancaria, cheque, etc.
• Número de la parcialidad: En caso de pagos fraccionados, indica el número específico de esta parcialidad.
• Importe pagado: La cantidad exacta que se ha pagado en esta transacción.
• Importe saldo anterior: El saldo pendiente antes de realizar este pago.
• Importe del saldo insoluto: Cuánto queda por pagar después de este pago.
• Objeto del impuesto: Determina si la operación está sujeta a impuestos.
• Monto de los impuestos retenidos y trasladados: Detalles de impuestos aplicables al pago.

Para pagos realizados vía transferencia electrónica, incluyendo SPEI, no es necesario añadir detalles bancarios como el número de operación o la cuenta beneficiaria. Este enfoque simplificado ayuda a mantener la privacidad y seguridad de la información bancaria.

Complemento de pago: Fundamento Legal

El complemento de pago tiene su fundamento legal en México en el Artículo 29 A del Código Fiscal de la Federación, junto con diversas disposiciones que regulan la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). Este artículo establece las bases legales para la correcta emisión de facturas y documentos fiscales relacionados, incluyendo los complementos de pago.

El Artículo 29 A especifica que los contribuyentes deben emitir comprobantes fiscales digitales a través del internet para respaldar todas sus operaciones comerciales y financieras. Dentro de estos comprobantes se incluyen los complementos de pago, que son esenciales en situaciones donde el pago de una transacción no se efectúa en una sola exhibición, sino en parcialidades o de forma diferida.

¿Cuándo se debe generar el complemento de pago?

El complemento de pago debe expedirse por cada uno de los pagos realizados en parcialidades o diferidos. Es esencial que vincules cada pago al comprobante fiscal original mediante el UUID del CFDI.

El proceso comienza cuando emites la factura por la venta de un producto o servicio, registrando la fecha y hora del pago recibido.

Posteriormente, con la información detallada de cada pago, generas el complemento de pago en formato XML y lo envías al cliente. Ambos, tú y el cliente, deben mantener una copia del CFDI original para cumplir con las obligaciones fiscales.

¿Qué pasa si no emito un complemento de pago?

La emisión del complemento de pago no es solo una formalidad, sino una obligación fiscal importante. La omisión de este requerimiento puede tener consecuencias significativas para tu empresa o para ti como contribuyente.

Si no emites el complemento de pago, te expones a varias sanciones y complicaciones fiscales:

• Multas y Recargos: El incumplimiento en la emisión del complemento puede resultar en multas y recargos impuestos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Estas penalizaciones financieras pueden ser sustanciales y afectar negativamente las finanzas de tu empresa.
• Invalidación del CFDI: La falta del complemento de pago puede llevar a la invalidación parcial o total del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) asociado. Esto significa que la factura original podría perder su validez fiscal, lo que complica la contabilidad y los registros fiscales.
• Auditorías del SAT: No emitir el complemento de pago puede llamar la atención del SAT y aumentar la probabilidad de una auditoría fiscal. Estas auditorías son procesos exhaustivos que requieren tiempo y recursos para gestionar y pueden descubrir otras irregularidades fiscales.
• Afectación de la Situación Fiscal: La omisión continua o reiterada de esta obligación puede afectar seriamente tu situación fiscal, llevando a una revisión más detallada de tus operaciones por parte de las autoridades fiscales.

Multas por infracciones de complemento de pago

Según lo estipulado en el Artículo 84 del Código Fiscal, las sanciones por no cumplir con las obligaciones contables, incluyendo la emisión de complementos de pago, son específicas y cuantificables.

Las multas se establecen de la siguiente manera:

1. Para infracciones que involucren la falta de contabilidad adecuada, las multas van de $1,960.00 a $19,530.00. Esto incluye la omisión del complemento de pago, ya que es parte integral de la contabilidad moderna, especialmente en lo que respecta a comprobantes fiscales digitales.
2. Para infracciones menores relacionadas con las obligaciones contables, las sanciones oscilan entre $430.00 y $9,760.00. Aunque menos severas, estas multas pueden acumularse rápidamente si no se atienden las obligaciones fiscales adecuadamente.
3. En el caso de no realizar los asientos correspondientes a las operaciones efectuadas, hacerlos de manera incompleta, inexacta o fuera de plazo, las multas varían entre $260.00 y $4,740.00. Esto subraya la importancia de mantener una contabilidad precisa y actualizada, incluyendo la emisión oportuna del complemento de pago.

Complemento de pago ¿nota de crédito o cancelar factura?

Es importante entender las implicaciones de cancelar una factura que ya incluye un complemento de pago. Este proceso no es tan sencillo como parece y requiere consideraciones específicas.

Para cancelar una factura con complemento de pago, primero debes generar una solicitud de cancelación a través del portal del SAT. Esta solicitud debe incluir todos los detalles de la factura que deseas anular, así como los motivos de la cancelación, que pueden ser errores en los comprobantes emitidos o que la operación comercial no se realizó.

Una vez enviada la solicitud, el receptor de la factura debe ser notificado. Él o ella tendrá tres días hábiles, contados a partir de la recepción de la solicitud, para aceptar o rechazar la cancelación a través del Portal del SAT. Si no hay respuesta dentro de este plazo, se considerará como una aceptación tácita, y la factura se cancelará automáticamente.

Sin embargo, es importante considerar si es más conveniente cancelar la factura o emitir una nota de crédito. Mientras que la cancelación de la factura elimina por completo el comprobante de los registros electrónicos del SAT, anulando su validez, una nota de crédito ajusta y corrige errores en la factura original sin necesidad de eliminarla. Esta última opción es a menudo preferible, ya que permite corregir errores manteniendo la integridad de los registros contables originales.

¿Cómo hacer un complemento de pago?

Emitir un complemento de pago es un proceso esencial en la contabilidad moderna, especialmente cuando se manejan pagos en parcialidades o diferidos. Aquí te explico cómo puedes llevar a cabo este procedimiento de manera eficiente y conforme a las normativas fiscales:

1 | Elige la Plataforma de Facturación

Puedes emitir un complemento de pago a través de la plataforma de facturación del Servicio de Administración Tributaria (SAT) o mediante tu sistema de facturación provisto por un tercero autorizado. Muchos proveedores ofrecen soluciones integradas que facilitan este proceso.

2 | Rellena los Datos Necesarios

Independientemente de la plataforma que elijas, se te solicitará completar una serie de campos esenciales. Estos incluyen:

• Identificación del Comprobante: Debes indicar a qué factura original corresponde el pago.
• Fecha de Pago: Registra la fecha exacta en que se realizó el pago.
• Moneda del Pago: Especifica la moneda utilizada para el pago.
• Forma de Pago: Detalla cómo se efectuó el pago (transferencia, cheque, etc.).
• Monto Pagado: Indica la cantidad exacta que se pagó.

3 | Datos Adicionales

Aunque no es obligatorio, puedes añadir detalles adicionales como la información de la cuenta desde la cual se realizó el pago, la cuenta receptora, el número de operación y el RFC de la entidad emisora.

4 | Relacionar con la Factura Correspondiente

Es crucial vincular correctamente el complemento de pago con la factura a la que se refiere, para mantener una contabilidad clara y precisa.

5 | Generación y Envío del Complemento

Una vez completados todos los campos, el sistema generará el complemento de pago en formato XML. Este documento debe ser enviado al cliente y conservado en tus registros contables.

¿Cómo hacer el complemento de pago en factoraje?

En el contexto de factoraje financiero, el proceso de emitir un complemento de pago adquiere una dinámica un poco más compleja. Aquí te explico cómo se realiza este procedimiento paso a paso:

1. Emisión de la Factura al Cliente: Supongamos que vendes servicios a un cliente y emites una factura por, digamos, $500,000 con un plazo de pago de 90 días.
2. Contratación del Servicio de Factoraje Financiero: Como proveedor, decides utilizar un servicio de factoraje financiero. Esto implica que una empresa de terceros (la empresa de factoraje) te adelanta el dinero de la factura y, posteriormente, cobrará directamente al cliente.
3. Generación de Contrato de Factoraje: Como proveedor, generas un contrato que ampara estas operaciones, cediendo los derechos de cobro a la empresa de factoraje.
4. Emisión de CFDI por la Empresa de Factoraje: La empresa de factoraje emitirá un CFDI por el cobro de sus servicios con la forma de pago 17, que corresponde a la compensación.
5. Pago por Parte de la Empresa de Factoraje: Recibes el dinero del factoraje, sin tener que esperar los 90 días que tu cliente originalmente tendría para pagar.
6. Emisión del Complemento de Pago: Aquí es donde emitirás el complemento de pago por el total de la operación, excluyendo los servicios del factoraje, ya que estos representan un gasto.
7. Pago del Cliente a la Empresa de Factoraje: Finalmente, después de los 90 días, tu cliente paga a la empresa de factoraje financiero.

En esta operación, tanto tú (como vendedor inicial) como tu cliente emitirán sus respectivos complementos de pago. La empresa de factoraje actúa como intermediaria, facilitando la transacción y proporcionando liquidez inmediata a tu negocio.

Conclusión

El complemento de pago, como herramienta vital en la gestión de pagos parciales o diferidos, cumple un papel fundamental en alinear las operaciones comerciales con las normativas fiscales. Este mecanismo, vital en el contexto del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es esencial cuando los pagos no se completan en una sola transacción, garantizando así una adecuada conformidad fiscal.

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