¿Alguna vez te has preguntado cómo optimizar tus compras para hacer que tu presupuesto rinda al máximo? Hoy vamos a hablar de las compras directas e indirectas.
Puede sonar un poco técnico, pero no te preocupes, estamos aquí para explicarlo de una manera sencilla y amigable. Además, te compartiremos seis técnicas para identificar compras directas e indirectas de manera eficiente y así maximizar tus recursos.
¿Listo para aprender algo nuevo? ¡Sigue leyendo y descubre cómo mejorar tu proceso de compras!
¿A qué le llamamos compras directas e indirectas?
Vayamos primero a lo que nos remite, ¿A qué le decimos compras directas e indirectas?
Compras directas
Las compras directas son aquellos gastos que están directamente relacionados con la producción de bienes y servicios que ofrece una empresa. Estos costos pueden ser fácilmente atribuibles a un producto específico y son esenciales para su fabricación.
Los costos directos incluyen materiales que se integran físicamente en el producto final y la mano de obra necesaria para su producción.
Características de las compras directas
- Se aplican a un producto concreto.
- Están totalmente relacionadas con una sola actividad.
- Son proporcionales al producto.
- Son más fáciles de imputar y cuantificar.
Ejemplos de compras directas
- Materias primas: Materiales que forman parte del producto final, como la tinta y el plástico necesarios para fabricar un bolígrafo.
- Mano de obra directa: Salarios del personal que trabaja directamente en la producción, como los trabajadores que ensamblan los bolígrafos.
- Otros materiales: Envases, unidades de transporte, y embalajes.
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Compras indirectas
Las compras indirectas son aquellos gastos que no están directamente relacionados con la producción de un bien o servicio específico, pero que son necesarios para el funcionamiento general de la empresa. Estos costos no pueden ser atribuidos a un solo producto y suelen afectar a varias actividades dentro de la empresa.
Características de las compras indirectas
- No se aplican a un producto concreto.
- Afectan a varias actividades de la empresa.
- Forman parte del proceso de producción pero no se incorporan físicamente al producto final.
Ejemplos de compras indirectas
- Alquiler: Costos asociados al alquiler de locales, almacenes u oficinas.
- Proveedores de logística: Servicios contratados para la gestión y transporte de productos.
- Amortización de maquinaria: Costos relacionados con la depreciación y mantenimiento de equipos de producción.
- Servicios públicos: Facturas de electricidad, luz, teléfono, etc.
- Materiales de oficina: Suministros de oficina y otros materiales no directamente relacionados con la producción.
Diferencias entre compras directas e indirectas
¿Cuál es la diferencia entre las compras directas e indirectas? Una misma compra o gasto puede ser directa o indirecta dependiendo del contexto de la empresa. Por ejemplo, las telecomunicaciones son un gasto indirecto para una panadería, pero un gasto directo para una empresa de telecomunicaciones.
Generalmente, las empresas prestan más atención al control y gestión de los gastos directos, ya que están más vinculados a la producción y son más fáciles de rastrear. Sin embargo, los gastos indirectos también son importantes para el funcionamiento y crecimiento de la empresa, y una gestión eficaz de ambos tipos de compras es esencial para la sostenibilidad y competitividad del negocio.
¿No tienes una gestión de compras directas e indirectas? Te enseño cómo empezar
Ahora que ya has entendido la diferencia entre compras directas e indirectas, necesitas empezar a gestionar tus compras. ¡No te preocupes! Te he preparado una guía paso a paso.
1. Identificación de necesidades
Primero, necesitas definir los materiales o productos esenciales para tu producción o venta, recuerda que a ello lo llamamos compras directas. Estos son los elementos críticos sin los cuales tu empresa no puede operar, como las materias primas para una fábrica o los productos para una tienda.
Luego, vas a definir cuáles son tus gastos indirectos, aquí se incluyen todos esos bienes y servicios auxiliares que necesitas para que todo funcione sin problemas. Piensa en suministros de oficina, servicios de mantenimiento, limpieza, etc. Aunque no están directamente relacionados con tu producto final, son igual de importantes.
2. Selección y evaluación de proveedores
Para empezar, investiga a fondo el mercado para identificar una lista de proveedores potenciales.
Puedes hacerlo mediante búsquedas en internet, referencias de otras empresas, ferias comerciales o incluso consultando directorios de proveedores. Durante esta etapa, es importante recopilar información sobre cada proveedor, como su historial, reputación y capacidades.
3. Solicitud de cotizaciones (RFQ) o propuestas (RFP)
Cuando tengas claro lo que necesitas comprar, envía solicitudes de cotización (RFQ) a los proveedores seleccionados. Si todavía no tienes en claro cómo redactarla, te recomiendo leas nuestra guía para redactar carta de cotización.
Para compras más complejas, considera enviar una solicitud de propuestas. Aquí detallas tus requisitos específicos y permites que los proveedores ofrezcan soluciones completas. Es ideal para proyectos grandes o servicios especializados.
4. Análisis de ofertas y selección de proveedores
Una vez que hayas recibido todas las cotizaciones (RFQ) o propuestas (RFP), es hora de analizarlas detenidamente. Utiliza una tabla comparativa para evaluar cada oferta basándote en varios criterios:
- Costo total.
- Tiempo de entrega.
- Calidad.
- Términos contractuales.
Después de comparar las ofertas, selecciona los proveedores que mejor se alineen con las necesidades de compras directas e indirectas de tu empresa. No siempre se trata del precio más bajo; la calidad y la fiabilidad son igualmente importantes.
5. Generación de órdenes de compra
Emite órdenes de compra detalladas que especifiquen los productos o servicios, cantidades, precios acordados y condiciones de entrega. Asegúrate de que las órdenes de compra sean claras y estén alineadas con los contratos establecidos. Esto evitará malentendidos y garantizará que recibas exactamente lo que pediste.
6. Recepción y verificación de mercancías/servicios
Recibe los bienes o servicios y verifica que cumplan con las especificaciones de la orden de compra en términos de cantidad, calidad y condiciones.
Si hay alguna discrepancia o problema, gestiona esto de inmediato con el proveedor para solucionarlo rápidamente.
¿Y si pruebas con un reporte de compras?
7. Evaluación del desempeño del proveedor
Monitorea y evalúa el desempeño de los proveedores en términos de cumplimiento de entregas, calidad y servicio. Usa esta información para futuras decisiones de compra y para gestionar relaciones con proveedores. Esto te ayudará a construir relaciones de confianza y mejorar continuamente tu proceso de compras.
Seguir estos pasos no solo te ayudará a asegurar que las compras se realicen de manera eficiente y económica, sino que también permitirá una mejor previsión, control de costos y gestión de relaciones con proveedores.
¡Buena suerte con la gestión de tus compras!
¿Y si pruebas con un ERP de compras?
La gestión de compras directas e indirectas, es una de las áreas donde las empresas pueden obtener grandes beneficios al implementar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).
Aquí te presentamos algunas razones por las cuales un ERP de compras puede transformar tu negocio.
Garantizan la Integración de procesos
Un ERP centraliza toda la información de compras en un solo sistema, integrando datos de diferentes departamentos como finanzas, inventarios y producción. Esto facilita una visión integral de las necesidades de la empresa y permite una mejor coordinación entre áreas.
Así, se optimizan las compras directas e indirectas.
Automatizan los procesos
Un ERP permite automatizar tareas repetitivas y administrativas, como la creación de órdenes de compra, seguimiento de pedidos y gestión de aprobaciones.
Esto no solo reduce errores humanos, sino que también acelera los tiempos de procesamiento y libera recursos para tareas más estratégicas, como la negociación con proveedores o la planificación de la demanda.
Consigues visibilidad y control de costos
Con un ERP, las empresas pueden tener un control más detallado sobre sus gastos. El sistema ofrece herramientas para analizar el gasto en compras directas e indirectas, identificar tendencias y áreas de ahorro, y comparar precios y términos entre diferentes proveedores.
Esto es crucial tanto para las compras directas e indirectas donde el control de costos afecta directamente la rentabilidad.
Mejoras en la gestión de inventarios
Un ERP facilita el seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real, lo que es esencial para gestionar eficientemente las compras directas. Permite prever necesidades futuras, evitar sobrestock o desabastecimientos, y optimizar el espacio de almacenamiento. En el caso de compras indirectas, ayuda a mantener un inventario adecuado de suministros y otros recursos, asegurando que siempre haya materiales disponibles cuando se necesiten.
Optimizas de la cadena de suministro
La integración de un ERP en la gestión de compras mejora la colaboración con proveedores, facilitando la comunicación y el intercambio de información. Esto permite una planificación más precisa, una entrega más rápida y una mayor flexibilidad para adaptarse a cambios en la demanda o en las condiciones del mercado. Además, se pueden negociar mejores términos y condiciones con los proveedores al tener una visión clara de las necesidades y el historial de compras.
Aseguras el cumplimiento y sostenibilidad
Un ERP puede ayudar a asegurar el cumplimiento de normativas y estándares de calidad, tanto en compras directas como indirectas. También permite rastrear y gestionar la sostenibilidad de la cadena de suministro, asegurando que se elijan proveedores y productos que cumplan con criterios ecológicos o éticos.
Conclusión
¡Ahora ya sabés de qué se tratan las compras directas e indirectas! Al comprender las diferencias entre estos tipos de compras y aplicar técnicas de gestión adecuadas, las empresas pueden mejorar significativamente su control de costos, eficiencia operativa y sostenibilidad a largo plazo.
En resumen, una gestión de compras efectiva, apoyada por la tecnología adecuada, permite a las empresas maximizar sus recursos, mejorar la eficiencia operativa y asegurar su sostenibilidad y competitividad en el mercado. ¡Sigue estos pasos y considera la implementación de un ERP para llevar tu gestión de compras directas e indirectas al siguiente nivel!