Truco definitivo para redactar una carta de solicitud de cotización | ¡Incluye formato descargable!

¿Alguna vez te has encontrado frente a la tarea de redactar una solicitud de cotización (RFQ) sintiendo que no sabes por dónde empezar? ¿Te preocupa cómo asegurarte de que tu RFQ atraiga propuestas competitivas que cumplan exactamente con lo que necesitas? 

No estás solo. La elaboración de una  solicitud de cotización puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de definir con precisión tus requisitos sin dejar espacio a malinterpretaciones.

Sin una guía adecuada, puedes terminar confundiendo conceptos y recibiendo propuestas que no se ajustan a tus expectativas, perdiendo así tiempo valioso y recursos.

Al seguir esta guía paso a paso, podrás crear documentos de solicitud de cotización que generen respuestas de alta calidad, facilitando el proceso de selección y asegurando que el proyecto avance sin contratiempos. ¡Quedate porque incluye una solicitud de formato de cotizacion!

¿Qué es una solicitud de cotización?

Una Solicitud de Cotización (RFQ, por sus siglas en inglés «Request for Quotation») es un documento que una organización envía a proveedores o vendedores para invitarlos a presentar propuestas de precios sobre bienes o servicios específicos.

¿Para qué la redactamos? 

La redactamos con varios propósitos en mente. Entre ellos:

  • Obtener precios competitivos.
  • Claridad en los requisitos.
  • Proceso de selección transparente y justo.
  • Evaluación y comparación estandarizada.
  • Documentación para la toma de decisiones.
  • Negociación de contratos.

Lina Maria Gomez Mantilla, consultora financiera, advierte que el proceso de solicitud de cotización ayuda a las empresas a evaluar la competitividad del mercado y a negociar mejores términos con los proveedores, lo que puede resultar en ahorros significativos a largo plazo.

Un empleado pensando a qué proveedores mandarle una solicitud de cotización
A diferencia de una Solicitud de Información (RFI), que busca recabar datos generales sobre las capacidades de los proveedores, un RFQ (Solicitud de Cotización) se emplea cuando una organización tiene necesidades precisas y bien especificadas.

Diferencias entre RFQ, RFA, BMP y RFQ

Para distinguir cuándo es mejor aplicar un RFI, RFQ, RFA o BMP, es fundamental entender el propósito y el momento dentro del proceso de contratación o compra en el que cada uno es más útil. 

Aquí te ofrezco una guía para identificar el momento adecuado para cada uno:

RFQ (Request for Quotation o Solicitud de cotización)

  • ¿Cuándo usarlo? Cuando los requisitos del producto o servicio están claramente definidos y buscas comparar precios. Es el paso siguiente después de un RFI, cuando ya tienes una idea clara de lo que necesitas.
  • El objetivo de una solicitud de presupuesto es obtener cotizaciones detalladas que permitan comparar los costos entre diferentes proveedores.
  • Ejemplo práctico: Una vez que has decidido el tipo de software que necesitas y tienes las especificaciones técnicas, un RFQ te permite obtener y comparar precios.

RFI (Request for Information o Solicitud de Información)

  • El objetivo de una solicitud de informacion es recopilar información general sobre capacidades, productos, servicios y la viabilidad de futuras colaboraciones. No compromete a comprar.
  • ¿Cuándo usarlo? En las etapas iniciales del proceso de contratación. Es ideal cuando aún estás explorando el mercado, buscando entender qué soluciones existen y quiénes son los posibles proveedores.
  • Ejemplo práctico: Si tu organización está considerando implementar un nuevo sistema de software pero no está segura de qué opciones existen, un RFI puede ayudar a mapear el terreno.

RFP (Solicitud de Propuesta)

Se aplica cuando el proyecto es más complejo y no solo el precio, sino también otras variables como la experiencia, la metodología y la calidad del servicio son importantes. La RFP solicita a los proveedores que presenten una propuesta que detalle cómo abordarán el proyecto, junto con el formato de cotización.

Usar una RFP cuando:

  • El proyecto es complejo y requiere de una solución detallada que puede variar entre proveedores.
  • Además del precio, factores como la metodología, la experiencia y la calidad son cruciales para la decisión.
  • Se necesita entender cómo diferentes proveedores abordarían el problema o proyecto antes de tomar una decisión.

RFA (Request for Application o Solicitud para la Aplicación)

  • El objetivo de una solicitud para la aplicación es invitar a organizaciones o individuos a presentar propuestas para obtener financiamiento para proyectos o programas específicos.
  • ¿Cuándo usarlo? Cuando buscas financiación o subvenciones para proyectos específicos. Es útil para organizaciones que dependen de fondos externos para llevar a cabo iniciativas.
  • Ejemplo práctico: Si tu organización busca financiar un proyecto de investigación y desarrollo (I+D), un RFA puede ayudarte a solicitar y obtener los fondos necesarios.

4. BMP (Best and Final Offer o Mejor Oferta Final)

  • El objetivo de una BMP es Conseguir la mejor oferta posible antes de tomar una decisión de compra.
  • ¿Cuándo usarlo? Al final del proceso de licitación, cuando has recibido varias propuestas y quieres dar a los proveedores una última oportunidad para revisar y mejorar sus ofertas.
  • Ejemplo práctico: Después de evaluar todas las propuestas recibidas en respuesta a un RFQ, puedes solicitar a los finalistas que presenten su BMP para asegurarte de obtener la mejor relación calidad-precio.

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¿Cómo distinguir cuál aplicar?

Entender el propósito y el momento adecuado para cada solicitud te ayudará a utilizar la herramienta correcta en el momento correcto, optimizando así el proceso de contratación y asegurando mejores resultados para tu organización. 

Te dejo 3 pasos y las preguntas que puedes hacerte para aprender a identificar qué documento necesitas: 

Considera en qué etapa del proceso te encuentras

  • ¿Estás recopilando información, listo para comprar, buscando financiamiento o tomando una decisión final?

Evalua tus necesidades específicas

  •  Evalúa qué necesitas exactamente. ¿Información, precios, financiamiento o la mejor oferta?

Ten en cuenta tu objetivo final

  • Ten claro tu objetivo. Cada uno de estos documentos sirve a un propósito específico dentro de la estrategia de contratación.
Un empleado redactando una solicitud de cotización
El propósito del RFQ es obtener y comparar cotizaciones de diferentes proveedores antes de proceder con una compra.

¿Como redactar una solicitud de cotización?

Para comenzar a redactar una solicitud de cotización (RFQ), puedes seguir estos pasos que te guiarán desde la preparación hasta el desarrollo del documento:

PASO 1. Definir los requisitos de tu solicitud de cotización

Antes de escribir tu RFQ, asegurate de tener una comprensión clara de lo que tu necesitas. 

Esto incluye:

  • El nombre del producto o servicio específico
  • Las cantidades
  • Las especificaciones técnicas
  • Los estándares de calidad
  • Cualquier otro requisito esencial para el proyecto.

PASO 2. Investigar proveedores potenciales

Realiza una investigación preliminar para identificar a los proveedores que puedan cumplir con tus necesidades. Esto te ayudará a dirigir tu formulario de cotización a los candidatos más adecuados.

PASO 3. Preparar la Estructura del Documento

El tercer paso es organizar el formato de solicitud de cotización.

Esto incluye:

  • Encabezado: Nombre de tu empresa y datos de contacto.
  • Título del documento: Indica el motivo del documento.
  • Introducción: Breve descripción de tu empresa y del propósito de la solicitud de cotización.
  • Objeto de la cotización: Detalles del producto o servicio requerido.
  • Condiciones: fechas de entrega, formas de pago, etc.
  • Instrucciones para los proveedores: Cómo y cuándo responder.
  • Criterios de selección: Bases sobre las cuales se evaluarán las propuestas.

PASO 4. Redactar el contenido

Ahora, redacta el contenido de cada sección. 

  • En la introducción, debes describir a tu empresa y el motivo de la RFQ.
  • En el objetivo, provee una descripción detallada de lo que se necesita comprar, incluyendo especificaciones técnicas y cantidades.
  • En las condiciones, debes explicar los términos relacionados con la entrega, pago, y otros requisitos.
  • No debes olvidar darle las Instrucciones a los proveedores, aqui detallas cómo deseas que los proveedores presenten sus cotizaciones, incluida la fecha límite.
  • Por ultimo, enumera los factores que influirán en tu decisión, como precio, calidad y tiempo de entrega.

PASO 5. Haz una revisión 

Revisa el borrador de tu RFQ para asegurarte de que sea claro, conciso y libre de ambigüedades. Pide a un colega o a un miembro del equipo que también lo revise para asegurarte de que no haya errores y que los requisitos estén claramente definidos.

PASO 6. Agrega la información de contacto y cierre

Incluye los detalles de contacto de la persona o el equipo responsable de la RFQ para que los proveedores puedan hacer preguntas. 

También, indica el proceso y los criterios de selección para dar transparencia al proceso de adjudicación.

PASO 7. Inicia la distribución

Una vez finalizada y revisada, distribuye tu  solicitud de cotización a los proveedores seleccionados mediante el método que hayas determinado más efectivo (correo electrónico, plataforma de compras electrónicas, etc.).

Al seguir estos pasos, podrás redactar una RFQ clara y efectiva que te ayudará a recibir propuestas de cotización detalladas y comparables de parte de los proveedores, facilitando así el proceso de selección.

Descarga tu formato de solicitud de cotización: Ejemplo

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Solo debes copiarla y adaptarla a los requerimientos de tu caso.

Conclusión

La elaboración de una solicitud de cotización (RFQ) es una etapa en el proceso de contratación y adquisiciones de cualquier servicio. A través de este artículo, hemos desglosado los pasos esenciales para crear un documento de RFQ que no solo sea claro y conciso, sino que también atraiga propuestas competitivas y relevantes de proveedores. 

Hemos enfatizado la importancia de definir con precisión los requisitos, investigar proveedores potenciales, estructurar adecuadamente el documento, y detallar claramente las expectativas y criterios de selección.

No dudes en descargar nuestra plantilla gratuita de solicitud de cotización para comenzar a redactar documentos más efectivos que te ayudarán a conseguir mejores ofertas y a establecer colaboraciones exitosas.

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