4 Pasos eficientes para hacer un control de producción

¿Alguna vez se ha preguntado por qué algunas empresas siempre parecen entregar sus productos a tiempo y con la más alta calidad, mientras que otras luchan constantemente con retrasos y problemas? La respuesta yace en el eficiente control de producción, un componente crucial y a menudo subestimado de la gestión empresarial.

La gestion y el control de producción no es tarea fácil. Las empresas se enfrentan regularmente a desafíos como cumplir con plazos ajustados, gestionar recursos limitados y mantener estándares de calidad, todo mientras intentan minimizar costos y maximizar la eficiencia.

Esta lucha constante puede llevar a una cadena de consecuencias indeseadas: desde la insatisfacción del cliente hasta la pérdida de ingresos y la disminución de la reputación en el mercado.

Aquí es donde el control efectivo de la producción entra en juego. Al implementar estrategias sólidas de planificación, programación, control de inventarios y calidad, las empresas pueden superar estos desafíos. 

Esta nota explorará cómo el control de producción no solo resuelve estos problemas, sino que también transforma los obstáculos en oportunidades para el crecimiento y la excelencia en la fabricación.

¿Que es control de producción?

Según Sthepen Chapmann, un renombrado autor de gestión empresarial, el control de producción se define como:

«El proceso de monitorear las operaciones de producción para asegurar que se completan a tiempo y dentro del presupuesto, y que cumplen con las especificaciones de calidad.«

Esta definición enfatiza la importancia de la supervisión y la gestión en el proceso de producción, abarcando aspectos como:

  • Cumplimiento de los plazos
  • Adherencia a los presupuestos asignados
  • Mantenimiento de los estándares de calidad.

En esencia, el control de producción es un mecanismo integral que garantiza que los sistemas de producción de una empresa sean eficientes, rentables y alineados con los objetivos de calidad y entrega.

Objetivos de la planificación y control de la producción: ¿Cuales son?

Los objetivos de la planificación y control de la producción se centran en aumentar tanto la eficiencia como la eficacia del proceso productivo en una empresa.

Esto implica una doble finalidad:

  • Actuar sobre los medios de producción para aumentar la eficiencia
  • Asegurar que los objetivos de producción sean alcanzados

Para cumplir con estos objetivos, la planificación y control de la producción abarca varias actividades clave:

  • Establecer con antelación lo que se debe producir, lo cual incluye la planificación de la adquisición y uso de materias primas, materiales, equipos y personal.
  • Supervisar y ajustar el proceso productivo en relación con lo planeado, identificando y corrigiendo desviaciones o errores que puedan surgir.

Esta función se lleva a cabo en tres etapas del proceso productivo:

  • Antes del proceso productivo: Planificación del proceso, programación de materiales, máquinas, personal y gestión de inventarios.
  • Durante el proceso productivo: Control del funcionamiento del proceso para mantenerlo en línea con lo planeado.
  • Después del proceso productivo: Evaluación y ajustes necesarios para asegurar la continuidad y mejora del proceso.
En la imagen se ve a un equipo haciendo un control de producción
En el corazón de cada operación exitosa de manufactura, se encuentra un sistema de control de producción robusto y bien orquestado.

Pasos a seguir para el control de la producción

Veamos qué pasos debemos seguir para un correcto sistema de control de produccion. 

Paso 1: Elaboración de reportes de trabajo

El reporte de trabajo es la información suministrada por el operario al supervisor o al dueño de la empresa. El formato de reporte de trabajo es el siguiente:

Modelo de Reporte de Trabajo

EMPRESA: [Nombre de la Empresa]
REPORTE DE TRABAJO No.: [Número del Reporte]
Operario: [Nombre del Operario]Período: [Fecha o Rango de Fechas]
Orden de Producción No.Operaciones RealizadasCantidadTotal Horas Trabajadas
[Número de Orden 1][Descripción de las Operaciones][Cantidad Producida][Horas Trabajadas]
[Número de Orden 2][Descripción de las Operaciones][Cantidad Producida][Horas Trabajadas]
[Número de Orden 3][Descripción de las Operaciones][Cantidad Producida][Horas Trabajadas]

Este cuadro debe ser llenado por el operario o el encargado de la producción, proporcionando detalles claros sobre las operaciones realizadas, las cantidades producidas y el total de horas trabajadas en cada orden de producción. 

Paso 2: Control de producción 

La información de los reportes de trabajo debe compararse con las de las órdenes de producción. Podes utilizar el siguiente formato: 

Formato de ordenes de producción – Control de la producción

EMPRESA: [Nombre de la empresa]
Operario: [Nombre del operario]Período: [Fecha o rango de fechas]
Orden de producción No.Operaciones realizadasProgramaRealizadoTotal horas trabajadas
[Número de Orden 1][Descripción de las Operaciones][Cantidad Programada][Cantidad Realizada][Horas Trabajadas]
[Número de Orden 2][Descripción de las Operaciones][Cantidad Programada][Cantidad Realizada][Horas Trabajadas]
[Número de Orden 3][Descripción de las Operaciones][Cantidad Programada][Cantidad Realizada][Horas Trabajadas]

Este cuadro e una herramienta para el control de la producción, permitiendo a los supervisores y gerentes de planta hacer seguimiento del rendimiento y la eficiencia de la producción

Paso 3:  Evaluación del cuadro de control de producción

En el proceso de llenado del cuadro de control de producción, generalmente emergen tres posibles escenarios:

  • Coincidencia entre lo programado y lo ejecutado: Esto indica que se ha cumplido con lo planificado inicialmente.
  • Superación de lo programado: Si la producción es mayor a la planificada, es necesario investigar las razones detrás de esta sobreproducción.
  • Producción inferior a lo programado: En esta situación, es importante identificar por qué no se alcanzó la meta de producción y planificar medidas correctivas para el futuro.

Paso 4: Gestión de materias primas

Este paso implica llevar un registro detallado de las materias primas entregadas para la producción. 

En este paso, es importante documentar varios detalles en el momento de la entrega de las materias primas, como la orden de producción específica para la que se utilizan, las cantidades suministradas y devueltas, y la persona responsable de la recepción de estas materias.

Aquí tienes un formato de control de produccion de materias primas:

Empresa: [Nombre de la Empresa]
Para Orden de Producción No.: [Número de Orden]Fecha de Entrega: [Fecha]
MaterialesCantidad EntregadaCantidad DevueltaCantidad Utilizada
[Material 1][Cantidad][Cantidad][Cantidad]
[Material 2][Cantidad][Cantidad][Cantidad]
[Material 3][Cantidad][Cantidad][Cantidad]
En la imagen se ve a una persona haciendo un control de producción
Medir, monitorear y ajustar son los principios clave del control de producción; lo que no se mide, no se puede mejorar.

¿Por qué un ERP puede ser una herramienta para el control de producción?

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) puede ser una herramienta invaluable para el control de producción por varias razones:

Facilita la coordinación entre producción, inventario, compras, ventas y gestión financiera

Por ejemplo, si tienes una empresa de fabricación y el departamento de ventas realiza un pedido, automáticamente, el sistema ERP actualiza la demanda en el módulo de producción, ajusta los niveles de inventario en el módulo de gestión de inventarios y actualiza las proyecciones financieras en el módulo financiero

Automatiza tareas repetitivas relacionadas con la producción

El ERP puede programar automáticamente las máquinas para ciertas tareas basándose en la prioridad de los pedidos, optimizando el uso del tiempo de máquina y reduciendo el tiempo de inactividad.

Gestióna el Inventario en tiempo real

¿Sabías que mantienen un equilibrio óptimo de stock, evitando excesos o escaseces?

Cuando un material llega a un nivel crítico bajo en el inventario, el sistema ERP notifica al departamento de compras para reordenar automáticamente, evitando retrasos en la producción debido a la falta de materiales.

Mejora la capacidad de respuesta y flexibilidad mediante la predicción de demanda

El ERP utiliza datos históricos y tendencias de mercado para predecir la demanda futura, permitiendo a la empresa ajustar su programación de producción y niveles de inventario con anticipación.

Facilita la toma de decisiones basada en datos con informes detallados.

El sistema ERP genera un informe mensual de eficiencia de producción, mostrando las áreas donde se superan o no se cumplen los objetivos, lo que permite a la gerencia realizar ajustes estratégicos.

Identifica áreas de mejora para optimizar procesos de producción

El ERP identifica que ciertos procesos de producción están tomando más tiempo de lo previsto, lo que lleva a una investigación y a la eventual automatización de ciertos pasos, mejorando la velocidad general del proceso.

Asegura la trazabilidad completa de los procesos

Para una empresa alimentaria, el ERP rastrea cada lote de productos desde la recepción de las materias primas hasta la entrega final, asegurando la trazabilidad completa requerida para cumplir con las regulaciones de seguridad alimentaria.

Conclusión

En resumen, un ERP no solo es una herramienta para gestionar recursos financieros y humanos, sino que es fundamental para el control de la producción, ofreciendo una plataforma integrada y automatizada que mejora la eficiencia, la planificación, el análisis y la toma de decisiones en todas las etapas del proceso productivo.

Mirando hacia el futuro, la adopción de soluciones ERP avanzadas se perfila como un diferenciador clave para las empresas que buscan mantener su competitividad y crecimiento en un entorno empresarial cada vez más digitalizado y orientado a datos. La capacidad de un ERP para proporcionar análisis en tiempo real y mejorar la toma de decisiones basada en datos se vuelve esencial en la economía global de hoy.

Por lo tanto, instamos a las organizaciones a considerar seriamente la integración de sistemas ERP en sus operaciones de producción. No solo como una mejora en la eficiencia actual, sino como una inversión en su capacidad para innovar y prosperar en el futuro. Es hora de dar el paso y transformar su gestión de producción con tecnología ERP de vanguardia.

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