¿Sabes como hacer una factura proforma? ¿Alguna vez has enviado una cotización y te has encontrado con malentendidos sobre los términos o el costo final? Este es un problema común en el mundo de los negocios, donde la claridad en las transacciones comerciales es fundamental.
Aquí es donde entra la importancia de la factura proforma. Este documento, a menudo subestimado, actúa como un puente entre la propuesta inicial y la factura final, evitando confusiones y fortaleciendo la confianza entre las partes. Pero, ¿cómo se asegura uno de que la factura proforma cumpla efectivamente con su propósito y sea entendida correctamente por todas las partes involucradas?
La solución radica en entender profundamente cómo crear y cuando utilizar correctamente la factura proforma.
Vamos a desglosar los pasos para garantizar que tus transacciones comerciales sean siempre claras y profesionales. ¡Sigue leyendo porque al final de esta nota te compartimos los 5 mejores ERP de facturación con funciones para las facturas proforma!
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento comercial preliminar que un vendedor emite antes de la entrega de mercancías o servicios. No es una factura verdadera, ya que no exige un pago inmediato, sino que detalla la cantidad y calidad de los bienes o servicios que el vendedor se compromete a entregar.
La factura proforma se utiliza habitualmente en comercio internacional para proporcionar información sobre el valor de la transacción a efectos aduaneros, seguros, y de financiación.
También puede ayudar al comprador en la obtención de licencias de importación o en la organización de fondos.
Factura proforma: Diferencia con un albarán, con un presupuesto y con una factura comercial común
Notamos que es una confusión común no saber diferenciar estos términos, por ende hicimos un cuadro comparativo para que se entienda cómo cada documento se utiliza en diferentes etapas de una transacción comercial y su rol en la contabilidad y el cumplimiento legal.
| Documento | Propósito | Implica pago | Momento de Emisión | Legalidad en Transacción |
| Albarán | Confirmar la recepción de mercancías. | No | Al entregar los bienes. | No registra transacción financiera, no legal para exigir pago. |
| Presupuesto | Ofrecer detalles y precios de productos/servicios a un potencial cliente. | No | Antes de la aceptación del cliente. | No obligatorio legalmente hasta aceptación. |
| Factura Proforma | Mostrar detalles de lo que será entregado, usado en comercio internacional para fines aduaneros. | No | Antes de la entrega real y finalización del acuerdo. | No es un documento contable, no exigible legalmente. |
| Factura Comercial | Requerir el pago por bienes o servicios entregados. | Sí | Después de la entrega de bienes/servicios. | Documento contable y legal para exigir pago. |
Entonces: ¿Qué contiene una factura proforma?
De este modo, en una factura proforma podemos encontrar la siguiente información:
- Cabecera especificando que se trata de una factura proforma.
- Fecha de emisión.
- Datos del vendedor, así como del cliente potencial, incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal, número de IVA intracomunitario, etc.
- Descripción de los productos/servicios, incluyendo el precio total (teniendo en cuenta transporte y otros costes adicionales).
- Impuestos y retenciones que se puedan aplicar, como el IVA o el IRPF.
- Otra información que, a nuestro parecer, sea necesaria o relevante.
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5 Pasos para hacer tu primera factura proforma
Crear una factura proforma es un procedimiento directo, similar a la elaboración de una factura tradicional. Aquí te guiamos a través de cada paso para hacer una factura proforma de manera adecuada.
Paso 1: Especificar que es una factura proforma
Es crucial distinguir claramente este documento como una factura proforma. Para evitar confusiones, añade la etiqueta “factura proforma” de forma prominente en la parte superior del documento.
Paso 2: Fecha de emisión
A diferencia de las facturas regulares, no es necesario asignar un número específico a una factura proforma, pero es obligatorio incluir la fecha en que se emite el documento. Esto es importante para ayudar al destinatario a diferenciar esta factura proforma de otras posibles facturas recibidas anteriormente.
Paso 3: Incluir los datos fiscales del emisor y del receptor
Este paso es fundamental para identificar tanto al vendedor como al comprador en la transacción. Debes incluir la siguiente información fiscal de ambas partes:
- Nombre completo para profesionales autónomos o razón social para compañías
- Número de Identificación Fiscal (NIF)
- Dirección fiscal completa
Paso 4: Detallar los productos o servicios ofrecidos y sus precios
Aquí debes describir cada producto o servicio que estás ofreciendo, incluyendo detalles como la cantidad de cada uno y el precio unitario. Si aplican diferentes tasas de IVA para distintos productos o servicios, asegúrate de especificar el tipo de IVA correspondiente para cada uno.
Paso 5: Calcular los importes totales
Finalmente, debes informar al cliente sobre el costo total de los productos o servicios ofrecidos. Suma los precios de todos los artículos, aplica cualquier descuento, añade los impuestos correspondientes y calcula el total final. Esta cifra representa el monto total que el cliente verá al final de la factura proforma.
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Conclusión
En resumen, la factura proforma es mucho más que un simple documento preliminar en las transacciones comerciales. Actúa como una herramienta esencial para clarificar los términos de un acuerdo antes de que se realice una transacción definitiva, estableciendo una comunicación clara y profesional entre vendedor y comprador.
Para asegurar que estás preparado para manejar tus transacciones internacionales con la mayor eficiencia, te animo a practicar y perfeccionar la creación de facturas proforma. Consulta guías detalladas, utiliza software de facturación adecuado y no dudes en buscar asesoramiento profesional si es necesario. Aprovecha esta herramienta fundamental para optimizar tus operaciones y fortalecer las relaciones comerciales a largo plazo.