Las herramientas de compras ofrecen una variedad de funcionalidades que pueden transformar radicalmente cómo las empresas manejan sus adquisiciones, desde la automatización de procesos tediosos hasta la mejora de las relaciones con proveedores y la gestión del riesgo.
Gestionar el proceso de compras en una empresa puede ser un verdadero desafío. Sabemos que hay seguimiento de pedidos, gestión de relaciones con proveedores, control de gastos, y que cada paso puede estar lleno de complicaciones que consumen tiempo y recursos valiosos.
Sin duda, enfrentarte a estos problemas diariamente puede ser agotador. Si estás buscando maneras de mejorar la gestión de compras en tu empresa, te invitamos a seguir leyendo para descubrir cómo estas herramientas de compras pueden ayudarte a lograr una ventaja en el mercado.
También puedes revisar nuestra nota: Control de compras: Impleméntalo en 9 pasos sencillos
Ventajas de utilizar herramientas para el departamento de compras: ¿Qué hacen estas las herramientas por mí?
- Automatizan tareas rutinarias como la creación de órdenes de compra, la solicitud de cotizaciones y la comparación de precios.
- La automatización también ayuda a minimizar errores humanos en la entrada de datos. Las herramientas suelen incluir funciones de verificación y validación que aseguran la precisión de la información en todas las etapas del proceso de compra.
- La mayoría de las herramientas de compras incluyen capacidades analíticas avanzadas que permiten a los usuarios generar informes detallados sobre el gasto, el rendimiento de los proveedores y las tendencias del mercado.
- Con una visibilidad clara del gasto en compras y herramientas para establecer políticas y controles, las empresas pueden gestionar mejor sus presupuestos y evitar gastos excesivos o no autorizados.
- Las herramientas de compras pueden ayudar a asegurar que todos los procesos sigan las regulaciones y políticas internas, lo que reduce el riesgo de incumplimiento legal y financiero.
- Muchas herramientas de compras están basadas en la nube, lo que permite a los usuarios acceder a la información y gestionar las compras desde cualquier lugar, facilitando la gestión de compras en un entorno globalizado.
¿Te gustaría profundizar en este tema? Tenemos una guía sobre insights y estrategias para empezar en tu gestión de compras.
7 tipos de herramientas de compras que le sirven al departamento
Existen varios tipos de herramientas de compras que las empresas pueden utilizar para optimizar sus procesos de adquisición. Cada tipo se enfoca en diferentes aspectos del proceso de compras.
Sistemas de gestión de proveedores (Supplier Relationship Management, SRM)
Los sistemas de gestión de proovedores permiten la gestión centralizada de toda la información relativa a los proveedores. Incluyen módulos para la evaluación y calificación del rendimiento de los proveedores basados en criterios definidos como calidad, entrega, precio, y servicio al cliente.
También facilitan la gestión de contratos, permitiendo un seguimiento detallado de las condiciones acordadas, fechas de renovación, y cumplimiento de los términos.
Aunque es un software de gestión empresarial más amplio, SAP Business One integra la información departamental en una única plataforma que facilita la gestión de tareas de compra y adquisiciones. Ofrece funciones para solicitudes de cotización, aprobaciones y actualizaciones de recibos de mercancías PO.
Ariba SAP tambien ofrece una solución completa de gestión de proveedores que incluye evaluación del rendimiento, gestión de contratos y colaboración en tiempo real. Ayuda a crear relaciones más fuertes y colaborativas con los proveedores, asegurando el cumplimiento y la eficiencia en las compras.
Te recomiendo contratar un sistema de gestión de proveedores si:
- Tu empresa enfrenta dificultades para mantener actualizada y accesible la información de los proveedores, como datos de contacto, términos de contratos, historiales de desempeño y transacciones, un SRM puede centralizar y automatizar esta información, mejorando la precisión y la accesibilidad.
- Estás preocupado por el riesgo asociado a los proveedores y el cumplimiento normativo, un sistema de SRM puede ayudarte a monitorear y asegurar que todos los proveedores cumplan con las regulaciones relevantes y las políticas internas de tu empresa.
- Tienes problemas para rastrear y controlar el gasto con proveedores.
- No cuentas con un sistema estructurado para evaluar y calificar el desempeño de tus proveedores, un SRM puede ofrecer las herramientas necesarias para implementar evaluaciones basadas en métricas específicas.
- La comunicación y la colaboración con los proveedores es desorganizada o ineficiente.
- Frecuentemente enfrentas retrasos en la entrega de productos o problemas de calidad.
Sistemas de Procure-to-Pay (P2P)
Los sistemas de procure to pay cubren todo el ciclo desde que se inicia una solicitud de compra hasta el pago final al proveedor. ¿Qué hacen concretamente?
- Automatizan la creación de órdenes de compra basadas en requisiciones aprobadas
- Gestionan la recepción de bienes y servicios verificando contra las órdenes de compra originales,
- Facilitan el procesamiento y pago de facturas, asegurando que solo se pague por bienes o servicios recibidos y acordados.
Coupa es una plataforma P2P que automatiza todo el proceso de compra hasta el pago, incluyendo la gestión de órdenes de compra, recepción de bienes y servicios, y el procesamiento de facturas. Su enfoque en la usabilidad y la integración con sistemas existentes la hace especialmente atractiva para empresas de todos los tamaños.
Plataformas de sourcing electrónico
Las plataformas de sourcing electronico permiten realizar procesos de selección de proveedores de manera digital a través de RFPs (solicitudes de propuestas), RFQs (solicitudes de cotizaciones) y RFIs (solicitudes de información).
Muchas de estas plataformas también permiten la realización de subastas en línea, donde los proveedores pueden competir en tiempo real mejorando sus ofertas, lo que puede resultar en ahorros significativos y selección más eficiente.
El software Jaggaer es una buena idea si te encuentras con dificultades para alcanzar la transparencia en el proceso de adquisición. Ofrece capacidades robustas para el sourcing electrónico, incluyendo la gestión de RFPs, RFQs y RFIs, y la realización de subastas electrónicas.
Sistemas de gestión de contratos
Los sistemas de gestión de contratos proporcionan un repositorio centralizado para todos los contratos de compra, facilitando la gestión y el acceso a documentos críticos.
Permiten la monitorización de fechas clave como renovaciones o expiraciones, y aseguran que los términos del contrato se apliquen correctamente en las transacciones de compra.
Considera un Sistema de Gestión de Contratos si:
- Aún usas hojas de cálculo o archivos físicos para gestionar contratos.
- Te resulta complicado asegurar que los términos contractuales se cumplan consistentemente.
- Encontrar y acceder a contratos específicos te consume mucho tiempo.
- Tu volumen de contratos está aumentando y es difícil manejarlo
- Las auditorías de contratos son tediosas y propensas a errores.
- Pierdes de vista las fechas clave, un sistema de gestión de contratos puede enviar recordatorios automáticos para evitar sobrecostos o interrupciones de servicio.
¿Ya tienes Politicas de compras?
ContractWorks es una empresa se especializa en la gestión de contratos, proporcionando un lugar seguro y accesible para almacenar, gestionar y monitorizar contratos. Esta simple herramienta de compras tiene alertas automáticas y fácil búsqueda de documentos aseguran que nunca se pasen por alto fechas críticas o términos contractuales.
Herramientas de análisis de gastos
Las herramientas de analisis de gastos pfrecen visibilidad sobre todos los gastos de compra y permiten analizar estos datos para identificar patrones, tendencias y oportunidades de ahorro.
La mayoria pueden integrarse con otras plataformas de compras para proporcionar una visión holística de los gastos en comparación con los presupuestos, facilitar la negociación de mejores términos con proveedores basados en volúmenes de compra, y ayudar en la planificación estratégica de compras.
Las herramientas de compras, como lo son los analisis de datos son para ti si encuentras que:
- Tu empresa sufre de falta de claridad en cuanto a dónde y cómo se están gastando los recursos.
- Tu control presupuestario es ineficaz porque presupuestos se exceden constantemente sin explicaciones claras
- Tomar decisiones sobre inversiones, costos y ahorros se convierte en un desafío debido a la falta de datos concretos
- Necesitas mejorar la negociación con proveedores.
- Los procesos de auditoría interna o externa son prolongados y complicados debido a la dispersión de datos financieros
Procurify ofrece visibilidad en tiempo real sobre los gastos de compra, facilitando el análisis detallado de los datos para identificar tendencias y oportunidades de ahorro.
Su interfaz intuitiva y reportes personalizables hacen que sea fácil de usar y extremadamente útil para planificar y gestionar presupuestos.
Plataformas de compras en la nube (Cloud Procurement Platforms)
Las plataformas de compras en la nube ofrecen herramientas de gestión de compras como parte de una solución basada en la nube, lo que permite a las empresas reducir su infraestructura de TI y acceder a las aplicaciones desde cualquier lugar.
Estas plataformas suelen ser escalables y pueden integrarse fácilmente con otras herramientas empresariales. Además, suelen ofrecer actualizaciones regulares que incluyen nuevas funcionalidades y mejoras de seguridad sin necesidad de intervención manual significativa.
Oracle Procurement Cloud proporciona una solución escalable y segura en la nube para la gestión de compras. Su capacidad para integrarse con otras herramientas empresariales y su constante actualización de funcionalidades la convierten en una opción ideal para empresas que buscan flexibilidad y eficiencia.
Te recomiendo adquirir plataformas de compras en la nube si:
- Tu empresa no cuenta con la infraestructura de TI robusta necesaria para gestionar sistemas de compras on-premise, una plataforma en la nube ofrece una alternativa sin la necesidad de inversiones pesadas en hardware y mantenimiento.
- Tu empresa está en crecimiento y necesita un sistema que pueda escalar fácilmente para manejar un volumen mayor de transacciones y datos sin degradar el rendimiento.
- Buscas una integración fluida con otras herramientas empresariales como ERP, CRM y sistemas de análisis, las plataformas de compras en la nube a menudo ofrecen APIs y servicios de integración que facilitan estas conexiones.
Adquirir cualquiera de estas herramientas de compras te ayudará en un 100% a mejorar tu gestión de compras.
Si te intereso este tema y quieres seguir profundizando, te recomiendo Gestión de compras 2024: Insights y estrategias para empezar
¿Y si pruebas con un erp?
Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.
¿Te gustaría tener una visión clara de en qué se gasta tu dinero y encontrar formas de ahorrar? Un ERP te ofrece análisis detallados de tus gastos, ayudándote a identificar oportunidades para reducir costos. Además, al optimizar los procesos de compra, también puedes evitar compras innecesarias y reducir inventarios excesivos.
En el mercado hay muchísimas opciones. Por ejemplo, SAP Business One es un ERP ideal para pequeñas y medianas empresas, con una solución completa para la gestión de compras. Incluye:
- Gestión de proveedores.
- Automatización de procesos de compras.
Seguimiento de pedidos. - Gestión de inventarios.
- Análisis de compras.
Oracle NetSuite es otra buena opción, pero es más adecuada para grandes empresas. Algunas de las características principales son:
- Gestión de órdenes de compra.
- Análisis de gastos.
- Optimización de inventarios.
- Automatización de aprobaciones.
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Conclusión
Espero que esta guía sobre herramientas de compras te haya sido útil para entender cómo cada tipo puede ayudar a optimizar y mejorar los procesos en tu empresa. Elegir las herramientas adecuadas es un paso para gestionar eficazmente las compras y las relaciones con los proveedores.
Si te ha gustado este artículo y quieres seguir explorando maneras de mejorar tu empresa con tecnología y estrategias innovadoras, te invito a que sigas leyendo nuestros otros artículos. ¡Hay mucho más por descubrir que puede ayudarte a llevar tu empresa al próximo nivel!