Guía fácil con un paso a paso para comenzar a establecer estándares de control en tu empresa

La falta de control y estandarización en los procesos puede resultar en proyectos desviados, productos de baja calidad y riesgos innecesarios. La respuesta se encuentra en la implementación de estándares de control, una práctica esencial que proporciona estructura y coherencia a los procesos organizativos. 

En esta nota, explicaremos  a fondo los diferentes tipos de estándares de control y cómo comenzar a aplicarlos en tu industria.

¡Quedate porque al final indico un paso a paso para comenzar a aplicar estandares de control!

¿Qué son los estándares de control?

Los estándares de control son criterios o parámetros establecidos dentro de una organización para medir y evaluar la eficacia, eficiencia y adecuación de sus operaciones. Sirven como base para comparar lo que realmente está sucediendo en la empresa con lo que se había planificado o esperado.

En términos de eficiencia operativa, autores como Peter Drucker han resaltado la importancia de la eficiencia y la efectividad en la gestión, sugiriendo que sin estándares de control, estas metas son difíciles de alcanzar.

Ventajas de las empresas que establecen estándares de control:

Las empresas que aplican de manera regular estándares de control suelen: 

1. Tomar mejores decisiones porque tienen una base objetiva para evaluar rendimiento
2. Tienen mejor optimizados  los procesos, ya que reducen el desperdicio y aumentan la productividad. 
3. Identifican rápidamente los procesos que no cumplen con los criterios esperados
4. Cuentan con mejor comunicación porque se establece un lenguaje común de expectativas y resultados dentro de la empresa. 
5. Ayudan a los gerentes a planificar con mayor precisión y a controlar de manera efectiva las actividades de la empresa
6. Los empleados muchas veces tienen mayor motivación y dirección del personal por contar con objetivos claros y medibles
7. Gestionan mejor los riesgos operativos, financieros y estratégicos
8. Ven oportunidades para innovar y mejorar sus procesos y productos.

Tipos de estándares de control: ¿Cuáles existen? 

Vamos a profundizar en cada tipo de estándar de control, cómo se pueden implementar y en qué tipo de empresas son más aplicables. 

1. Estándares de calidad

El estándar de control de calidad es un conjunto de criterios y procedimientos establecidos para asegurar que los productos o servicios de una empresa cumplan con un nivel específico de calidad. 

Su objetivo es garantizar la consistencia, fiabilidad y satisfacción del cliente; minimizar los errores y defectos; y cumplir o superar las expectativas del cliente.

Componentes clave para aplicar este método

Definiciones claras y medibles de lo que se espera en términos de calidad del producto o servicio. Esto puede incluir:

• Dimensiones
• Durabilidad
• Funcionalidad
• Apariencia 
• Cualquier otro atributo que creas relevante. 

Ejemplos de estandares de control de calidad

• Realizar inspecciones visuales o físicas de los productos en diferentes etapas del proceso de producción.
• Implementar pruebas funcionales para verificar que los productos cumplen con las especificaciones técnicas y de rendimiento.
• Realizar auditorías internas y externas regularmente para revisar los procesos y asegurar que se adhieren a los estándares de control de calidad establecidos.
• Incluir prácticas de trabajo, y cumplimiento de los procedimientos de calidad.
• Aplicar técnicas de muestreo para inspeccionar una parte representativa de un lote de productos, en lugar de examinar cada unidad.
• Utilizar normas de muestreo como las establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO).
• Fomentar una cultura organizacional centrada en la calidad, donde cada empleado es responsable de mantener los estándares de calidad.

Otras claves para implementar este método: 

• Definir claramente los estándares de calidad basados en las necesidades del cliente y los objetivos de la empresa.
• Asegurar que todo el personal entienda los estándares y esté comprometido con su cumplimiento.
• Utilizar la información obtenida del monitoreo para realizar mejoras continuas en los procesos y productos.

El método estándar de control de calidad es útil en cualquier sector donde la calidad del producto o servicio se considere un factor importante. 

2. Estándares cuantitativos

Los estándares cuantitativos son un conjunto de criterios y métricas establecidos para medir aspectos numéricos de una empresa, como niveles de producción, ventas, eficiencia y rendimiento.

Son medidas numéricas específicas utilizadas para evaluar el rendimiento y la eficiencia de distintas áreas de una empresa. Su objetivo es asegurar la eficiencia operativa, alcanzar metas financieras, optimizar el uso de recursos y mejorar la toma de decisiones basada en datos.

Componentes clave para aplicar este método

Para implementar efectivamente los estándares cuantitativos, es crucial considerar:

• Tu meta de producción, es decir, la cantidad de unidades producidas en un período específico.
• Tu objetivo de ventas o ingresos generados
• La relación entre insumos utilizados y productos/servicios generados.
• Métricas específicas relevantes para el sector y la empresa.

Ejemplos de estándares cuantitativos

• Definir objetivos claros y medibles para la producción y las ventas, basados en análisis de tendencias y capacidades.
• Monitorear el progreso hacia estas metas regularmente.
• Utilizar métricas como la tasa de utilización de la capacidad, la productividad laboral y la eficiencia de los procesos.
• Identificar KPIs relevantes para cada departamento o función empresarial.
• Realizar un seguimiento periódico y análisis de estos KPIs para evaluar el rendimiento.
• Realizar evaluaciones regulares de indicadores financieros como el margen de beneficio, el retorno sobre la inversión (ROI) y el flujo de caja.
• Ajustar estrategias basadas en estos análisis.

Los metodos de estandar de control de cuantitativos son utiles en empresas de producción, ventas, logística y en sectores donde los volúmenes de producción o entregas son indicadores del éxito.

Otros estándares útiles según tu industria

Estándares de control eticos y de responsabilidad corporativa

• El ISO 26000 proporciona directrices sobre la responsabilidad social de las organizaciones.
• El Global Reporting Initiative (GRI) establece estándares para la elaboración de informes de sostenibilidad.

Estándares de control de riesgos

• El ISO 31000 proporciona principios y directrices para la gestión de riesgos.
• COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) da un marco integral para el control interno y la gestión de riesgos.

Estándares de control de seguridad en la industria

• IEC 61508 es el  Estándar internacional para la seguridad funcional de sistemas electrónicos/electrónicos en la industria.

5 Pasos para establecer estándares de control efectivos

1. Identificación de necesidades y áreas críticas

1. Comenzar examinando la misión y visión de la organización para entender su propósito fundamental. Por ejemplo, si una empresa se enfoca en innovación tecnológica, sus objetivos podrían incluir desarrollo de productos de alta tecnología.
2. Identificar y listar objetivos específicos. Estos pueden ser a corto, medio y largo plazo. Por ejemplo, aumentar las ventas en un 20% en el próximo año.
3. Realizar un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) para comprender mejor el contexto interno y externo de la organización.
4. Enumerar los procesos críticos de la empresa. En una compañía manufacturera, esto podría incluir la cadena de suministro, la capacidad de producción y el control de producción.
5. Realizar una evaluación de riesgos para identificar áreas vulnerables o críticas. Por ejemplo, identificar riesgos como la dependencia de un solo proveedor.
6. Determinar cuáles áreas requieren atención inmediata o mejoras en los controles. Esto podría incluir, por ejemplo, mejorar la seguridad de la información en el departamento de TI.

Consulta con stakeholders

1. Realizar encuestas o entrevistas con diferentes stakeholders, como empleados, clientes y proveedores, para obtener su feedback. Por ejemplo, preguntar a los clientes sobre su satisfacción con el producto o servicio.
2. Analizar las respuestas para identificar expectativas y necesidades comunes o recurrentes. Por ejemplo, si varios clientes indican que el servicio al cliente necesita mejoras, esto se convierte en una área crítica.
3. Utilizar esta información para ajustar o establecer nuevos objetivos y estándares de control. En el ejemplo anterior, se podría establecer un estándar para responder a todas las consultas de clientes en menos de 24 horas.

2. Creación y formulación de estándares claros y medibles

1. Iniciar con una lista detallada de los objetivos organizacionales específicos, desglosados por departamentos, si es necesario.
2. Para cada objetivo, formular un estándar correspondiente. Por ejemplo, si un objetivo es reducir el tiempo de respuesta al cliente, el estándar podría ser «responder a las consultas de clientes en menos de 24 horas».
3. Asegurarse de que cada estándar esté expresado de forma clara, utilizando un lenguaje sencillo y directo para evitar ambigüedades.
4. Definir métricas concretas para cada estándar. Por ejemplo, el porcentaje de respuestas a clientes dentro del plazo establecido.

3. Documentación y comunicación de estándares

1. Redactar un documento oficial que liste todos los estándares y KPIs, incluyendo métodos de medición y evaluación.
2. Garantizar que el documento esté accesible para todos los empleados. Considerar la utilización de intranets o sistemas de gestión de documentos.
3. Organizar sesiones informativas para explicar los estándares, su importancia y cómo serán medidos y evaluados.

4. Implementación y monitoreo

1. Crear procedimientos detallados para cada estándar. Estos deben ser prácticos y fáciles de seguir.
2. Implementar programas de formación para enseñar a los empleados sobre los nuevos procedimientos y estándares.
3. Asegurarse de que los empleados tengan los recursos necesarios para cumplir con los estándares.

5. Monitoreo y evaluación continua

1. Usar software o herramientas de seguimiento para monitorear el cumplimiento de los estándares en tiempo real.
2. Establecer una rutina de revisión (mensual, trimestral) para evaluar el progreso hacia los estándares.
3. Analizar los datos recopilados para identificar tendencias, logros y áreas de mejora.

Conclusión

Ojala te haya servido esta nota sobre los tipos de estandares de control. A lo largo de este artículo, hemos explorado en profundidad la importancia y el impacto de los «Estándares de Control» en el mundo empresarial.

Mirando hacia el futuro, los estandares de control seguirán siendo un pilar clave en la gestión empresarial. Con la evolución tecnológica y la creciente competencia global, esperamos ver una mayor integración de herramientas analíticas avanzadas y soluciones de inteligencia artificial para refinar aún más estos estándares. 

La adaptación continua y la innovación en los estándares de control serán cruciales para mantenerse al día con las tendencias del mercado y las expectativas de los consumidores.

Si te ha interesado este tema y quieres seguir profundizando en cómo los estándares de control pueden transformar tu negocio ¡sigue mirando nuestro blog!