Qué es kardex, cómo hacerlo y cuál es la diferencia con Inventario

El manejo adecuado del inventario no es tarea sencilla. Cientos de empresas gastan presupuesto valioso en organizar inventarios desordenados, para luego volver a cometer los mismos errores. El sistema de Kardex puede ser la solución que se necesita para una gestión exitosa de los almacenes e inventarios empresariales.

Luego de leer este artículo comprenderás por qué el Kardex es el cerebro detrás del inventario, proporcionando una visión clara y precisa del estado actual de los productos, desde su entrada hasta su salida.

Este artículo es una lectura esencial para empresarios, gerentes de operaciones y cualquier persona involucrada en la gestión de inventarios que busque optimizar sus procesos y contribuir significativamente al éxito de su empresa.

Al finalizar, estarás equipado con el conocimiento necesario para implementar el sistema de Kardex en tu organización, aprovechando sus ventajas para lograr una gestión de inventario impecable.

Qué es kardex

El Kardex es un método de documentación que permite un seguimiento exhaustivo de las transacciones de inventario dentro de una organización. Actúa como herramienta para la gestión efectiva de los bienes almacenados al concentrarse en las actividades de ingreso y egreso.

Este proceso mejora significativamente la capacidad de tomar decisiones informadas respecto a la renovación de inventarios.

El Kardex ofrece un método para:

• Registro de cambios en bienes, materia prima o productos de una empresa.
• Organizar la información de cada artículo, con detalles adicionales.
• Ordenar los datos y facilitar el cálculo de costos de inventario.
• Controlar entradas de mercancía: compras o devoluciones.
• Seguir salidas de mercancía: ventas, extravíos o robos.

¿Es lo mismo Kardex que inventario?

No, Kardex y inventario no son lo mismo, aunque están estrechamente relacionados. Aquí detallamos la diferencia entre ambos:

• Inventario: Se refiere a la cantidad total de bienes, materia prima, productos terminados o productos en proceso que tiene una empresa. El inventario representa los activos tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio, para ser usados en la producción o para ser consumidos en la operación de la empresa.
• Kardex: Es un sistema o método de registro utilizado para llevar un control detallado de los movimientos del inventario dentro de una empresa. Funciona como una herramienta de gestión que ayuda a controlar, organizar y planificar el inventario de manera eficiente.

Entonces, mientras que el inventario es el conjunto de bienes disponibles, el Kardex es el sistema que se utiliza para gestionar esos bienes disponibles.

¿Para qué sirve el Kardex en una empresa?

El propósito principal del Kardex en la gestión efectiva de:

• Cantidad disponible de un bien
• Registro de ingreso y egreso en cada momento.

Mediante esta herramienta, los líderes empresariales pueden ejercer una supervisión efectiva del inventario, logrando una perspectiva amplia, objetiva y definida. De igual manera, los departamentos de gestión y finanzas logran administrar los activos de la empresa de manera eficiente.

Cómo hacer un Kardex

Paso 1: Crear las columnas

Crea una hoja de cálculo en Excel o Google sheets con estas columnas:

1. Fecha: Para registrar la fecha en que se realiza la transacción.
2. Descripción: Una breve descripción del movimiento o transacción realizada.
3. Tipo de Movimiento: Para indicar si es una entrada (compra, devolución, etc.) o una salida (venta, merma, etc.).
4. Cantidad Entrante: Cantidad de productos que entran al inventario.
5. Cantidad Saliente: Cantidad de productos que salen del inventario.
6. Saldo: Cantidad total de productos en el inventario después de la transacción.
7. Costo Unitario: Costo por unidad del producto.
8. Costo Total Entrante: Costo total de los productos que entran al inventario.
9. Costo Total Saliente: Costo total de los productos que salen del inventario.
10. Valor del Inventario: Valor total del inventario después de la transacción.

Paso 2: Aplicar fórmulas

Asumiendo que has seguido la estructura sugerida, aquí te explico cómo aplicar algunas fórmulas clave. Ajusta las referencias de celdas según sea necesario para tu hoja.

Calcular el Saldo

1. Selecciona la celda en la columna Saldo (G) en la segunda fila de tu tabla de datos.
2. Ingresa la fórmula =G1+E2-F2 para calcular el saldo actual basado en el saldo anterior, las cantidades entrantes y las cantidades salientes.
3. Presiona Enter y luego arrastra el cuadro de llenado (pequeño cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada) hacia abajo para copiar la fórmula a las demás filas.

Calcular el Costo Total Entrante y Saliente

1. En la columna Costo Total Entrante (I), en la segunda fila, introduce =E2*H2 para multiplicar la Cantidad Entrante por el Costo Unitario.
2. Presiona Enter y arrastra hacia abajo para aplicar la fórmula a las demás filas.
3. Repite los pasos para la columna Costo Total Saliente (J) usando la fórmula =F2*H2, multiplicando la Cantidad Saliente por el Costo Unitario.

Calcular el Valor del Inventario

1. En la columna Valor del Inventario (K), en la segunda fila, introduce =G2*H2 para calcular el valor total del inventario multiplicando el Saldo actual por el Costo Unitario.
2. Presiona Enter y arrastra hacia abajo para copiar la fórmula a las demás filas.

Paso 3: Guardar cambios

Una vez que hayas aplicado todas las fórmulas necesarias, asegúrate de guardar tu archivo para no perder los cambios.

Con estos pasos, deberías poder gestionar eficazmente tu inventario en Excel utilizando el sistema Kardex, aprovechando las fórmulas para automatizar cálculos importantes. Si encuentras algún paso confuso o tienes más preguntas, no dudes en preguntar.

Tipos de Kardex

La adopción de este sistema para gestionar inventarios puede tomar tres tipos de kárdex.

Indudablemente, la selección de uno u otro tipo se basa en los requerimientos específicos de la compañía y la metodología empleada para llevar a cabo su registro. Estas son las tres varientes.

Con valoración promedio

Conocido igualmente como costo medio ponderado, esta modalidad de kárdex se utiliza para calcular el costo de los artículos, tomando en cuenta el valor medio de lo que se tiene en stock y estableciendo el coste de los productos vendidos. Generalmente, este sistema es adoptado por negocios con un alto volumen de ventas de artículos o materiales de menor tamaño.

Método PEPS

Siglas de Primeras Entradas, Primeras Salidas, este procedimiento asigna la salida prioritaria a los artículos más viejos del inventario. Es especialmente beneficioso para sectores que trabajan con mercancías perecederas o que se degradan con el tiempo, minimizando así las mermas.

Sistema UEPS

Conocido por sus siglas como «Últimas Entradas, Primeras Salidas», esta técnica prioriza la salida de los artículos más recientemente añadidos al inventario. Se aplica mayoritariamente a productos que no sufren por el paso del tiempo, permitiendo incrementar sus ganancias a medida que envejecen en stock.

Por qué un ERP te ayudará a aplicar el método Kardex

Contar con un ERP para poder administrar un almacén, automatizará el proceso, y te permitirá integrar los movimietos del almacén con los datos de otras áreas, todo de forma sencilla e integrada.

Un ERP para inventarios, te permite actualizar datos de compras, contabilidad, logística, y otras áreas, con el inventario.