¿Cómo hacer un presupuesto de compras? Ejemplo, características y elementos básicos

¿Te enfrentas a desafíos como gastos inesperados, desabastecimiento de materiales, o dificultades para mantener tu rentabilidad? Estos problemas son comunes en empresas que no cuentan con una planificación financiera adecuada para sus compras. Sin un presupuesto de compras estructurado, corres el riesgo de encontrarte con obstáculos que pueden comprometer la continuidad de tus operaciones y afectar negativamente tus márgenes de ganancia.

Pero, ¿qué hacer para evitar estas situaciones y asegurar el éxito y la estabilidad financiera de tu negocio?

La solución podría estar en la implementación de un presupuesto de compras eficaz. En este artículo, te explicaremos paso a paso cómo desarrollar un presupuesto de compras que se ajuste a las necesidades y objetivos específicos de tu empresa.

Además, para facilitarte el proceso, al final del artículo encontrarás un modelo descargable que podrás adaptar y utilizar como punto de partida para crear tu propio presupuesto.

¿Qué es un presupuesto de compras?

Un presupuesto de compras es una estimación financiera que determina la cantidad de dinero asignada para la adquisición de materias primas y materiales necesarios para el proceso de producción en una empresa.

Este presupuesto calcula tanto la cantidad como el tipo de recursos que deben comprarse en un periodo determinado, basándose en las proyecciones de producción y las necesidades materiales de la organización.

Un presupuesto de compras efectivo desempeña roles fundamentales en la operación de una empresa, incluyendo:

  • Garantiza que los materiales necesarios estén disponibles sin interrupciones, permitiendo una producción fluida y continua.
  • Asegura la disponibilidad de productos para cumplir con las expectativas y demandas de los clientes.
  • Identifica oportunidades para disminuir los gastos mediante negociaciones estratégicas con proveedores y compras eficientes.
  • Contribuye directamente a mejorar las utilidades al optimizar el gasto en materiales y reducir costos de producción.
  • Ayuda a mantener un balance adecuado en el inventario, evitando el exceso o déficit de materiales.
  • Mantiene los costos de los materiales consistentes, facilitando la planificación financiera y la estabilidad en la producción.

Características del presupuesto de compras

Un presupuesto de compras:

  • Es temporal: Define un marco de tiempo específico, como mensual o anual, adaptando las estrategias de compra a los ciclos de negocio.
  • Es efectivo: Optimiza el uso de recursos y reduce costos, contribuyendo directamente a la rentabilidad de la empresa.
  • Es operativo: Se integra con las actividades diarias, asegurando que las compras soporten efectivamente la producción y las operaciones.
  • Es flexible: Permite ajustes ante cambios en el mercado o en la demanda, manteniendo la eficiencia y competitividad de la empresa.

¿Cuáles son los elementos de un presupuesto de compras?

Antes de concentrarnos en cómo hacer un presupuesto de compras tenemos que optimizar los elementos que utilizaremos en el mismo. Ya que, si estos no están funcionando eficientemente, el presupuesto estará funcionando siempre por debajo de los objetivos esperados.

Veamos cuáles son los elementos del presupuesto de compra y cómo prepararlos para esta etapa:

Análisis del costo de los materiales

Este elemento no es solo el precio de compra. Implica una comprensión de la volatilidad del mercado y el impacto de las fluctuaciones de precios en los materiales a lo largo del tiempo, Por otro lado, también se debe asegurar contratos de compra que incluyan cláusulas de ajuste de precios o compras a futuro para bloquear costos más favorables.

Recuerda tener en cuenta el costo total de propiedad de los materiales, incluyendo factores como:

  • Transporte.
  • Almacenamiento.
  • Riesgo de obsolescencia.

Optimización de inventarios

Una forma de optimizar el inventario es mediante técnicas como la metodología Just In Time (JIT) o el uso de sistemas ERP para pronosticar con precisión la demanda y ajustar los niveles de inventario en tiempo real. Esto reduce el capital de trabajo inmovilizado en inventario y minimiza los costos de almacenamiento.

También implementa KPIs (Key Performance Indicators) específicos, como el índice de rotación de inventario o el tiempo de ciclo de pedido, permite monitorear la eficacia de las políticas de compra y realizar ajustes proactivos.

Estimación de demanda y producción

La estimación de ventas y producción se basa en análisis predictivos y modelado estadístico, utilizando datos históricos, tendencias de mercado, y variables económicas externas para prever con mayor precisión la demanda futura.

Esto incluye la comprensión de la elasticidad de la demanda para diferentes productos y cómo factores como lanzamientos de productos, campañas de marketing, y cambios estacionales afectan las ventas. La integración de esta información en el presupuesto de compras asegura que la planificación de materiales esté alineada con una visión estratégica de mercado.

Valor de inventario

La evaluación del valor inicial del inventario debe considerar no solo el costo de adquisición, sino también el valor de reposición de los materiales. Sobre todo en el caso de empresas que enfrentan rápidas variaciones en los precios de sus materias primas.

Además, el análisis del valor inicial del inventario debe incluir una evaluación de la calidad y la utilidad de los materiales existentes. Con esto podrás identificar potenciales riesgos de obsolescencia o deterioro que podrían impactar la planificación de compras y la producción.

En la imagen se ve una representación de un presupuesto de compras.

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¿Cómo hacer un presupuesto de compras?

La fórmula para calcular el presupuesto de compras se centra en tres componentes principales: el coste de producción, el inventario necesario y el valor inicial del inventario. La ecuación esencial se presenta como:

Presupuesto de Compras = (Coste de Producción + Inventario Necesario) − Valor Inicial del Inventario

Este cálculo te permite determinar la cantidad de dinero que necesitas destinar para adquirir las materias primas o bienes necesarios para cumplir con tus objetivos de producción y ventas.

¿Cómo hacer el presupuesto de compras en Excel?

Para trasladar esta fórmula a una hoja de Excel, empieza por establecer celdas asignadas para cada variable. Por ejemplo:

  • A1: Coste de Producción proyectado para el próximo mes.
  • B1: Valor del Inventario Necesario basado en la proyección de ventas.
  • C1: Valor del Inventario Inicial disponible.

La fórmula en Excel quedaría así:

= A1 + B1 - C1

Esta estructura básica te permite ajustar las cifras mensualmente o según el período de planificación que elijas, proporcionando una base flexible para tu presupuesto de compras.

Si no quieres hacerlo por tu cuenta, puedes descargar nuestro modelo de presupuesto de compras en excel para editar.

Ejemplo del presupuesto de compras

Supongamos que para el mes de marzo, anticipas una demanda que resulta en un coste de producción de 300.000€, requieres un inventario adicional valorado en 100.000€ y cuentas con un inventario inicial de 50.000€.

La aplicación de la fórmula sería:

=300000 + 100000 - 50000

El resultado sería un presupuesto de compras de 350.000€ para marzo.

¿Y luego del presupuesto de compras?

Una vez establecido el presupuesto inicial, es vital prever y ajustar el valor inicial del inventario para los meses siguientes. Esto implica analizar las tendencias de venta, la rotación de inventario y cualquier factor estacional que pueda influir en tus necesidades de producción.

Utilizando la proyección del coste de producción y ajustando el inventario inicial deseado, puedes anticipar mejor las fluctuaciones en tus necesidades de compra.

Consejos para hacer tu presupuesto de compras

  • Análisis de sensibilidad: Utiliza las herramientas de análisis de sensibilidad de Excel para ver cómo diferentes escenarios de demanda o variaciones en el coste de los materiales afectarían tu presupuesto. Esto te prepara para adaptarte a cambios inesperados.
  • Automatización en Excel: Aprovecha las macros de Excel para automatizar el cálculo. Esto puede incluir la actualización automática de valores basados en nuevos datos de inventario o la integración de alertas cuando se superan ciertos umbrales de coste.
  • Revisión continua: El mercado y tus necesidades de producción cambiarán, por lo que es crucial revisar y ajustar tu presupuesto de compras regularmente. Mantén una comunicación fluida con los proveedores para aprovechar las oportunidades de ahorro o para responder rápidamente a los aumentos de precios.
En la imagen se ve una representación de un presupuesto de compras.

¿Cuáles son los mejores ERP para hacer presupuestos de compras?

La mejor forma de optimizar la gestión de compras es mediante un ERP de compras. Pero, ¿cuál elegir?

Aquí tienes una pequeña con los mejores:

  1. MproERP: Su capacidad para generar pedidos directamente desde solicitudes de producción programadas, garantizando una gestión ordenada y sin duplicaciones.
  2. MasAdmin ERP Web: Facilita la creación, autorización y conversión de pedidos, ofreciendo flexibilidad al generar pedidos desde diversos módulos, como Ventas y Servicios.
  3. Axial ERP:  Configurar el flujo de trabajo de los pedidos, adaptándose a los procedimientos comerciales específicos de cada organización y garantizando una gestión eficiente desde la creación hasta la aprobación.
  4. Defontana Sapiens ERP: Proporcionar un control completo sobre el proceso de pedidos, desde su creación hasta su aprobación y cierre, con una experiencia de usuario optimizada y análisis rápidos para una toma de decisiones ágil.
  5. SienaCloud: Ofrece un módulo integrado de Compras y Cuentas por Pagar, abarcando todo el proceso desde la solicitud hasta el pago y la conciliación, con características avanzadas para una gestión integral de la cadena de abastecimiento.

Conclusión

Recuerda, un presupuesto de compras bien estructurado te permite no solo controlar tus gastos y optimizar el uso de tus recursos, sino también fortalecer las relaciones con tus proveedores y mejorar la rentabilidad de tu negocio. La clave está en la adaptabilidad, la previsión y la alineación con tus objetivos de negocio.

Esperamos que este artículo, junto con el modelo descargable proporcionado, te sirva como guía para implementar o mejorar el presupuesto de compras en tu empresa.

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