¿Alguna vez te has preguntado cómo las empresas mantienen un flujo eficiente de suministros? ¿O cómo aseguran que cada departamento reciba los materiales necesarios para operar sin problemas? La respuesta se encuentra en un elemento clave: la requisición de compra.
Desde la solicitud de suministros hasta la aprobación y la orden final, este documento actúa como el puente entre los distintos departamentos y el equipo de compras.
¿Te gustaría aprender más sobre cómo crear y utilizar una requisición de compra? ¡Sigue leyendo para descubrirlo! Y si estás interesado, al final de esta nota te ofrecemos la posibilidad de descargar un formato de requisición de compra PDF para que puedas empezar de inmediato.
¿Qué es una requisición de compra?
Una requisición de compra es un documento interno utilizado por una organización para solicitar formalmente la compra de bienes o servicios. Este documento es generado por un departamento o individuo dentro de la empresa y se envía al departamento de compras o a la persona encargada de las adquisiciones.
Su propósito principal es comunicar la necesidad de adquirir ciertos bienes o servicios, especificando detalles como la cantidad, la descripción de los ítems deseados, y la razón de la solicitud.
Requisición de compra y orden de compra: ¿Cuál es la diferencia?
La diferencia fundamental entre una orden de compra y una requisición de compra radica en su uso y destinatarios. Veamos:
- Requisición de compra
Es un documento interno que no se envía a los proveedores. Se utiliza para solicitar autorización dentro de la organización para proceder con la adquisición de bienes o servicios. Una vez que la requisición es aprobada, puede dar lugar a la creación de una orden de compra.
Es un documento externo que se genera después de que se ha aprobado la requisición de compra. Se envía directamente a los proveedores como un compromiso formal de compra, especificando los términos y condiciones de la venta, incluyendo los precios, cantidades, y plazos de entrega.
Actúa como un contrato entre el comprador y el vendedor para la adquisición de los bienes o servicios especificados.
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¿Cuáles son los elementos de una requisición de compra?
Antes de comenzar a redactar tu requisición de compra, veamos todos los elementos que tiene.
- Número de requisición
- Fecha en que se genera la requisición para establecer plazos y prioridades.
- Nombre y puesto del solicitante
- Departamento o área solicitante
- Especificaciones claras y completas de lo que se está solicitando, incluyendo cantidad, características técnicas, calidad requerida, y cualquier otra información relevante que pueda influir en la selección del proveedor.
- Justificación de la compra por la cual se necesita realizar la adquisición, ya sea para reponer inventario, cumplir con un proyecto, atender una necesidad operativa, etc.
- Indicación del nivel de importancia y urgencia de la solicitud para ayudar en la gestión de tiempos y recursos.
- Estimación del costo o límite presupuestario para la adquisición, facilitando la toma de decisiones y el control de compras.
- Firma y aprobación de los responsables designados, indicando que la solicitud ha sido revisada y aprobada conforme a las políticas y procedimientos establecidos.
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Si quieres ahorrarte algunos pasos puedes utilizar nuestro formato de requisición de compra. Solo tienes que completar los datos.
4 simples pasos para hacer una requisición de compras
Aquí te guiaré paso a paso sobre cómo hacer una requisición de compras:
PASO 1: Identifica las necesidades que hay en tu empresa.
Comienza identificando qué productos o servicios son necesarios para el funcionamiento de tu departamento o proyecto.
Puedes anotarlo en una lista o borrador.
PASO 2: Completa la información requerida
Llena los detalles necesarios en la requisición, como la descripción del artículo o servicio, la cantidad necesaria, la fecha de entrega deseada y cualquier especificación adicional relevante. Aqui puedes usar el formato de requisición de compra que descargaste.
PASO 3: Asigna un número de requisición
Cada solicitud debe tener un número único para su seguimiento y registro. Este número puede ser generado automáticamente por el sistema de gestión de compras o puede ser dado por tu supervisor o jefe.
PASO 4: Envía la requisición al departamento de compras
Una vez que la requisición esté completa, envíala al departamento de compras de tu empresa. Asegúrate de seguir los procedimientos establecidos para el envío de requisiciones, tal vez puedan pedirte que la requisición pase por una previa aprobación.
Una vez que el departamento de compras haya procesado la requisición, recibirás una orden de compra que confirma la aprobación y autorización para proceder con la adquisición de los productos o servicios solicitados.
Los mejores ERP para requisiciones de compras
Ahora que ya sabes todo lo que incluye un formato de requisición de compras, ¿Por qué no hacerlo más fácil? ¡Mira cuáles son los mejores ERP para hacer pedidos!
- MproERP: Permite generar una requisición de compra directamente desde una solicitud de producción programada. Garantiza que no se pueden generar requisiciones adicionales sin cancelar la actual y valida que la solicitud de producción no se cancele una vez creada la requisición.
- MasAdmin ERP Web: Este sistema facilita la creación, autorización y conversión de requisiciones de compra en órdenes de compra. Las requisiciones pueden generarse desde múltiples módulos como Ventas y Servicios, ofreciendo flexibilidad y control sobre el proceso de compra.
- Axial ERP: Axial ERP destaca por su capacidad para configurar el flujo de trabajo de las requisiciones de compra, adaptándose a los procedimientos comerciales de la organización. Ofrece una gestión eficiente del proceso desde el borrador hasta la creación de la orden de compra, incluyendo la revisión y aprobación.
- Defontana Sapiens ERP: Proporciona un control completo sobre el proceso de requisiciones de compra, desde su creación hasta la aprobación y cierre. Promete una experiencia de usuario fluida, reportes rápidos y una toma de decisiones ágil gracias a su interfaz amigable y análisis optimizado.
- SienaCloud: Ofrece un módulo integrado de Compras y Cuentas por Pagar que cubre todo el proceso desde la solicitud hasta el pago y conciliación. Está totalmente integrado con la gestión de la cadena de abastecimiento, ofreciendo características avanzadas como manejo de listas de precios, recepción de materiales, solicitud de compra, factura del proveedor, órdenes de compra y gestión de pagos.
Conclusión
En resumen, tener a mano un formato de requisición de compra bien estructurado garantiza que todas las solicitudes sigan un procedimiento estandarizado, eliminando las confusiones y los malentendidos que a menudo surgen de la comunicación informal o desorganizada.
Con la ayuda de sistemas ERP especializados, como los que te mencione aquí, las empresas pueden optimizar aún más este proceso, aumentando la eficiencia y mejorando la toma de decisiones.