Errores comunes que las empresas cometen en la producción por proyecto y cómo evitarlos

La producción por proyecto, una metodología clave en muchas industrias, enfrenta desafíos únicos que pueden comprometer seriamente el éxito de un proyecto. En este enfoque, cada proyecto es una entidad única, con sus propios objetivos, recursos y limitaciones de tiempo, lo que a menudo conduce a una planificación y ejecución complejas.

La agitación se intensifica cuando estos desafíos se dejan sin resolver, creando un ciclo de ineficiencias y frustraciones. Equipos sobrecargados de trabajo, conflictos entre departamentos, y proyectos que constantemente exceden sus presupuestos y plazos son síntomas comunes. Esto no solo pone en riesgo la entrega exitosa de proyectos individuales, sino que también puede tener un impacto negativo en la reputación y la rentabilidad a largo plazo de la organización.

La solución radica en detectar qué estamos haciendo mal y poner un enfoque holístico y bien estructurado en la producción por proyectos. ¡Sigue leyendo para enterarte de los errores mas comunes de las empresas y como puedes mitigarlos!

¿Qué es la producción por proyecto?

Christian Estay-Niculcar define al proyecto particular como una operación de envergadura y complejidad notables, singular, con unas fechas definidas de inicio y finalización.

Afirma que es un trabajo no repetitivo, que ha de planificarse y realizarse según unas especificaciones técnicas determinadas, con un presupuesto preestablecido y una organización temporal que incluye la participación de varios departamentos y terceros, y que se desmantela cuando termina el proyecto.

Este enfoque se diferencia de otros sistemas de producción, como la producción en masa o la producción continua, porque los productos suelen ser complejos, pesados y están diseñados para ser utilizados en el lugar donde se realiza la transformación.

Un ejemplo de producción por proyecto se puede observar claramente en la industria de la construcción, donde cada edificio o infraestructura representa un proyecto único con requisitos, plazos y presupuestos específico. Conciertos, obras de teatro y películas son otros ejemplos de producción por proyecto.

Características de un sistema de producción por proyecto

La producción por proyecto se caracteriza por emplear un flujo de producto estático, enfocándose en la creación de productos únicos que satisfacen las necesidades específicas de cada cliente. 

Veamos más características del sistema de producción por proyecto: 

  • Son productos únicos y específicos
  • Tienen un enfoque en calidad sobre cantidad 
  • Emplean un flujo de trabajo no estandarizado
  • Tienen complejidad y especificidad
  • Generalmente, tienen alto costo de fabricación en comparación con la producción en masa
  • Requieren mano de obra especializada

Producción por proyecto: ventajas y desventajas. ¿Qué dicen los que saben? 

VentajasDesventajas
Adaptación a proyectos con necesidades específicas y únicas.Dificultad en la gestión debido a la complejidad de los proyectos
Control detallado sobre el proceso de producción en proyectos concretos.Costos más elevados y posibles costos adicionales comparados con sistemas más generales.
Potencial para mejorar la calidad del producto final.Riesgo de fracaso si el proyecto no se gestiona adecuadamente.
Capacidad para personalizar productos o servicios según las necesidades del cliente.Necesidad de habilidades y conocimientos específicos, coordinación específica con equipos, gestión humana, etc. 
Fomento de la innovación a través de la experimentación en proyectos únicos.Variabilidad en la demanda y los periodos de actividad.

Ejemplo de producción por proyecto en la construcción de edificio

La construcción de edificios es un clásico ejemplo de producción por proyecto. 

La construcción sigue una serie de etapas claramente definidas, desde la planificación y diseño hasta la construcción y las inspecciones finales. Esta estructura de fases es característica de la producción por proyecto, donde cada fase debe completarse satisfactoriamente antes de pasar a la siguiente.

La construcción de un edificio incluye: 

  • Colaboración con arquitectos y clientes para definir el diseño y los requisitos estructurales del edificio.
  • Obtención de permisos y trámites para obtener las aprobaciones y permisos necesarios.
  • Selección de materiales y contratación de mano de obra
  • Realizar la construcción física del edificio
  • Asegurar que la construcción cumpla con los estándares de calidad y seguridad.
La producción por proyecto es un método de producción que se centra en la creación de productos o servicios únicos para satisfacer necesidades específicas de un cliente o un objetivo concreto.

Errores más comunes que tiene la producción por proyecto y cómo evitarlos

Los errores más comunes que las empresas cometen en el sistema de producción por proyecto son los siguientes. Sigue atentamente estas recomendaciones para que no te pase en tu próxima producción por proyecto: 

Falta de planificación y gestión Inadecuada

No establecer un cronograma realista o una planificación detallada es uno de los errores más usuales en la planificación de una producción por proyecto. 

Este error ocurre cuando los proyectos no se planifican con suficiente detalle o cuando el cronograma establecido no es realista. Esto puede llevar a una mala asignación de recursos, conflictos en la programación, y finalmente, a retrasos y sobrecostes

Para mitigarlo te recomendamos utilizar metodologías de gestión de proyectos probadas, establecer hitos claros, y realizar seguimientos regulares.

Puedes empezar haciéndote estas preguntas:

  • ¿El cronograma es realista?
  • ¿Hay suficiente margen para imprevistos?

Comunicación defectuosa o ineficiente 

La falta de una comunicación clara y regular entre todos los involucrados en el proyecto (equipos, departamentos, stakeholders) puede llevar a malentendidos, errores en la ejecución, y decisiones desinformadas. 

Cuando hay muchas personas trabajando en el equipo, es normal que lo último que se preste atención es a la comunicación. 

Siempre que se avanza en un paso de producción por proyecto, pregúntate:

  • ¿Están todos informados sobre los avances? 
  • ¿Se están abordando eficazmente las inquietudes?

Falta de enfoque en el cliente

Muchas veces, el producto es de calidad, pero no responde a lo que el cliente nos pidió. 

Normalmente, esto ocurre cuando el proyecto se desarrolla basándose únicamente en especificaciones internas sin suficiente retroalimentación del cliente, o cuando no se revisan regularmente las necesidades y expectativas del cliente.

Para este caso, asegúrate de entender los objetivos del negocio y asegúrate de que el proyecto contribuya a ellos para siempre mantén una comunicación constante con los líderes empresariales.

Preguntas que puedes hacerte: 

  • ¿Estamos alineados con la estrategia del negocio?
  • ¿Qué nos pidieron y con qué producto estamos respondiendo?

Inadecuada supervisión y seguimiento

Otro de los errores más comunes son la inadecuada supervisión y seguimiento, y esto solo sucede por una falta de liderazgo claro, sobrecarga de trabajo de los gerentes de proyecto, y falta de herramientas o sistemas para un seguimiento efectivo. 

Para solucionarlas, pregúntate: 

  • ¿Quién tiene la responsabilidad final de supervisar el proyecto? ¿Están claros sus roles y responsabilidades?
  • ¿Están los gerentes de proyecto manejando una carga de trabajo razonable? ¿Podemos redistribuir o delegar algunas de sus tareas?
  • ¿Contamos con las herramientas adecuadas para supervisar eficazmente el proyecto? ¿El equipo está capacitado para usar estas herramientas?

Puedes realizar rutinas diarias de seguimiento, en ese caso, pregúntate como regulan y miden los KPIs del proyecto.

Falta de Integración entre departamentos

En la producción por proyecto, es frecuente que múltiples departamentos interactúen con el mismo producto en diferentes etapas. Esta dinámica, que involucra a áreas como diseño, producción y ventas, puede fácilmente dar lugar a errores si no existe una coordinación efectiva

Puedes resolverlo estableciendo canales de comunicación regulares entre departamentos, como reuniones interdepartamentales o plataformas de colaboración digital. 

Otra alternativa es definir objetivos comunes claros que requieran la cooperación entre departamentos.

CONSEJO ADICIONAL: Invierte en sistemas ERP o software de gestión de proyectos que permitan compartir información y rastrear el progreso de manera transparente. 

Falta de identificación de riesgos

Esta situación ocurre cuando no se identifican o evalúan adecuadamente los riesgos potenciales durante la fase de planificación del proyecto. Las razones de esta subestimación a menudo incluyen falta de experiencia, optimismo excesivo, o simplemente la falta de un proceso sistemático de evaluación de riesgos. 

Para mitigar los riesgos, puedes preguntarte: 

  • ¿Hemos identificado todos los posibles riesgos asociados con este proyecto?
  • ¿Podemos mitigarlos antes de que ocurran? 
  • ¿Hemos considerado tanto riesgos internos (recursos, equipo, tecnología) como externos (mercado, proveedores, factores ambientales)?
  • ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra cada riesgo identificado?

Estas acciones y preguntas te ayudarán a identificar y abordar proactivamente los desafíos comunes en la producción por proyecto, mejorando así la eficiencia y el éxito de tus proyectos.

Conclusión

En conclusión, los desafíos de la producción por proyecto, como la subestimación de recursos y la falta de coordinación interdepartamental, pueden mitigarse significativamente con el uso de un sistema ERP.

Este sistema proporciona una plataforma unificada para la planificación de recursos, la gestión de riesgos y la comunicación entre departamentos, facilitando un enfoque más integrado y organizado. Al centralizar la información y mejorar la visibilidad del proyecto, un ERP permite a las organizaciones responder de manera más efectiva a los desafíos inherentes a la producción por proyecto, lo que resulta en una ejecución más eficiente y exitosa de los proyectos.

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