¿Qué es un centro de distribución (CEDI)? Funciones, principios y objetivos | Guía introductoria

Los centros de distribución son pilares en la cadena de suministro, facilitando el flujo eficiente de productos desde los fabricantes hasta los consumidores. Sin embargo, algunas empresas, a pesar de escalar su negocio, aún no han implementado o optimizado un centro de distribución. Esto puede resultar en retrasos logísticos y menor satisfacción del cliente.

Pero, ¿por qué es vital abordar esto?

Un estudio de Miebach Consulting muestra cómo Fortna, minorista de moda global, alcanzó un incremento del 30% en productividad al optimizar su centro de distribución, lo cual llevó a una mejora en la eficiencia y una reducción significativa en los costos operativos.

Al implementar este proceso, también puedes adquirir los mismos resultados. Por eso, en este artículo, descubriremos qué es un centro de distribución, cuáles son sus funciones esenciales, y cómo su implementación y optimización pueden mejorar significativamente la operativa y satisfacción del cliente.

¿Qué es un centro de distribución (CEDI)?

Un centro de distribución es una infraestructura logística diseñado para recibir, almacenar y despachar mercancías, según Mora García. Actúa como un intermediario eficaz en la cadena de suministro, enlazando la recepción de productos de los proveedores con su distribución a otros puntos comerciales o al consumidor final.

La esencia de un centro de distribución radica en su función de almacenamiento temporal. Los productos llegan, se almacenan por un período corto y luego se distribuyen. Este proceso se optimiza para que la mercancía permanezca el menor tiempo posible, evitando retrasos en la entrega y costes adicionales.

Los orígenes de los centros de distribución

Los centros de distribución surgieron como una respuesta a las necesidades emergentes en la logística y distribución dentro del entorno empresarial.

En los tiempos antiguos, las organizaciones solían manejar bodegas o almacenes que sólo cumplían con el propósito básico de almacenar productos. Sin embargo, con la evolución del comercio y la expansión de los mercados, se identificó la necesidad de tener estructuras más eficientes que permitieran no sólo almacenar, sino también distribuir mercancías de manera eficaz.

Esta evolución fue impulsada por el deseo de reducir los tiempos de entrega, mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios y, sobre todo, satisfacer las demandas crecientes de los consumidores.

Importancia de los centros de distribución: Ventajas

Con el tiempo, los centros de distribución se transformaron en elementos cruciales en la cadena de suministro, permitiendo una coordinación más eficiente entre los proveedores, los operadores logísticos y los puntos de venta.

Ahora bien, los centros de distribución actuales presentan una serie de ventajas significativas:

Su ubicación estratégica mejora los tiempos de entrega

Los centros de distribución están estratégicamente ubicados cerca de ciudades grandes y zonas industriales, lo que permite reducir notablemente los tiempos desde que se recibe una orden hasta que la mercancía se entrega al cliente.

Optimiza los costos

La centralización de las tareas de recepción y expedición en un solo lugar ayuda a optimizar los costes operativos. Esto se traduce en una reducción de gastos de almacenaje y transporte, ya que el producto pasa menos tiempo almacenado y recorre menos distancia en transporte innecesario.

Es más flexible

Actuando como intermediarios en la cadena de suministro, proporcionan una flexibilidad significativa, permitiendo a las empresas satisfacer las necesidades de sus clientes con plazos muy cortos en sus pedidos y en la comercialización de sus productos.

Es fiable

Los centros de distribución son esenciales para mantener la calidad y fiabilidad en el servicio, ayudando a evitar errores en las entregas, asegurando así entregas fiables y de calidad en el plazo estimado.

Favorece el mejoramiento continuo

Fomentar una cultura de mejora continua y empoderamiento de los grupos de trabajo contribuye a la eficiencia y efectividad de los procesos en los centros. Un elemento fundamental en este punto es la utilización de tecnología especializada, la cual permite sacar el máximo provecho a los beneficios intrínsecos del procedimiento

Posee un diseño óptimo.

Los modernos centros de distribución están diseñados con layouts que optimizan los espacios de almacenamiento y los flujos de operación, permitiendo así un mejor aprovechamiento de los recursos y una operación más eficiente.

Objetivos de los Centros de Distribución

Aunque, tenemos que advertir, el grado de eficiencia y efectividad con el que un centro de distribución opera no es un resultado fortuito. Es el producto de objetivos claramente definidos y meticulosamente perseguidos.

Los objetivos de un centro de distribución son el esqueleto que proporciona estructura y dirección a todas las operaciones logísticas que ocurren dentro y alrededor de este. Al establecer metas claras, una empresa no solamente puede monitorear y evaluar el desempeño de su centro de distribución, sino también identificar áreas de mejora.

Los objetivos son:

• Optimizar el movimiento de productos: Asegurar la sincronización entre las necesidades y políticas de compras y los despachos con el flujo diario de productos que entran y salen de la empresa.
• Gestionar los inventarios: Mantener los stocks de materiales y mercancías al mínimo costo, conforme a los criterios de la empresa y los recursos financieros disponibles.
• Mejorar el control: Ejercer un control preciso sobre los reportes de inventarios, la facturación y los pedidos para evitar discrepancias y errores.

• Reducir los costos operativos: Trabajar en la reducción de los costes totales de operación sin comprometer la calidad del servicio.

• Suministrar el servicio adecuado: Proveer los niveles adecuados de servicio a los usuarios finales, cumpliendo con las expectativas de entrega y calidad.

• Asegurar la calidad e integridad de productos: Asegurar el mantenimiento adecuado de los productos almacenados para preservar su integridad y calidad.

• Alinear la infraestructura con la logística: Dotar al centro de distribución de la infraestructura necesaria para su operación, facilitando las tareas logísticas.

• Establecer la trazabilidad de un producto: Desarrollar la trazabilidad de los productos manejados para validar su flujo efectivo, proporcionando visibilidad y control sobre cada etapa del proceso.
• Rotar los productos eficientemente: Mantener una alta rotación de productos, operando con artículos de gran demanda, dando prioridad al servicio y la inmediatez.

Principales funciones de los centros de distribución

En la esfera de la logística, los centros de distribución actúan como epicentros donde convergen y se orquestan múltiples actividades críticas, facilitando así una gestión eficaz de la cadena de suministro. Entre los principales procesos de un centro de distribución, podemos nombrar:

• Recepción
• Almacenamiento
• Preparación
• Despacho

1 | Recepción de mercancía

La recepción de mercancía es el primer contacto que tiene el centro de distribución con los productos que posteriormente serán almacenados, procesados y distribuidos. Este proceso incluye la llegada, descarga, inspección y validación de los productos recibidos.

Es vital garantizar que las mercancías recibidas estén en conformidad con las especificaciones de cantidad, calidad, y documentación exigidas por la empresa. Este control inicial ayuda a evitar discrepancias en los inventarios y garantiza que solo se reciban productos de calidad adecuada, previniendo sobrecostos futuros por rechazos o desperdicios.

Identificar a tiempo cualquier no conformidad es crucial, ya que un error en esta etapa podría ocasionar inconvenientes en las etapas subsiguientes, tales como diferencias en los inventarios o ingreso de productos defectuosos que podrían afectar la calidad de los procesos productivos y de distribución.

Además, la recepción ágil de las mercancías es fundamental para mantener la fluidez de los procesos en el centro de distribución. Esto requiere contar con estándares de recibo bien definidos que optimicen el tiempo de procesamiento desde la descarga hasta el almacenamiento.

2 | Almacenamiento

El almacenamiento en un centro de distribución se refiere a la actividad de conservar, organizar y mantener en resguardo las mercancías o productos hasta que sean requeridos para su distribución o uso final. Esta función es fundamental para asegurar la integridad, disponibilidad y calidad de los productos, así como para optimizar los procesos logísticos y satisfacer las demandas de los clientes de manera eficaz.

Veamos cómo se desglosan las acciones que constituyen la función de almacenamiento en un centro de distribución:

1. Recepción y Clasificación: Cuando las mercancías llegan al centro, se realiza una recepción donde se verifica la calidad y cantidad de los productos, seguidamente se clasifican de acuerdo a su naturaleza, dimensiones o requerimientos especiales de almacenaje. En estos casos, son requeridos las notas de remisión.
2. Registro y Codificación: Cada producto se registra y codifica en el sistema para garantizar un seguimiento preciso y una localización rápida cuando sea necesario.
3. Ubicación Estratégica: Los productos se almacenan en ubicaciones estratégicas dentro del centro de distribución, considerando factores como la frecuencia de acceso, la rotación de inventario y las condiciones necesarias para su conservación.
4. Control de Condiciones Ambientales: Se establecen y monitorean condiciones ambientales apropiadas como la temperatura y humedad, especialmente para productos sensibles como alimentos o fármacos.
5. Gestión de Inventario: Se lleva un control riguroso del inventario para conocer en todo momento la cantidad y ubicación de los productos almacenados, facilitando la planificación y toma de decisiones.
6. Optimización del Espacio: Se busca la maximización del espacio disponible mediante sistemas de almacenaje eficientes y una organización lógica que facilite el acceso y la movilidad dentro del área de almacenamiento.
7. Preparación para la Expedición: Los productos se organizan y preparan para su expedición conforme a los pedidos recibidos, asegurando una rápida recuperación y entrega.

3 | Preparación de Pedidos

La preparación de pedidos, también conocida como ‘picking’, es un proceso meticuloso que demanda precisión y eficiencia. Aquí, los artículos son seleccionados y recopilados de las áreas de almacenamiento para conformar los pedidos de los clientes. Algunos sub-procesos involucrados son:

1. Clasificación de Pedidos: Los pedidos pueden ser clasificados por clientes, rutas de reparto, transportistas, o despachos nacionales o de exportaciones. Esta clasificación facilita la organización y gestión de los pedidos.
2. Sistemas de Recogida (Picking): Los sistemas de recogida se enfocan en acumular pedidos para recoger en forma consolidada, minimizando desplazamientos y costos. Las estrategias como el Picking por Lotes, ayudan a maximizar la eficiencia al agrupar la demanda de productos de varios pedidos en una sola serie de separación.
3. Optimización de Desplazamientos: Se busca reducir los desplazamientos mediante la agrupación de pedidos por zonas o mediante la automatización, como la Consolidación del Picking, que utiliza maquinaria para transportar los productos a través de las zonas de almacenamiento.

4 | Despacho

El despacho es la etapa final en el centro de distribución antes de que los productos lleguen al cliente. Es crucial para mantener la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. Los sub-procesos incluyen:

1. Embalaje y Paletizado: Los productos son agrupados y embalados adecuadamente para el transporte, asegurando su integridad.
2. Programación del Transporte: Se organiza el transporte teniendo en cuenta las dimensiones del producto, su peso, y destino.
3. Validación y Facturación: Se verifica que los pedidos estén completos y correctos, y se procede a la facturación correspondiente.
4. Cargue y Descargue: Los productos son cargados en los vehículos de transporte para su entrega. La automatización, como los muelles de carga automáticos, puede acelerar este proceso.
5. Monitoreo de Entrega: Se monitorea el proceso de entrega para asegurar que los productos lleguen a tiempo y en buen estado al cliente.

La eficiencia en la preparación de pedidos y despacho es vital para reducir los costos de transporte y garantizar una entrega oportuna, reforzando la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa en el mercado.

Tipos de centros de distribución

Ahora que hemos repasado de forma general el funcionamiento y los procesos de un centro de distribución debemos aclarar que existen distintos tipos. Cada uno se adaptará, de mejor o peor manera, a la naturaleza de tu empresa.

Veamos cuáles son:

Según su Ubicación Geográfica:

• Centro de Distribución Central: Reciben remesas de centros mayores y las redistribuyen a centros regionales, actuando como el nexo principal entre la producción y la distribución.
• Centro de Distribución Regional: Se encargan de distribuir los productos a los centros de consumo en una región específica, siendo cruciales para una entrega oportuna.
• Centro de Distribución de Tránsito: Actúan como centros intermedios que despachan productos a otros centros de consumo, caracterizándose por una gran movilidad y rotación de productos.

Según el Tipo de Recinto:

• Centros de Distribución Abiertos: Son sitios al aire libre, que aunque ofrecen menos protección al producto, permiten una operación flexible y a menudo son usados para productos menos sensibles a las condiciones ambientales.
• Centros de Distribución Cerrados: Son inmuebles cubiertos que brindan mayor protección al producto, siendo ideales para mercancías sensibles o de alto valor.

Según el Nivel de Automatización:

• Centros de Distribución Convencionales: Poseen almacenes con estanterías adecuadas y amplios pasillos para facilitar el transporte de mercancía interno, dependiendo en gran medida de la mano de obra humana.
• Centros de Distribución Automatizados: Incorporan los últimos avances y tecnología robótica para optimizar la gestión logística, desde el cargue y descargue hasta el almacenamiento y preparación de pedidos. Como es el caso del sistema put wall.

Cada tipo de centro de distribución tiene una función estratégica dentro de la red logística, y su elección dependerá de las necesidades específicas de tu operación, el tipo de productos que manejas y la geografía de tu mercado. Al entender estas clasificaciones, podrás tomar decisiones informadas que contribuirán a la reducción de costes y la mejora del servicio al cliente, pilares esenciales para el éxito en el competitivo mundo de la logística y la distribución.

Conclusión

Optimizar la gestión de centros de distribución es un paso crítico hacia la mejora de la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. Sin embargo, la coordinación manual de todos estos procesos puede resultar abrumadora.

Afortunadamente, la tecnología ofrece soluciones robustas para este desafío. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para logística, facilitan la coordinación y el seguimiento eficaz de cada fase del proceso de distribución.

Te invitamos a revisar el listado de herramientas ERP para logística en nuestro blog, donde encontrarás opciones que pueden simplificar enormemente la gestión de tu centro de distribución, permitiéndote enfocar en estrategias de crecimiento y satisfacción del cliente.