¿Conoces lo que es un manual de compras? ¿Alguna vez te has encontrado frente a procedimientos de compra desorganizados que conducen a gastos innecesarios o elecciones de proveedores que no cumplen con tus expectativas?
Este es un problema común en muchas empresas, donde la falta de un proceso de compra estructurado puede llevar a decisiones apresuradas y gastos excesivos.
La agitación surge cuando este caos se convierte en la norma, no solo desperdiciando recursos financieros, sino también erosionando la confianza en la integridad de la organización. Los empleados se sienten frustrados al no contar con procedimientos consistentes, y los proveedores pueden ser seleccionados más por conveniencia que por calidad o costo.
La solución está en la creación de un manual de compras detallado y bien estructurado. Un manual de compras establece un proceso claro y coherente para todas las adquisiciones y garantiza que cada compra respalde los objetivos estratégicos de tu organización.
Al seguir estos pasos para desarrollar tu manual, podrás definir procedimientos estandarizados, asignar responsabilidades claras y establecer políticas de compra que promuevan la transparencia y la eficiencia.
¿Estás listo para transformar cómo tu organización maneja las compras? ¡Comienza a crear tu manual de compras hoy mismo!
¿Qué es el manual de compras?
Un manual de compras es un documento integral diseñado para guiar y estandarizar el proceso de adquisición de bienes y servicios en una organización. Sirve como una referencia para los empleados, delineando procedimientos específicos, políticas, y directrices que deben seguirse para garantizar la mejor manera de adquisición
Objetivos de un manual de compras: ¿Cuáles son?
- Definir las reglas y procesos que deben seguirse para realizar compras.
- Determinar quién está autorizado para hacer qué dentro del proceso de compra.
- Proporcionar criterios y procedimientos para evaluar y seleccionar proveedores, asegurando que se elijan con base en la calidad, el costo, la fiabilidad y otros factores relevantes.
- Ayudar a identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados con las compras, incluyendo riesgos financieros, operativos y de reputación.
- Sirve como un recurso para los empleados nuevos y existentes para que comprendan cómo realizar compras de manera efectiva y conforme a las políticas de la organización.
- Al proporcionar un marco estandarizado, el manual de compras ayuda a eliminar ineficiencias y mejora la efectividad general del proceso.
- Asegurar que cada tarea de compra cumplan con todas las leyes y regulaciones aplicables, minimizando así el riesgo de sanciones legales o financieras.
- Establecer los procedimientos para realizar auditorías de las actividades de compra, lo que permite un seguimiento y control efectivo.
Elementos de un manual de compras
Ya vimos qué es el manual de compras y los objetivos principales del mismo. Ahora, veamos qué elementos debe incluir si o si el manual de compras de una empresa:
- Objetivos y propósito del manual
- Ámbito de aplicación. Esto es, los tipos de compras y contrataciones que cubre el manual, aplicable a todas las divisiones o departamentos.
- Procesos y procedimientos de compra
- Roles y responsabilidades de cada participante en el proceso, incluidos los compradores, los gestores de proyecto, los proveedores y otros stakeholders.
- Políticas de compras. Incluye políticas relacionadas con conflictos de interés, criterios de selección de proveedores, límites de autorización de gasto y más.
- Gestión de proveedores y contratos. Proporciona directrices sobre cómo seleccionar y evaluar proveedores, así como la gestión y el seguimiento de contratos.
- Auditoría y cumplimiento, donde se expliquen los procedimientos para auditorías internas y externas, asegurando que las prácticas de compra cumplan con las leyes aplicables y los estándares de la industria.
¿Te quedo alguna duda? Puedes consultar un ejemplo de manual de compras aquí.
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¿Cómo hacer el manual de compras de una empresa? 6 pasos simples para crear tu manual de compras
Paso 1: Definir el propósito y alcance del manual
Antes de comenzar a redactar el manual de compras, es fundamental entender por qué lo estás creando y qué esperas lograr con él. Esto te ayudará a enfocarte en las áreas clave y a asegurar que el manual sea relevante para todos los usuarios.
Puedes ayudarte con tu equipo respondiendo:
- ¿Cuál es el objetivo principal de este manual?
- ¿A quiénes va dirigido?
- ¿Qué procesos de compra necesita cubrir?
Paso 2: Desarrollar políticas de compra
Las políticas de compra establecen las reglas generales para las adquisiciones en tu organización. Son esenciales para mantener la transparencia, la equidad y el cumplimiento legal en todas las transacciones.
Ayúdate respondiendo:
- ¿Qué principios éticos deben guiar las compras en mi empresa?
- ¿Cómo se seleccionarán los proveedores?
- ¿Qué procedimientos se deben seguir para las compras mayores/menores?
Paso 3: Detallar los procedimientos de compra específicos
Cada paso contemplado en el manual de compras, desde la solicitud inicial hasta la recepción de los bienes, debe describirse con claridad. Esto asegura que todas las partes involucradas comprendan sus roles y responsabilidades, minimizando errores y retrasos.
Puedes ayudarte respondiendo:
- ¿Qué documentos se requieren en cada etapa de la compra?
- ¿Quiénes deben aprobar las compras y en qué niveles?
- ¿Cómo se manejarán las discrepancias o los problemas con los proveedores?
Paso 4: Incluir formularios y documentos de apoyo
Proporcionar plantillas y ejemplos de los documentos necesarios (órdenes de compra, requisiciones de compra, contratos, etc.) puede estandarizar el proceso y facilitar su seguimiento.
Pregúntate:
- ¿Qué formularios son necesarios para diferentes tipos de compras?
- ¿Hay documentos legales o contratos tipo que se deban incluir?
Paso 5: Establecer mecanismos de control y auditoría
Es crucial tener sistemas en lugar para revisar y evaluar las actividades de compra. Esto ayuda a identificar y corregir ineficiencias, además de prevenir fraudes y malas prácticas.
Para este punto del manual de compras puedes investigar sobre:
- ¿Cómo y cuándo se realizarán las auditorías de compras?
- ¿Qué indicadores de rendimiento se utilizarán para evaluar el proceso de compra?
Paso 6: Revisar y actualizar el manual de compras regularmente
Los mercados, las leyes y las necesidades organizativas cambian. Mantener el manual de compras actualizado asegura que sigue siendo relevante y efectivo.
Aquí, trata de responder:
- ¿Con qué frecuencia se comprobará y actualizará el manual?
- ¿Quién será responsable de mantener el manual actualizado?
Como práctica general, muchas organizaciones optan por una revisión anual de sus manuales de compras. Esto permite incorporar cambios legislativos recientes, adaptaciones a nuevas tecnologías y procesos, y ajustes basados en la retroalimentación y experiencia operativa del último año.
Siguiendo estos pasos y considerando estas preguntas, podrás desarrollar un manual de compras que cumpla con los requisitos legales y éticos. Y que, también, mejore la eficiencia y efectividad de tus operaciones de compra.
Manual de compras en PDF: Ejemplo descargable
¿Aún tienes dudas? Descarga este ejemplo de manual de compras para orientar el diseño de tu propio manual.
Conclusión
La creación de un manual de compras constituye un pilar fundamental para cualquier organización que aspire a optimizar su proceso de adquisición y garantizar el uso eficiente de sus recursos.
Al establecer directrices claras y procesos estandarizados, este documento no solo promueve decisiones de compra más informadas y estratégicas, sino que también contribuye a una gestión transparente y equitativa de los recursos.
Con esto en mente, hago un llamado a la acción para todas las empresas: consideren la creación y mantenimiento de un manual de compras como una prioridad estratégica. Este es el momento de empoderar a su equipo, optimizar sus operaciones y asegurar una base sólida para el futuro.