¿Cuántos costos extra, que definitivamente no deberían estar ahí, genera tu departamento de compras? Si lidias generalmente con la administración de una empresa, sabes que el control de compras es fundamental para mantener el área optimizada y eficiente.
Pero, ¿cómo abordar este proceso? Quedate hasta el final. Te contaremos todo sobre este proceso y un formato de control de compras descargable para que puedes iniciar tu optimización cuanto antes.
¿Qué es el control de compras?
El control de compras se refiere al conjunto de procedimientos y estrategias implementadas por una organización para gestionar de manera eficiente y efectiva la adquisición de productos y servicios necesarios para su operación.
Este control incluye:
- Planificación.
- Selección de proveedores.
- Negociación de precios.
- Condiciones de compra.
- Seguimiento de órdenes.
- Evaluación según los estándares de control.
- Conformidad de los bienes y servicios recibidos.
¿Por qué debemos realizar un control de compras?
Reducción del costo de la materia prima
El coste de los insumos representa una porción significativa de los gastos operativos de cualquier empresa. La habilidad para adquirir materia prima a precios competitivos puede tener un impacto directo y positivo en los márgenes de beneficio.
Un control de compras efectivo permite identificar y aprovechar las mejores oportunidades de compra, reduciendo así el coste general de los bienes vendidos.
Optimización de la inversión en inventario
El manejo eficiente del inventario es crucial para equilibrar la inversión en existencias con la demanda del mercado. El exceso de inventario conlleva costos de almacenamiento, riesgo de obsolescencia y capital inmovilizado. Mientras que un inventario insuficiente puede resultar en pérdida de ventas y clientes insatisfechos.
Por tanto, una gestión adecuada del control de compras contribuye a optimizar estos niveles, asegurando que los recursos se utilicen de manera eficiente y efectiva.
Mejora de la financiación de proveedores
La capacidad para negociar plazos de pago favorables con los proveedores sin incurrir en costes adicionales es una ventaja financiera importante. Esto permite a las empresas disfrutar de una financiación espontánea, mejorando el flujo de caja sin necesidad de recurrir a financiación externa.
Un control de compras estratégico facilita este tipo de acuerdos, mejorando así la liquidez y permitiendo la reinversión en áreas clave del negocio.
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Objetivos del control de compras
El control de compras desempeña un papel crucial tanto en la gestión operativa como financiera dentro de cualquier organización.
Por eso mismo, los objetivos de este proceso son multifacéticos y pueden categorizarse en:
- Administrativos u operativos
- Contables o financieros
Objetivos operativos
- Garantizar la continuidad del suministro, minimizando los tiempos de reposición para evitar roturas de stock.
- Asegurar una rotación óptima de stocks, equilibrando la disponibilidad y minimizando la obsolescencia.
- Organizar el almacén eficientemente, teniendo en cuenta las características del producto, como la fecha de caducidad.
- Seleccionar adecuadamente a los proveedores, enfocándose en la relación calidad-precio.
- Negociar las mejores condiciones posibles con proveedores, incluyendo precios, plazos de entrega y condiciones de pago.
- Controlar los costes asociados a las compras, incluyendo el transporte, la colocación y el almacenamiento de productos.
- Establecer una política de pagos que optimice la liquidez de la empresa, evaluando la periodicidad y anticipación de los pagos.
Objetivos financieros
- Asegurar que las compras autorizadas se registren correctamente en cuanto a periodo, importe y cuentas.
- Implementar procedimientos contables efectivos para presentar adecuadamente el coste de las mercancías o servicios comprados.
- Imputar de manera adecuada el coste de las mercancías y servicios vendidos contra los ingresos del periodo.
- Registrar y clasificar adecuadamente devoluciones, descuentos y bonificaciones.
- Clasificar y registrar correctamente las transacciones entre departamentos.
- Mantener la actualización de los registros auxiliares para reflejar con precisión el movimiento de inventarios y costos.
- Realizar todos los asientos en las cuentas de mayor a partir de fuentes fiables y de acuerdo con los criterios y directrices establecidos.
¿Cómo funciona el sistema de control de compras?
Ahora que sabemos cuáles son los objetivos de área, ¿cómo integrar el control de compras a los procesos internos actuales del departamento?
Veamos cómo se vería un proceso de este tipo con el control de compras ya integrado:
1 | Definición del listado de artículos
El primer paso para el control de compras es definir qué es lo que necesitamos.
Al establecer el listado de artículos necesarios, un enfoque basado en la minimización y estandarización es clave. Utiliza la regla 80/20 para identificar aquellos artículos que realmente aportan al resultado final.
También considera negociar contratos a largo plazo para ellos, asegurando así mejores precios y garantizando la calidad.
Por último, no te olvides de incluir especificaciones técnicas detalladas en tus RFQs (Request for Quotation) para evitar malentendidos y asegurar que los proveedores pueden cumplir con tus necesidades exactas.
2 | Pedidos internos
Para agilizar el proceso de reposición interna, implementa un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que permita a los departamentos solicitar automáticamente reposiciones basadas en mínimos establecidos. Esta automatización reduce errores humanos y mejora la eficiencia operativa.
Es esencial entrenar a los jefes de departamento en el control de compras, por lo que procura capacitarlos en la interpretación de los niveles de inventario y en el uso eficiente de los sistemas de pedidos internos.
3 | Selección de los proveedores más aptos
Más allá de seleccionar proveedores por precio, evalúa su fiabilidad, calidad y capacidad de innovación. Desarrolla un scorecard de proveedores que considere múltiples variables, incluyendo:
- Cumplimiento de plazos de entrega.
- Calidad del producto.
- Capacidad de respuesta ante emergencias.
¿Quieres aprender más sobre la evaluación de proveedores? Hemos preparado un artículo sobre ello en nuestro blog.
4 | Pedidos externos
Al elaborar pedidos externos, especifica claramente condiciones de pago y plazos de entrega, y considera la implementación de cláusulas de penalización por retrasos o incumplimientos.
Para ello, puedes utilizar herramientas digitales para enviar pedidos que faciliten el seguimiento y la confirmación de pedidos en tiempo real por parte de los proveedores.
5 | Recepción y revisión de la mercancía
A la llegada de los productos, implementa procedimientos de control de calidad en el punto de recepción. Esto incluye la verificación de la mercancía contra las especificaciones técnicas y la realización de pruebas de calidad, si es necesario.
La integración de tecnologías de escaneo y RFID puede automatizar este proceso, reduciendo el tiempo de recepción y los errores.
6 | Actualización de los inventarios y la contabilidad
Automatiza la actualización de inventarios mediante la integración de sistemas RFID o códigos QR, que permitan una sincronización en tiempo real con tu software de inventario.
Para el procesamiento de facturas, aplica OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para digitalizar y automatizar la verificación de facturas contra órdenes de compra y albaranes.
7 | Análisis del consumo
Incluye en tu política de compras un paso obligatorio para el análisis de consumo para identificar oportunidades de mejora en tus patrones de compra. Herramientas de Business Intelligence pueden ayudarte a identificar tendencias, prever demandas futuras y ajustar tus estrategias de compra y stock mínimo/máximo en consecuencia.
8 | Pago a proveedores
Optimiza el flujo de caja negociando los mejores términos de pago posibles sin comprometer la relación con el proveedor. Considera el uso de descuentos por pago anticipado si esto es financieramente viable, o aprovecha los términos de crédito cuando te sea beneficioso.
Los mejores ERP para el control de compras
La digitalización en el área de compras enfrenta desafíos significativos, con más del 50% de los procesos aún sin digitalizar según The Logistics World. Esta situación genera ineficiencias, resultando en una pérdida del 22% del tiempo anual en tareas manuales.
Al respecto, los líderes en adquisiciones señalan una digitalización lenta que inciden directamente en la gestión del control de compras y la calidad de sus procesos.
La solución es abordar la transformación digital cuanto antes. Existen varios ERP para compras que pueden ayudarte a gestionar el control del departamento de compras de forma sencilla.
- Unit4 ERP sobresale por automatizar y estandarizar el ciclo completo de pedidos de compra. Este sistema permite gestión de contratos y órdenes de compra, crucial para mantener un control exhaustivo sobre los costos y asegurar la calidad de los productos. La integración de las órdenes con la contabilidad ofrece una visión clara y actualizada de los fondos disponibles.
- Clickgest ERP destaca por su capacidad para integrarse con el módulo de stocks, manteniendo actualizado el registro de inventarios en tiempo real. Este nivel de integración es esencial para controlar las variables de cada producto, como lotes y fechas de caducidad.
- Aydai ERP brinda una solución integral para la gestión de pedidos y la relación con proveedores, con un fuerte énfasis en la generación automática de pedidos de compra basada en las necesidades de stock. Este sistema facilita la gestión de reclamaciones y devoluciones.
Formato para control de compras en Excel | Llevate tu editable
¿Aún no estás seguro de adquirir un ERP? No te preocupes, puedes implementar este proceso utilizando nuestro formato para control de compras en Excel.
Conclusión
La adopción de soluciones ERP especializadas en el control de compras es indispensable para cualquier empresa que busque mantenerse competitiva en su sector. Estas herramientas no solo ofrecen una visión integral y actualizada del ciclo de compra, sino que también permiten una gestión eficaz de los recursos, un control minucioso de los costos y la maximización de la eficiencia en las operaciones de compra.