¿Problemas con tu distribuidor? Intenta estos trucos en tu proxima evaluación de proovedores

¿Estás buscando cómo realizar una evaluación de proveedores para elegir el que mejor se adapte a tus criterios? Estás en el lugar correcto. 

La elección de proveedores adecuados es un desafío para cualquier empresa. ¿Cómo pueden asegurarse las organizaciones de que están tomando las decisiones correctas? ¿Qué estrategias pueden implementar para evitar colaboraciones que resulten ser más perjudiciales que beneficiosas? 

La evaluación de proveedores se presenta como la respuesta efectiva a estas interrogantes, al no solo mitigar riesgos, sino también para fortalecer la cadena de suministro.

Al implementar un sistema robusto de evaluación de proveedores, las empresas pueden identificar aquellos que realmente se alinean con sus necesidades y valores, asegurando así una base sólida para una colaboración exitosa.

En la siguiente nota, veremos qué hacer, qué no hacer y ofrecemos consejos prácticos para comenzar implementar un proceso de evaluación de proveedores efectivo. Si estas buscando estrategias para optimizar tus relaciones con proveedores y fortalecer tu cadena de suministro, te invitamos a seguir leyendo.

¿Qué es la selección y evaluación de proveedores? 

La evaluación de proveedores es un proceso crítico dentro de la gestión de la cadena de suministro, donde las empresas identifican, evalúan y seleccionan proveedores basándose en criterios de rendimiento para garantizar que estos cumplen con los estándares y requisitos necesarios.

¿Qué se evalúa concretamente?

Los aspectos frecuentemente evaluados son: 

• Calidad del producto o servicio
• Costo y estructura de precios
• Capacidad de producción
• Fiabilidad y estabilidad financiera
• Soporte técnico
• Servicio al cliente
• Innovación y desarrollo tecnológico
• Compatibilidad cultural
• Cumplimiento legal y de normativas

¿Cómo comienzo a hacer mi evaluación de proveedores?

Iniciar una evaluación de proveedores requiere de un enfoque estructurado y metódico para asegurar que selecciones al mejor proveedor según las necesidades y objetivos de tu organización.

Aquí te guío por los pasos iniciales y las preguntas clave que deberías considerar:

Paso 1. Definir tus criterios de evaluación

Antes de comenzar, establece los criterios que utilizarás para evaluar a los proveedores.

Pregúntate:

• ¿Qué necesidades específicas debe cumplir el proveedor? (ej., calidad del producto, plazos de entrega, capacidad de producción).
• ¿Cuáles son los criterios no negociables? (ej., certificaciones específicas, sostenibilidad, prácticas éticas).
• ¿Qué importancia tiene el costo en comparación con otros factores como la calidad o el servicio al cliente?

Paso 2: Comienza a investigar posibles proveedores

Realiza una investigación preliminar para identificar proveedores potenciales que puedan cumplir con tus criterios.

• ¿Quiénes son los proveedores disponibles en el mercado que ofrecen lo que necesito?
• ¿Qué reputación tienen estos proveedores? (busca referencias, reseñas en línea, estudios de caso).

Paso 3. Contáctalos y solicita información y cotizaciones

Contacta a los proveedores seleccionados para obtener más información y solicitar propuestas o cotizaciones.

• ¿El proveedor puede suministrar la cantidad necesaria en los plazos requeridos?
• ¿Qué precios ofrecen y qué incluyen? (Aquí puedes preguntar sobre descuentos por volumen, costos de envío).

Paso 4: Evaluar las propuestas

Con las propuestas en mano, evalúa cada una según tus criterios establecidos.

• ¿Cómo se comparan las ofertas en términos de calidad, costo y servicio?
• ¿Los proveedores cumplen con todos los requisitos legales y de certificación?

Paso 5. Verificar referencias y antecedentes

Hace una verificación de las referencias proporcionadas por los proveedores y, si es posible, visitar sus instalaciones.

• ¿Qué experiencia tienen otros clientes con estos proveedores?
• ¿El proveedor tiene historial de fiabilidad y cumplimiento de compromisos?

Paso 6. Negociar términos y condiciones

Una vez que hayas seleccionado uno o más proveedores potenciales, es momento de negociar los términos del contrato.

• ¿Qué términos de pago y entrega se pueden negociar?
• ¿Es posible establecer acuerdos de nivel de servicio (SLAs) para garantizar la calidad y el rendimiento?

Paso 7. Tomar una decisión

Basándote en toda la información recopilada y las negociaciones realizadas, toma una decisión informada.

• ¿Qué proveedor ofrece el mejor equilibrio entre costo, calidad y servicio?
• ¿Cómo se alinea cada proveedor con los objetivos a largo plazo de mi organización?

Encuesta de preguntas que debes hacerle al posible proveedor

Crear una encuesta es una buena manera de realizar una evaluación de proveedores. Aquí te presento una lista de preguntas que debes incluir en tu encuesta para obtener información valiosa sobre el proveedor y determinar su idoneidad:

Información general del proveedor

• ¿Cuál es el nombre completo de su empresa y cuánto tiempo lleva en operación?
• ¿Puede proporcionar referencias de clientes actuales para los que ha trabajado?
• ¿Tiene alguna certificación o acreditación relevante en su industria?

Para evaluar capacidad y fiabilidad

• ¿Cuál es tu capacidad de producción mensual/anual?
• ¿Puedes cumplir con nuestros plazos de entrega específicos?
• ¿Has tenido problemas para cumplir con los plazos de entrega en el pasado? ¿Cómo los resolviste?

Para cuestiones de calidad

• ¿Cómo aseguras la calidad de sus productos/servicios?
• ¿Tienes procesos de control de calidad establecidos? ¿Puedes describirlos?
• ¿Cómo manejas las devoluciones o reclamaciones por productos defectuosos?

Costo

• ¿Puedes proporcionar una lista detallada de precios para sus productos/servicios?
• ¿Ofreces descuentos por volumen o condiciones de pago preferenciales?

Para evaluar el soporte y Servicio al Cliente

• ¿Qué tipo de soporte postventa ofrece?
• ¿Tiene un punto de contacto dedicado para consultas o problemas?
• ¿Cómo gestionas las consultas urgentes o los problemas importantes?

Para saber de sostenibilidad y ética

• ¿Tienes políticas de sostenibilidad o responsabilidad social empresarial?
• ¿Tus productos/servicios cumplen con las regulaciones ambientales relevantes?
• ¿Cómo aseguras prácticas laborales éticas en su cadena de suministro?

Para cuestiones de innovación y mejora continua

• ¿Cómo incorporas la innovación en sus productos/servicios?
• ¿Tienes un proceso para la mejora continua de sus procesos o productos?
• ¿Cómo te mantienes al tanto de las tendencias y cambios en tu industria?

Para entender su logística y entrega

• ¿Qué métodos de envío utilizas y qué opciones de entrega puede ofrecer?
• ¿Cómo aseguras el manejo seguro y la entrega a tiempo de los productos?
• ¿Puedes manejar envíos directos o entregas a múltiples ubicaciones?

Para evaluar su flexibilidad y adaptabilidad

• ¿Cómo manejas los cambios en los pedidos o las demandas urgentes?
• ¿Estás dispuesto a adaptar sus productos/servicios a nuestras necesidades específicas?

Al realizar estas preguntas a tus posibles proveedores, podrás obtener una visión clara de su capacidad, fiabilidad, calidad, costos y el nivel de servicio que pueden ofrecer.

Últimos consejos para tu próxima evaluación de proveedores

Déjame darte los últimos consejos para tu próxima evaluación.

• Establece líneas de comunicación claras y abiertas con tus proveedores para discutir cualquier problema o mejora potencial. Una buena relación puede llevar a mejores términos y colaboración.
• Asegúrate que los sistemas tecnológicos del proveedor sean compatibles con los tuyos.
• De ser posible, visita las instalaciones del proveedor para evaluar el sitio.
• Siempre verifica las referencias y antecedentes de un proveedor.
• Más allá del precio, considera el valor total que el proveedor aporta, incluyendo calidad, fiabilidad, y el servicio al cliente.
• Asegúrate de que los departamentos relevantes dentro de tu organización participen en el proceso de evaluación, ya que pueden ofrecer perspectivas diferentes y valiosas.
• Evalúa los riesgos potenciales asociados con cada proveedor y desarrolla planes de contingencia para mitigar esos riesgos.

¿Qué errores debo evitar?

• No bases la decisión final únicamente en el precio.
• No considerar la capacidad del proveedor para ofrecer innovaciones o mejoras en sus productos o servicios. (Puede resultar en una relación estancada que no contribuye al crecimiento alargo plazo de tu empresa.
• No asegurar un contrato detallado que cubra todos los aspectos de la relación puede resultar en disputas y malentendidos.
• No monitorear y evaluar el desempeño del proveedor después de la selección.

Conclusión

En resumen, la selección y evaluación de proveedores representan procesos fundamentales dentro de la gestión de la cadena de suministro que aseguran el éxito y la sostenibilidad de las operaciones comerciales.

A través de la implementación de métodos rigurosos y estratégicos, las empresas pueden minimizar riesgos, mejorar la calidad de sus productos y servicios, y fortalecer relaciones comerciales duraderas con sus proveedores.

Mirando hacia el futuro, es evidente que la dinámica del mercado global seguirá evolucionando, lo que requerirá que las empresas se mantengan ágiles, innovadoras y proactivas en la selección y evaluación de proveedores. La tecnología y la digitalización jugarán roles cada vez más importantes en la optimización de estos procesos, permitiendo análisis más profundos y una mejor colaboración entre las partes.

Para aquellos en la industria, ahora es el momento de actuar. Evalúen sus prácticas actuales, incorporen nuevas tecnologías y metodologías, y trabajen hacia la creación de cadenas de suministro que sean tanto resilientes como responsables. Al hacerlo, no solo asegurarán el éxito a largo plazo de sus negocios, sino que también liderarán el camino hacia una industria más sostenible y ética.