¿Alguna vez te has preguntado por qué tu empresa tiene problemas de costos altos, calidad inconsistente y retrasos en la producción? Puede que estés teniendo una deficiente gestión de compras. Si es así, no estás solo. Muchas empresas luchan con estos mismos desafíos.
Imagina que cada mes tu empresa paga más de lo necesario por los materiales, y para colmo, esos materiales no siempre cumplen con los estándares de calidad. Esto no solo aumenta tus costos, sino que también afecta la satisfacción de tus clientes y puede dañar la reputación de tu marca. Además, los retrasos en la entrega de materiales críticos pueden detener toda la producción, generando pérdidas y descontento tanto dentro como fuera de la empresa.
Pero, ¿y si te dijera que existe una solución para estos problemas? Entender cómo es el proceso de la gestión de compras es el primer paso para cambiarlo. Al implementar buenas prácticas y utilizar las herramientas adecuadas, puedes transformar esta etapa crucial y llevar tu negocio al siguiente nivel.
En esta guía básica descubrirás estrategias y recomendaciones de expertos para empezar con el pie derecho.
¡Sigue leyendo y descubre cómo optimizar tu gestión de compras para convertir estos desafíos en oportunidades de crecimiento!
¿A qué se le llama gestión de compras?
La gestión de compras es el proceso mediante el cual una empresa adquiere los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Este proceso abarca desde la identificación de la necesidad de un producto o servicio hasta la recepción y aprobación de la factura correspondiente.
La gestión de compras es fundamental para asegurar que la empresa obtiene lo que necesita al mejor precio y en el tiempo adecuado, garantizando así la continuidad de sus operaciones y la optimización de sus recursos.
Gestión de compras importancia: ¿De qué me sirve controlar esta etapa?
Ya vimos qué relacion tiene la gestion de compras y la logistica. Ahora: ¿De que me sirve a mi controlar este proceso?
- Una gestión de compras eficiente permite a la empresa obtener materiales y servicios al mejor precio posible.
- Al seleccionar proveedores que ofrecen materiales de alta calidad, la empresa asegura que sus productos finales también sean de alta calidad también.
- Controlar las compras garantiza que la empresa nunca se quede sin los materiales necesarios, evitando interrupciones en la producción y permitiendo cumplir con los plazos de entrega a los clientes.
- Mantenés relaciones positivas y de confianza con los proveedores puede resultar en mejores condiciones comerciales, como descuentos, tiempos de entrega más rápidos y un servicio más personalizado.
- Controlar las compras ayuda a mantener niveles óptimos de inventario, evitando tanto el exceso como la escasez de materiales, lo que reduce costos de almacenamiento y asegura disponibilidad constante.
- Gestionar correctamente las compras asegura que todas las transacciones cumplen con las normativas y leyes aplicables, reduciendo el riesgo de problemas legales y sanciones. Un buen primer paso que ya debe estar contemplado en tu manual de compras.
- Un proceso de compras bien estructurado y automatizado libera tiempo y recursos, permitiendo al equipo de compras enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor para la empresa.
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¿Cómo es el proceso de la gestión de compras?
Vamos a desglosar cada etapa del proceso de la gestión de compras para entender mejor cómo funciona y por qué es tan importante. ¡Vamos allá!
Paso 1. Identificación de necesidades
Este es el primer paso en el proceso de compras. Aquí, los distintos departamentos de la empresa determinan qué productos o servicios necesitan. Por ejemplo, el departamento de producción puede darse cuenta de que necesita más materias primas, como tornillos y madera, para fabricar sillas.
Aqui, puedes preguntarte ¿Cómo se priorizan y seleccionan estas necesidades dentro de la empresa? Esta es una cuestión clave. A menudo, se realiza una evaluación basada en la urgencia de la necesidad, el impacto en la producción o servicios y el presupuesto disponible. Es esencial que este proceso de identificación de necesidades esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa para garantizar que cada compra contribuya de manera efectiva al éxito del negocio.
Además, se pueden establecer procesos de aprobación donde los jefes de departamento o gerentes evalúen y aprueben las solicitudes de compra antes de proceder. Esto ayuda a mantener un control sobre el presupuesto de compras y asegura que las adquisiciones son justificadas y necesarias.
Paso 2: Solicitud y evaluación de cotizaciones
Una vez que se han identificado las necesidades, el departamento de compras contacta a varios proveedores para solicitar cotizaciones. Esto significa que les pide a los proveedores que indiquen cuánto cobrarían por los productos o servicios requeridos.
Antes de seleccionar a un proveedor, es fundamental identificar y definir claramente los criterios que son más importantes para la empresa. Esto podría incluir factores como el costo, la calidad del producto, la fiabilidad del proveedor, el tiempo de entrega, las condiciones de pago, y el servicio postventa. Establecer estos criterios de antemano ayuda a crear un marco de evaluación objetiva que asegure que la decisión se base en datos concretos y no en impresiones subjetivas.
La evaluación de estas cotizaciones incluye revisar precios, calidad, tiempos de entrega y condiciones de pago.
Paso 3: Selección de proveedores
Después de recibir las cotizaciones, es hora de elegir al proveedor que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa. Este proveedor debería ofrecer la mejor combinación de precio, calidad y condiciones. Elegir al proveedor adecuado es crucial para garantizar que la empresa obtenga el mejor valor por su dinero.
Paso 4: Emisión de órdenes de compra
Una vez seleccionado el proveedor, se emite una orden de compra (OC). Esta OC es un documento oficial que detalla qué productos o servicios se están comprando, las cantidades, el precio acordado y otras condiciones importantes.
La OC se envía al proveedor como confirmación del pedido.
Paso 5: Recepción de materiales o servicios
Cuando los materiales o servicios llegan a la empresa, se inspeccionan cuidadosamente para asegurarse de que todo esté en orden y cumpla con las especificaciones acordadas. Este paso es crucial para evitar problemas futuros. Si todo está correcto, los productos se registran en el inventario.
Paso 6: Verificación y pago de facturas
Finalmente, el departamento de compras verifica que la factura del proveedor coincida con la orden de compra y la recepción de los productos o servicios. Una vez confirmada esta información, se procesa el pago al proveedor según las condiciones previamente acordadas.
Buenas prácticas en la gestión de compras: ¿Qué recomiendan los expertos para empezar?
Si estás comenzando con la gestión de compras en tu empresa, hay varias buenas prácticas que los expertos recomiendan para asegurar que todo funcione de la mejor manera posible. Vamos a ver algunas de estas prácticas y te recomendaré un software que puede facilitarte muchísimo el trabajo.
1. Automatiza el proceso con un buen Software
Un software de gestión de compras puede ser tu mejor aliado para organizar y simplificar todo el proceso. SAP Ariba es una de las mejores opciones disponibles. Este software permite gestionar todas las etapas del proceso de compras, desde la solicitud hasta el pago. Te ayuda a:
- Realizar pedidos de manera eficiente.
- Controlar el inventario.
- Negociar con proveedores.
- Hacer un seguimiento de las órdenes de compra.
- Verificar facturas y gestionar pagos.
Al utilizar SAP Ariba, puedes automatizar muchas tareas repetitivas, lo que te permite enfocarte en aspectos más estratégicos de la gestión de compras.
2. Desarrolla relaciones sólidas con los proveedores
Establecer y mantener buenas relaciones con tus proveedores puede abrir la puerta a mejores precios, condiciones de pago más favorables y entregas más rápidas. Comunícate regularmente con ellos y considera sus sugerencias y feedback.
3. Evalúa y selecciona proveedores con cuidado
No elijas proveedores solo por el precio. Evalúa otros factores como la calidad de los productos, la reputación del proveedor, su capacidad para cumplir con los tiempos de entrega y sus condiciones de pago.
Al principio, puede ayudarte realizar auditorías periódicas para asegurarte de que los proveedores cumplen con tus expectativas.
4. Implementa políticas claras de compras
Establece políticas y procedimientos claros para cada etapa del proceso de compras. Esto incluye desde cómo se solicita una cotización hasta cómo se gestionan las devoluciones. Tener estas políticas en lugar ayuda a evitar confusiones y asegura que todos en la empresa sigan las mismas pautas.
Estas políticas de compras deben incluir directrices sobre la selección de proveedores, la negociación de contratos y la gestión de inventarios.
5. Capacita a tu equipo
Asegúrate de que tu equipo de compras esté bien capacitado. Ofrece formación regular sobre las mejores prácticas, el uso del software de gestión de compras y las políticas internas. Un equipo bien informado es clave para una gestión de compras eficiente.
6. Monitorea y analiza el desempeño
Utiliza herramientas de análisis para monitorear el desempeño de tu gestión de compras. Esto incluye el seguimiento de indicadores clave como el tiempo de entrega, el costo de las compras y la calidad de los productos recibidos. Analizar estos datos te permitirá identificar áreas de mejora y tomar decisiones informadas.
7. Gestiona el inventario de manera eficiente
Mantén un control riguroso sobre tu inventario para evitar tanto el exceso como la escasez de productos. Utiliza sistemas de inventario automatizados para monitorear los niveles de stock y programar reabastecimientos justo a tiempo.
8. Negocia condiciones favorables
No tengas miedo de negociar con tus proveedores. Busca obtener las mejores condiciones posibles, no solo en términos de precio, sino también en plazos de entrega, términos de pago y descuentos por volumen.
Conclusión
Empezar con buenas prácticas en la gestión de compras puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y eficacia de tu empresa. Automatizar procesos con un software como SAP Ariba, desarrollar relaciones sólidas con los proveedores, capacitar a tu equipo y monitorear el desempeño son solo algunas de las estrategias que puedes implementar para mejorar tu gestión de compras.
¡Sigue estos consejos y estarás en el camino correcto para optimizar tus operaciones!